Jak przeprowadzić skuteczny onboarding?

Onboarding to czas, kiedy nowy pracownik poznaje organizację, ale też weryfikuje, czy obietnice składane w trakcie rekrutacji mają odzwierciedlenie w rzeczywistości. To wyjątkowo trudny etap dla obu stron, dlatego warto wypracować spójny i kompletny program adaptacji.

fot. istockphoto

Pierwsze tygodnie mogą rzutować na przyszłość nowego pracownika w firmie. Dobrze zaplanowany i zrealizowany proces onbaordingu pomoże mu szybko poznać kulturę, wartości i cele organizacji, a w konsekwencji wydobyć z niego pełnię potencjału. Jeśli ten element zostanie zaniedbany, skutkiem będzie mniejsza efektywność nowicjusza, poczucie wyobcowania, a także frustracja i stres, które szybko przełożą się na chęć szukania innego miejsca pracy.

Dobry onboarding kluczem do sukcesu

Z danych SHRM (Society for Human Resource Management) wynika, że około 50 procent zatrudnionych odchodzi z firmy w ciągu pierwszych 18 miesięcy pracy1. A znalezienie zastępstwa oznacza dla organizacji ogromne koszty, wedle różnych wyliczeń sięgające pułapu 100–300 procent rocznego wynagrodzenia odchodzącego pracownika. Dodatkowo firma ponosi trudne do oszacowania straty wizerunkowe oraz traci kompetencje, co może być jeszcze bardziej bolesne, gdy wykwalifikowany specjalista zasila rynkową konkurencję.

Mimo oczywistych i udokumentowanych konsekwencji niewłaściwego wdrożenia wciąż wiele firm nie docenia roli tego procesu i nie posiada spójnego programu onboardingowego. Tymczasem w badaniach SHRM aż 69 procent uczestników zadeklarowało chęć związania się z firmą na dłużej po dobrze przeprowadzonym onboardingu, a produktywność takich pracowników jest o 50 procent wyższa2. Program wdrażania nowo zatrudnionych jest więc absolutnie kluczowy w budowaniu zaangażowania pracownika. Jak skutecznie go przeprowadzić?
Przyjąć perspektywę nowego pracownika

Najważniejszą zasadą jest przyjęcie perspektywy nowego pracownika. Decyzja o zmianie pracy to zawsze ważny krok w życiu. Nawet jeśli opiera się ona na racjonalnych przesłankach (chęć rozwoju, wyższe wynagrodzenie), zwykle towarzyszą jej emocje. Przejście do innej organizacji wiąże się z całą serią „pierwszych razów”: pierwszym dniem w pracy, pierwszym spotkaniem ze współpracownikami i przełożonym, pierwszymi zadaniami i projektami, w których można się wykazać. Przy każdej z tych sytuacji entuzjazm miesza się z niepewnością i stresem. Zapewnienie wsparcia nowej osobie jest wtedy niezwykle ważne.
Onboarding to też czas, kiedy pracownik poznaje strategię i wartości nowej firmy, strukturę organizacyjną, szczegółowy zakres obowiązków, procedury i obieg dokumentów oraz firmowe narzędzia pracy. Zaniedbanie któregokolwiek z tych elementów utrudni wydobycie z pracownika pełni potencjału.

Pierwsze kroki można wykonać, jeszcze zanim przyszły pracownik pojawi się w organizacji, a służy temu proces pre-onboardingowy. Może on polegać na przekazaniu informacji o firmie i zespole, zaplanowaniu pierwszego dnia w pracy, dostarczeniu materiałów szkoleniowych lub zaproszeniu na firmowe spotkanie. Miłym gestem będzie wykonanie telefonu na kilka dni przed pierwszym dniem w pracy i upewnienie się, że pracownik ma wszystkie potrzebne na tym etapie informacje. Takie podtrzymywanie kontaktu w okresie oczekiwania na rozpoczęcie współpracy nie tylko ułatwia nowej osobie poznanie organizacji, lecz także buduje więź z firmą, co na kolejnym etapie przekłada się na większe zaangażowanie i produktywność.

Najważniejszy pierwszy dzień

Ogromne znaczenie w kształtowaniu pozytywnego doświadczenia pracownika ma pierwszy dzień w nowej pracy. Absolutną podstawą jest zagwarantowanie mu miejsca i narzędzi do pracy – biura, sprzętu, a także dostępu do firmowych aplikacji, w tym skrzynki mailowej. Dobrym zwyczajem jest wysłanie maila powitalnego do całego zespołu, informującego wszystkich, jaką rolę będzie pełniła nowa osoba. W dobrze zaplanowanym pierwszym dniu powinno też znaleźć się miejsce na oprowadzenie po siedzibie firmy i osobiste zapoznanie się ze współpracownikami.

Należy wziąć pod uwagę, że nawet jeśli pracownik otrzyma dobrze przygotowane materiały szkoleniowe, w pierwszych dniach będzie miał dużo pytań. Będą one dotyczyły nie tylko spraw czysto służbowych, lecz także zupełnie prozaicznych, dotyczących na przykład najlepszej drogi dojazdu do pracy, firmowej stołówki czy topografii budynku. Dobrze sprawdza się do tego wyznaczenie z zespołu „buddy’ego”, doświadczonej osoby, która będzie przewodnikiem dla nowego pracownika. Ktoś dobrze znający firmę ułatwi integrację z zespołem, zwiększy poczucie bezpieczeństwa nowej osoby i pomoże w codziennych sprawach. Warto usystematyzować rolę buddy’ego i ustalić z nim konkretny plan wdrażania pracowników.

Osiągnąć pełną produktywność

Dużym wyzwaniem jest także wdrożenie w obowiązki. Pracodawca powinien mieć w tym zakresie racjonalne oczekiwania. Nie wymagać od pierwszego dnia spektakularnych efektów, ale powoli wprowadzać we wszystkie procesy. Pomogą w tym szkolenia i instruktaże dedykowane nowym pracownikom. Mogą one przybrać różną formę – od prezentacji po interaktywne formy. Ciekawym przykładem jest firma Valve Software, która opracowała „podręcznik pracownika”, przekazujący wszystkie potrzebne informacje w formie zabawnych opisów i komiksów. Warto być w tym obszarze kreatywnym i znaleźć sposób pasujący do kultury organizacji. Nie można również zapominać o ewaluacji, pozwalającej ocenić, jaką realną wiedzę udało się przekazać nowo zatrudnionemu.

Usystematyzowany proces onboardingu ułatwi aklimatyzację i pozwoli pracownikowi rozwinąć skrzydła. Trzeba jednak pamiętać, że wejście do nowej organizacji to długi proces, wymagający dla wszystkich stron. Dobre przeprowadzenie pracownika przez ten etap sprawi, że w ciągu kilku miesięcy stanie się pełnowartościowym ogniwem w firmie i nie będzie rozglądał się za nowym miejscem pracy.

Przypisy:
www.shrm.org/foundation/ourwork/initiatives/resources-from-past-initiatives/Documents/Onboarding%20New%20Employees.pdf
https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/dont-underestimate-the-importance-of-effective-onboarding.aspx

Natalia Bogdan
prezes agencji pośrednictwa pracy Jobhouse
natalia.bogdan@jobhouse.pl

Staram się w swoim życiu dostrzegać dobre rzeczy, bo dobro przyciąga dobro.

Joanna Mendak

Pobierz wydanie 09/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.