Onboarding metodą design thinking

Kluczem do procesu jest skupienie się na potrzebach nowego pracownika. Skoncentruj się na tym, co on czuje, czego doświadcza i czego potrzebuje w pierwszych dniach, tygodniach i miesiącach pracy. Gdy już to zrozumiesz, dopiero wtedy zastanawiaj się, jak spełnić jego oczekiwania. I co najważniejsze, nie rób tego w pojedynkę.

fot. freepik

Zaproś do współpracy osoby z różnych obszarów organizacji. Niech twój zespół składa się z 8−10 kreatywnych, otwartych i zaangażowanych osób. Takie multidyscyplinarne grono sprawi, że spojrzycie na onboarding z zupełnie nowej perspektywy.

Na pierwszym etapie procesu (EMPATIA) chodzi o to, by zebrać informacje o doświadczeniach nowych pracowników z twojej firmy. Porozmawiajcie z nimi, prowadząc kilka równoległych wywiadów indywidualnych (maksymalnie dwóch rozmówców na jednego nowego pracownika). Dowiedzcie się, co mówią, robią, czują i myślą. Jednym słowem: skupcie się na ich potrzebach, reakcjach, emocjach. Jeśli tylko masz zasoby, towarzysz też swojemu pracownikowi w pierwszych dniach pracy, począwszy od szkolenia wstępnego. Notuj to, co widzisz i co słyszysz, bez oceniania, jedynie obserwując otoczenie, wejdź z nim do budynku, usiądź w recepcji, uczestnicz w poszczególnych modułach szkoleniowych. Bądź biernym obserwatorem i notuj wszystko skwapliwie. Pamiętaj, żeby skupić się na indywidualnych potrzebach pracownika, a nie na tym, czego według ciebie potrzebuje, co według ciebie wie czy co według ciebie czuje. Dopiero gdy zbierzecie wszystkie elementy, przystąpcie do następnego etapu, jakim jest definiowanie potrzeb.

Definiowanie potrzeb

Do tego przyda się wam stworzenie persony – fikcyjnego reprezentanta grupy, dla której projektujecie onboarding. Nadajcie mu imię, określcie wiek, podstawowe informacje zawodowe, a także potrzeby i przyzwyczajenia z obszaru komunikacji, zdobywania wiedzy, szukania rozrywki. W końcu persona, którą tworzycie, ma odzwierciedlać prawdziwego pracownika! W opisie skupcie się na swoim temacie. Nie chodzi przecież o to, by tworzyć wielkie opowieści, lecz by ująć najważniejsze aspekty, które mogą mieć wpływ na odbiór przez niego procesu wdrożenia do pracy.

Gdy wraz z zespołem przeanalizujecie stworzone przez siebie persony, możecie przystąpić do etapu GENEROWANIA POMYSŁÓW. To czas, kiedy będziecie wymyślać rozwiązania z myślą o zdefiniowanych przed chwilą potrzebach. Burza mózgów – to motyw przewodni tego etapu. Wystarczy 20 minut dobrze przeprowadzonej sesji kreatywnej, by wyprodukować kilkadziesiąt pomysłów! O zasadach rządzących się kreatywnością pisałam w kwietniowym numerze magazynu („Benefit”, kwiecień 2019), tu wymienię te, o których warto pamiętać, zapraszając zespół do tego etapu DT:

1. Ograniczony czas na burzę mózgów jest naszym sprzymierzeńcem. Nie marnując go na szczegółowe opisywanie pomysłów czy tłumaczenie ich genezy, skupiamy się na tym, by w określonym czasie zrobić najwięcej, jak tylko możemy!

2. Jedynie z ilości pomysłów może narodzić się doskonała jakościowo propozycja. Zatem idźmy na ilość i nie ograniczajmy się budżetem, zasobami, przeszkodami czy ryzykiem, jakie może wystąpić w organizacji. Ono nie istnieje na tym etapie!

3. Postarajcie się spojrzeć na proces onboardingu z zupełnie innej perspektywy, nie tylko tzw. HR-owej. Może pomogą nam skojarzenia z obszaru obsługi klienta w firmie? Może zainspirujecie się własnymi doświadczeniami z innych sytuacji, kiedy to poczuliście się obsłużeni na sto procent, komfortowo i w świetnej atmosferze (przyjęcie – niespodzianka u znajomych, wizyta u kosmetyczki, wycieczka z przewodnikiem itp.)?

Gdy już minie czas tworzenia pomysłów, pora zabrać się za ich porządkowanie w ustalone przez was kategorie.

Mogą to być:

– Wooow – super pomysł!
– Jest OK – ale wszyscy pracodawcy to mają.
– Trywialne – nuda, nic się nie dzieje.

Etap prototypowania

To czas, kiedy nie tylko zastanawiacie się, jak zaprojektować dany pomysł, lecz jak zaprezentować jego założenia „tu i teraz”. Trzeba to zrobić szybko, mając do dyspozycji np. 20 minut i używając tylko tych materiałów, które zostały przyniesione na warsztat. Oczywiście możecie z nich zrezygnować i przyjąć konwencję „scenki”. Za jej pomocą opowiecie o tym, jak ma działać wasz pomysł. Pamiętaj, że waszym zadaniem nie jest stworzenie ostatecznego rozwiązania, ale zaprezentowanie jego najważniejszych założeń budujących efekt „wow!”. Na kolejnym etapie TESTOWANIA zaprezentujecie go przed menedżerami czy wybranymi specjalistami, uzyskując od nich feedback. Oprócz informacji typu „co się podobało” ważne są te, które wywołują pytania („jak ma to działać w naszych realiach?”), budzą emocje („nie wiem, czy nasz zarząd jest na to gotowy”) czy pokazują reakcje („to rzeczywiście innowacyjne!”). Taki feedback uzmysłowi wam, jak pomysł rezonuje, co jest ważne dla odbiorcy oraz – oczywiście – na ile innowacyjny i przydatny jest w samym procesie onboardingu.

Cały proces design thinking jest procesem iteracyjnym. Oznacza to, że w każdym momencie możesz wrócić do poprzednich etapów. Oznacza to też, że w centrum uwagi jest zawsze użytkownik (tu: nowy pracownik). Patrząc na cały proces jego oczami i doświadczając radości oraz ciekawości towarzyszących nowej pracy, ale też naturalnej niepewności, a może i lęku związanego z nowym miejscem i zespołem – dotykasz bardzo ciekawych przemyśleń. One z pewnością mogą doprowadzić cię do dobrych rezultatów. Dzięki temu możesz projektować dla swoich pracowników ciekawe i inspirujące doświadczenia w procesie onboardingu. Uzyskana w ten sposób motywacja będzie miała wpływ na wyższy poziom zaangażowania w firmie oraz, przede wszystkim, na szczęście i zadowolenie nowych członków zespołu!

 www.bardzohr.pl

Daria Siwka
moderator DT, ekspert i strateg EB, bardzoHR – Employee & Employer Branding
daria.siwka@bardzohr.pl

Najważniejsze w moich opowieściach są relacje między ludźmi!

Tomek Michniewicz

Pobierz wydanie 10/2019

Zobacz również

Jawność płac – jak robią to inni?

Jawność i sprawiedliwość. W tych dwóch słowach można streścić współczesne trendy wynagradzania. Co więcej, bez jawności trudno ocenić, czy wynagrodzenia są sprawiedliwe. Pracodawcy mogą zdecydować się na różny zakres i sposób ujawniana danych. Chociaż pełna jawność płac w Polsce to raczej odległa perspektywa, warto pokazać przykłady firm, które zdecydowały się na taki krok. Na wstępie należy zaznaczyć, że wszystkie opisane w artykule organizacje określane są mianem „top”, a prezesi większości z nich podkreślają przewagę zalet nad wadami wprowadzenia tego typu systemu.

Każdy może zarabiać na rekrutacji

Jak wiadomo, pierwsi o potrzebie czy chęci zmiany pracy słyszą znajomi – często zanim nastąpi moment odświeżenia CV pod kątem szukania nowego miejsca zatrudnienia czy przeglądania ogłoszeń. To właśnie na tej prostej idei połączonej z zaawansowaną technologicznie platformą opiera się platforma rekrutacyjna, która właśnie pojawiła się na polskim rynku.

Ujawnianie wynagrodzeń w ofertach pracy

Niechętnie rozmawiamy o wynagrodzeniach i zwykle uważamy, że zarobki to sprawa prywatna, a może wręcz intymna, gdyż najczęściej informacjami o tym, ile zarabiamy, dzielimy się tylko ze współmałżonkiem (por. PulsHR, 2018). W jednym z sondaży CBOS-u (2018) 94 proc. badanych będących w związku małżeńskim twierdziło, że małżonek wie, ile zarabiają, ale tylko 8 proc. badanych deklarowało, że informacjami o wysokości wynagrodzenia dzieli się ze współpracownikami.

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.