Wirtualna rzeczywistość w procesie onboardingu

Dążenie do bycia atrakcyjnym pracodawcą jest niezwykle ważne w procesie budowania wizerunku każdej organizacji. Współczesne firmy borykają się zarówno z pozyskaniem pracowników, jak i z ich utrzymaniem przez dłuższy czas.

fot. istockphoto

Pracownicy częściej niż w ubiegłych latach poszukują nowych miejsc zatrudnienia, by móc się rozwijać, podejmować wyzwania wykraczające poza standardowy zakres obowiązków czy pracować w przyjaznym środowisku, w stabilnej i rozpoznawalnej na rynku organizacji. To powoduje, że przed współczesnymi działami HR pojawiają się nowe zadania, które pozwalają firmom osiągać status pracodawcy pożądanego na rynku pracy. Skostniałe procesy HR-owe niebawem przestaną być skuteczne, co z kolei przełoży się na większą liczbę niepowodzeń podczas poszukiwania pracowników oraz na wzmożoną ich rotację. Ważne jest, aby pracownicy działów HR z jednej strony byli otwarci na nowości techniczne, digitalizację, narzędzia Lean czy Agile, a z drugiej nie zapominali o nawiązywaniu relacji już na etapie poszukiwania pracownika. Pozytywnie zbudowana relacja przyniesie pożądany skutek w przyszłości. Dzięki niej możliwe będzie otrzymanie rekomendacji od kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni w pierwszej rekrutacji. Mogą oni zostać zatrudnieni za jakiś czas, kiedy na przykład zwiększy się liczba wolnych wakatów. Dlatego pracodawcy powinni zadbać o poziom relacyjności pracowników działów HR, bo to od nich najczęściej zaczyna się budowanie opinii na temat organizacji.

Czym warto się wyróżniać?

Czym zatem może wyróżnić się współczesna organizacja na tle innych pracodawców, by skutecznie przyciągać do siebie i zatrzymywać najlepszych pracowników? Przykładów można podawać wiele: od nietypowych benefitów pozapłacowych, jak fryzjer, kosmetyczka czy pokój drzemki w miejscu pracy, poprzez możliwość korzystania ze wsparcia psychologa i dietetyka na terenie firmy, po propagowanie aktywności fizycznej, zdrowego stylu życia w miejscu pracy w formie ćwiczeń zespołowych z trenerem personalnym, zajęć z fizjoterapeutą czy nauki tańca podczas przerw w pracy.
Coraz większą wagę organizacje zaczynają przykładać również do pierwszego wrażenia, jakie wywołają u nowo zatrudnionego pracownika. Pracownicy działów HR starają się, aby nowy członek zespołu czuł się dobrze w ich organizacji. Nie wystarczy już jednak tylko prosty pakiet powitalny w postaci kubka firmowego, kalendarza i długopisu. W pamięci ma zostać przede wszystkim oryginalne szkolenie wstępne, tzw. onboarding (z angielskiego: wdrożenie). Jaki jest jego cel? Przede wszystkim organizacjom zależy na zbudowaniu wśród pracowników poczucia przynależności do firmy, identyfikacji z pracodawcą, adaptacji nowych pracowników pozwalającej na samodzielne realizowanie powierzonych zadań. Inne cele atrakcyjnie skonstruowanego procesu onboardingowego to zapewnienie dobrej atmosfery w firmie, zwiększenie motywacji i zaangażowania nowych członków zespołów, budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy czy zmniejszenie poziomu rotacji zatrudnionej kadry. Najczęściej wykorzystywanymi narzędziami w nowoczesnych procesach onboardingowych są między innymi:


– dostęp do firmowego chatu i możliwość konsultacji z pracownikiem działu HR lub chatbotem w celu uzyskania już na etapie rekrutacji, lub nawet przed wysłaniem aplikacji, odpowiedzi na nurtujące kandydata pytania dotyczące procesu rekrutacji, zatrudnienia, organizacji – tzw. pre-boarding,
– elementy grywalizacji (gry planszowe, gry biurowe lub terenowe),
– rozbudowana komunikacja (newslettery wysyłane do nowych pracowników na kilka tygodni przed rozpoczęciem pracy; wiadomości ze zdjęciem kandydata przesyłane do pracowników firmy czy zespołu, w którym będzie pracować nowa osoba; MMS-y do zrekrutowanych osób ze zdjęciem pracowników, którzy zapraszają do zespołu; wideoe-maile prezentujące kulturę organizacyjną firmy oraz jej pracowników),
– spersonalizowane pakiety powitalne, zawierające oprócz gadżetów firmowych upominki związane z zainteresowaniami nowego pracownika (dopasowane do kandydata na podstawie wywiadu przeprowadzonego podczas rozmowy rekrutacyjnej),
– spotkania 1:1 z członkami zespołu przed rozpoczęciem zatrudnienia oraz z tzw. „buddym” (z angielskiego: kumpel), czyli opiekunem-mentorem nowej osoby, który przeprowadza pracownika przez cały proces wdrożenia, odpowiada na nurtujące pytania, nierzadko w pozafirmowym otoczeniu, jak kawiarnia, restauracja czy nawet siłownia.


W ostatnim czasie coraz większą popularnością cieszy się wykorzystanie wirtualnej rzeczywistości w procesie wdrożenia nowego pracownika. Czym jest wirtualna rzeczywistość (angielskie: virtual reality, skrót: VR)? Wirtualna rzeczywistość to obraz sztucznej rzeczywistości stworzony przy wykorzystaniu technologii informatycznej. Polega na multimedialnym kreowaniu komputerowej wizji przedmiotów, przestrzeni i zdarzeń. Może ona reprezentować zarówno elementy świata realnego (symulacje komputerowe), jak i zupełnie fikcyjnego (gry komputerowe science fiction).


Jakie elementy procesu onboardingowego można przeprowadzić z wykorzystaniem wirtualnej rzeczywistości? Okazuje się, że jest ich całkiem sporo. Użycie VR jest możliwe między innymi podczas:


– przygotowania wirtualnego spaceru po firmie, by pokazać zasady poruszania się po biurze,
– prezentowania nowym pracownikom zasad kontroli dostępu do pomieszczeń w firmie,
– przedstawiania kultury organizacyjnej firmy,
– demonstrowania właściwej pozycji przy biurku, regulacji krzesła (ergonomia w pracy),
– szkolenia z zakresu wypadków w biurze (szkolenie z zakresu BHP),
– instruowania pracowników, jak postępować w przypadku ewakuacji, w sytuacji chociażby pożaru w firmie (szkolenie z zakresu BHP),
– szkolenia z pierwszej pomocy (szkolenie z zakresu BHP),
– projektowania systemu sprawdzającego nabytą wiedzę (interakcje, zadania, quizy, hotspoty).
W dalszej części artykułu opisano, jak wymienione wyżej elementy onboardingu mogą wyglądać, gdy przeprowadzimy je, wykorzystując wirtualną rzeczywistość.

Oprowadzenie pracownika i zasady poruszania się po biurze (onboarding)

Zakładając gogle VR, nowy pracownik może zobaczyć wysokiej jakości zdjęcia 360 pomieszczeń, rozglądać się po nich i przemieszczać pomiędzy nimi. Ma wrażenie, jakby faktycznie znajdował się w danym pomieszczeniu, ponieważ obraz dosłownie otacza go w wirtualnej przestrzeni. Najważniejsze obiekty, punkty kontroli dostępu, przejścia mogą być oznaczone ikonami, pod którymi kryją się opisy tekstowe, komentarz lektorski, a nawet klipy wideo. Dzięki takiemu multimedialnemu podejściu możemy przekazać pracownikowi wiele informacji, na które zabrakłoby czasu podczas fizycznego oprowadzania po firmie. Wykorzystanie wirtualnego spaceru nie ma na celu wyeliminowania fizycznego przejścia po obiekcie, ale raczej przekazanie większej ilości informacji, czyli zwiększenie efektywności tego zadania – zarówno od strony czasowej, jak i kosztowej. W razie potrzeby wirtualny spacer można powtórzyć bez konieczności angażowania innych pracowników. VR pozwala też szczegółowo przećwiczyć procedury kontroli dostępu – w jaki sposób przechodzić przez bramki i śluzy lub jak reagować na gości czy osoby obce.

Wprowadzenie do kultury organizacyjnej firmy

Rozwinięciem wcześniejszego modułu może być zapoznanie z wartościami, jakie pracodawca stara się zaszczepić swoim pracownikom. Za pomocą filmu VR 360 łatwo jest pokazać różne sytuacje, w jakich pracownik może się znaleźć, i wskazać oczekiwane wzorce zachowania, zgodne z misją, wizją i wartościami organizacji.

Ergonomia pracy

Nie wszyscy pracownicy wiedzą lub przykładają wagę do prawidłowej pozycji za biurkiem, co skutkuje negatywnym wpływem na kręgosłup i powoduje inne dolegliwości. Używając technologii VR, klarownie można wytłumaczyć, jak odpowiednio ustawić krzesło do własnej sylwetki i w jakiej pozycji należy siedzieć, aby sobie nie zaszkodzić. Można stworzyć swego rodzaju iluzję, w której kolega lub koleżanka siedzący przy sąsiednim biurku będą pokazywać nowemu pracownikowi wyżej opisane bardzo istotne kwestie.
Pożar i ewakuacja (BHP)
Kluczem do skuteczności tego modułu szkolenia jest wierne odtworzenie zdarzenia losowego (np. pożaru) za pomocą filmu VR 360 i sekwencji czynności zmierzających do opuszczenia biura przez pracowników. Chodzi o wywołanie poczucia zagrożenia i przynajmniej lekkiej paniki, tak aby każdy pracownik po szkoleniu miał poczucie, że już doświadczył ewakuacji. Obserwując zdarzenie z punktu widzenia jego uczestnika, uczestnicy takiej sesji znacznie lepiej przyswajają pożądane reakcje, zachowania i czynności.

Pierwsza pomoc (BHP) i procedura postępowania w razie wypadku

Zasymulowany z wykorzystaniem VR wypadek pomoże wywołać wrażenie realizmu i wyzwoli w pracownikach emocje podobne do tych, które występują w sytuacji zagrożenia. Dzięki użyciu technologii VR możliwe jest przećwiczenie procedury pierwszej pomocy oraz innych czynności, takich jak chociażby powiadomienie pogotowia ratunkowego czy przełożonego.
Należy podkreślić, że potencjał technologii VR i filmów 360 będzie w pełni wykorzystany dopiero wtedy, gdy do szkolenia zostaną dodane interakcje, czyli możliwość wykonywania fizycznych czynności w wirtualnej przestrzeni, czy też opcja wyboru prawidłowej odpowiedzi na zadane pytanie. Aplikacje na gogle wyposażone w kontroler pozwalają na wprowadzenie quizów i zadań do każdego modułu szkoleniowego. Ważne jest, że w każdym momencie filmu szkoleniowego z użyciem VR szkolący może zrobić pauzę i wyświetlić pracownikowi test dotyczący omawianej wcześniej sytuacji. Popularnym podejściem jest też zawarcie w aplikacji dwóch trybów: trybu nauki i trybu egzaminu. W pierwszym pracownik przyswaja wiedzę, a w drugim koncentruje się na rozwiązywaniu zadań.
Podsumowując, zastosowanie elementów VR-u w szkoleniach jest stosunkowo nową techniką. Warto zaznaczyć, że pomimo wykorzystania świata wirtualnego, chociażby we wspomnianym wcześniej wirtualnym spacerze, percepcja człowieka traktuje to doświadczenie jako bardzo podobne do naturalnego spaceru. Identycznie jest z pozostałymi elementami szkolenia wstępnego zobrazowanymi z użyciem VR – są odzwierciedleniem rzeczywistości, ale jakże nowatorskim i ciekawym dla współczesnego odbiorcy. Atrakcyjnie opracowany proces onboardingu wpływa bowiem pozytywnie na wdrożenie pracownika. Nowy członek zespołu szybciej zaczyna realizować postawione przed nim cele, czuje większą więź z firmą, co skutkuje chęcią długofalowej współpracy. Technologia VR obecnie jeszcze nie dominuje w procesie tworzenia szkoleń wstępnych, jednak z roku na rok zyskuje coraz większą popularność, co sprawia, że jest wykorzystywana w szerszym zakresie. Świadomi pracodawcy już teraz wychodzą naprzeciw oczekiwaniom kolejnych pokoleń pracowników i projektują szkolenia wstępne, wplatając w nie właśnie elementy VR-owe.

Literatura:
Wikipedia Wolna Encyklopedia, www.wikipedia.org.

Mateusz Tokarski
Co-CEO, współtwórca wirtualnej platformy
szkoleniowej IndustryXR, Giant Lazer Sp. z o.o

Artur Dzięgielewski
HR Manager
artur.dziegielewski74@gmail.com

Porażka zawsze jest świetną lekcją. Wierzę, że ogromne znaczenie ma to, jak sobie z nią poradzimy, od tego w znacznej mierze zależy sukces.

Sylwia Gruchała

Pobierz wydanie 03/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.