Trudna rozmowa z pracownikiem? Nic prostszego.

Trudne rozmowy są nieodłączną częścią pracy każdego lidera. Często to właśnie one sprawiają najwięcej problemów. Przed rozmową zastanawiasz się co powiedzieć, jakich użyć słów, jak się zachować. Układasz sobie w głowie cały plan. Jednak podczas spotkania okazuje się, że nasze przygotowanie nie pomogło i rozmowa nie przebiegła tak jak zakładaliśmy.

rys. istockphoto

Czy w takim razie warto przygotowywać się do takich rozmów? A jeżeli tak to w jaki sposób i na co zwrócić uwagę?

Każdy przeprowadził choć jedną trudną rozmowę, która się nie powidła. Dlatego też z obawą podchodzimy do takich spotkań. Jednak najważniejsze to przeprowadzić jak najwięcej takich rozmów za każdym razem ucząc się jak robić to lepiej. Stosując poniższe wskazówki można osiągnąć lepsze rezultaty zachowując przy tym zbudowane do tej pory relacje z pracownikami.

Zacznij od nastawienia

Kluczowym elementem przygotowania jest samo nastawienie do rozmowy. Jeżeli wychodzisz z założenia, że czeka cię trudna rozmowa to jest duże prawdopodobieństwo, że właśnie taka ona będzie. Jednocześnie nasze nastawienie wywołuje emocje, często negatywne. Możesz czuć stres lub zdenerwowanie, a to powinien być pierwszy sygnał do zmiany podejścia. Trudne rozmowy najlepiej przebiegają wtedy, kiedy postrzegasz je jako zwykłe spotkania.

Określ wynik spotkania

Kolejnym krokiem planowania jest określenie tego, co chcesz osiągnąć, z czym chcesz wyjść ze spotkania. I tutaj następuje pierwszy punkt zwrotny, ponieważ zazwyczaj myślimy o celu z naszego punktu widzenia, a w tym przypadku warto spojrzeć szerzej. Szerzej, czyli zastanowić się nad trzema poniższymi aspektami:
– czego chcemy dla siebie,
– czego chcemy dla naszego rozmówcy,
– czego chcemy dla naszej relacji.

Takie podejście pozwoli nam tak pokierować rozmową, aby dążyć przede wszystkim do rozwiązania dającego nam win-win.

Zaplanuj rozmowę, ale nie ze szczegółami

Wiedząc już co chcemy osiągnąć dla każdej ze stron możemy przejść do planowania tego co powiemy. Nie chodzi tutaj o planowanie rozmowy słowo w słowo. Chodzi o przygotowanie strategii rozmowy, która powinna zawierać wiele możliwych scenariuszy. Ważna jest tutaj elastyczność, czyli zmiana podejścia w zależności od tego jak zachowa się nasz rozmówca. Przecież do tego samego miejsca możemy dość wieloma ścieżkami. I o to właśnie tu chodzi. Dodatkowo ważne, żeby używać prostego i jednoznacznego języka wypowiedzi. To na pewno ułatwi komunikację i zrozumienie.

Zadbaj o siebie

Jeżeli miałeś ciężki dzień, jeżeli doświadczasz właśnie negatywnych emocji lub masz złe nastawienie, to nie przeprowadzaj trudnej rozmowy. Przełóż ją na inną godzinę lub na kolejny dzień. Trudne spotkania wymagają mentalnej i emocjonalnej gotowości. Bez niej rozmową będą kierowały przede wszystkim pojawiające się emocje, które nie pomogą w osiągnięciu założonego celu. Takie podejście pozwoli świadomie prowadzić rozmowę przez całe spotkanie.

Przeprowadź radykalnie szczerą rozmowę

Jesteś już przygotowany, więc czas na rozmowę. Ale jakie podejście zastosować? Tu z pomocą przychodzi Kim Scott, która w książce Szef wymagający i wyrozumiały. Jak skutecznie zarządzać, nie tracąc ludzkiego oblicza prezentuje model prowadzenia rozmów z pracownikami nazwany Radykalną Szczerością. Można go wykorzystywać z powodzeniem w trudnych rozmowach.
Radykalna szczerość składa się z dwóch elementów: osobistej troski i bezpośredniej konfrontacji.

Osobista troska

Każdy lider powinien troszczyć się o swoich pracowników, przecież to oczywiste. Ale czy w praktyce zawsze tak jest? Często mówimy, że troszczymy się o pracowników, ale czy oni też tak uważają? W tym przypadku ważne jest, żeby to właśnie pracownik odczuł troskę, żeby wiedział, że to, co robisz i mówisz jest w trosce o niego.
Podczas rozmowy obserwuj emocje rozmówcy i reaguj na nie. Nie pozostawaj obojętny. Pokaż, że rozumiesz stanowisko pracownika, wczuj się w jego sytuację, słuchaj. Takie podejście pokaże, że pracownik jest dla ciebie ważny.

Bezpośrednia konfrontacja

W tym podejściu stawiamy na otwartą dyskusję, na mówienie o rzeczach takimi jakimi są, bez upiększania czy rozmywania. Jest to gotowość do przekazywania informacji, ale również do ich przyjmowania.
Konfrontacja z definicji oznacza spór, konflikt. Natomiast w tym przypadku chodzi o gotowość do otwartej wymiany zdań mimo ich różnic. Wymiany zdań bez negatywnego nastawienia. Bezpośrednia konfrontacja może okazać się na początku trudna, ponieważ będzie wymagała odwagi w mówieniu niepopularnych rzeczy. W dłuższej perspektywie takie działanie przyniesie więcej korzyści niż szkód.

Dopiero połączenie osobistej troski i bezpośredniej konfrontacji przyniesie założone efekty. W celu lepszego zrozumienia takiego podejścia zachęcam do obejrzenia sceny z filmu „Buntownik z wyboru”. Scena ma miejsce w parku, gdzie Sean, psycholog grany przez Robina Williamsa rozmawia w Willem - matematycznym geniuszem, granym przez Matta Damona. Rozmowa ta pokazuje jak można wykorzystać model radykalnej szczerości. Mimo trudnego rozmówcy i jego negatywnego nastawienia Sean mówi o swoich spostrzeżeniach i odczuciach wprost, jasnym i zrozumiałym językiem. Jednocześnie swoją wypowiedź kończy pokazując troskę o chłopaka, mówiąc, że chce go poznać, dowiedzieć się kim jest. To jest właśnie radykalna szczerość.

Przemyśl i poprawiaj

Po zakończonej rozmowie warto jeszcze raz pochylić się nad tym jak przebiegło spotkanie. Zastanów się, co poszło dobrze, a co mogłeś zrobić inaczej. Co wywołało twoją reakcję i dlaczego. Podczas kolejnych rozmów będzie już znacznie łatwiej osiągnąć to co zamierzałeś.

Prowadzenie trudnych rozmów wymaga nie tylko umiejętności, ale także odwagi. Dlatego nie bój się prowadzić trudnych spotkań, ponieważ im więcej ich doświadczysz, tym łatwiej będzie ci prowadzić każdą kolejną.

Przemysław Giziewski
Biznes Partner, trener umiejętności przywódczych, wykładowca, coach
giziewski.p@gmail.com

Zaczęłam traktować ludzi jak partnerów, doceniać ich w imię zasady: chwal przy wszystkich, upominaj w cztery oczy.

Małgorzata Bieniaszewska

Pobierz wydanie 05/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.