Wybór dostawcy usług HR

Znalezienie pracowników spełniających odpowiednie, nierzadko wyśrubowane kryteria może być istotnym problemem. Działania działów HR i ogłoszenia w prasie nie zawsze przynoszą spodziewany efekt. Dobrym rozwiązaniem może być wybór zewnętrznego dostawcy usług.

Współpraca outsourcingowa najczęściej opiera się na kryterium sprawdzalności. Jeżeli zleceniobiorca działa niezawodnie, nie ma powodu, aby go zmieniać. Zanim jednak kierownictwo firmy zlecającej będzie mogło przeanalizować, z jakim partnerem ma do czynienia, musi dokonać jego wyboru i podjąć współpracę. Oczekiwania, aby kooperacja taka zaowocowała odpowiednimi efektami, najlepiej poprzedzić zdefiniowaniem kryteriów oceny firm oferujących usługi HR.


Zanim przedsiębiorstwo skonstruuje pakiet zawierający zakres oczekiwanych usług i przedstawi go firmie zewnętrznej, musi określić własne uwarunkowania podmiotowe i przedmiotowe. Najważniejsze z nich to:

• skuteczność samodzielnego poszukiwania personelu przez firmę,
• określenie zawodów, w których występuje problem ze znalezieniem pracowników,
• potrzeba korzystania z zewnętrznych usług HR w kontekście czasowym (współpraca stała czy okazjonalna),
• warianty kalkulacji kosztów pozyskiwania personelu:

– tylko dla działu wewnętrznego HR,
– dla wersji mieszanej (dział wewnętrzny + firma zewnętrzna),
– scedowanie całości HR na firmę zewnętrzną.

Jeżeli po określeniu własnych wymagań kierownictwo firmy uzna, że należy skorzystać z usług zewnętrznej firmy HR, wówczas warto ustalić wstępne kryteria wyboru dostawcy usług.
Na polskim rynku funkcjonują firmy doradztwa personalnego o różnej wielkości – począwszy od wielkich firm, najczęściej będących oddziałami organizacji działających w wielu krajach, przez firmy średnie i małe, na freelancerach kończąc.

Zakres oczekiwań zleceniodawcy w naturalny sposób determinuje wybór. Jeżeli przedsiębiorstwo ma zapotrzebowanie na setki pracowników, których zatrudnienie jest np. sezonowe lub obciążone dużą fluktuacją kadr (przedstawiciele handlowi, telemarketing, mobilni doradcy klientów itp.), tylko duże firmy HR mogą sprostać takim wymaganiom. Natomiast poszukiwanie jednej lub kilku osób na określone stanowiska można zlecić także małym firmom rekrutującym pracowników. Nie dotyczy to jednak działu HR określanego jako executive search, zajmującego się wyszukiwaniem wysoko specjalizowanej kadry kierowniczej, które rządzi się innymi prawami, kierowane jest do bardzo wąskiej grupy osób i prowadzone przez typowych head hunterów.


Istotne znaczenie ma także to, czy firma poszukuje agencji doradztwa personalnego w podstawowym zakresie rekrutacji, czy też rekrutacji połączonej z rozwojem pracowników.
Podział sektorowy i podmiotowy dostawców usług HR ułatwia przedsiębiorstwom poszukującym odpowiedniej firmy zawężenie katalogu potencjalnych zleceniobiorców. Na tym etapie należy zastanowić się nad wariantami współpracy. Można skoncentrować się na poszukiwaniu jednego dostawcy usług HR i z nim zawrzeć umowę albo podpisać umowę z kilkoma firmami.
W przypadku gdy firma decyduje się na podpisanie umowy o świadczenie usług HR z kilkoma podmiotami, powinna zastosować w stosunku do nich identyczne kryteria, ułatwi to późniejszą ocenę współpracy i ewentualną selekcję najskuteczniejszych z nich.


Wybierając firmę HR, z którą przedsiębiorstwo ma w przyszłości współpracować, należy zastosować kilka podstawowych kryteriów wstępnej oceny. Niestety nie do wszystkich danych, które dałyby wiarygodny obraz kontrahenta, możliwy jest publiczny dostęp. Należy zastosować dwutorową metodę oceny – z jednej strony żądać od ubiegającej się firmy raportów, sprawozdań i innych wewnętrznych dokumentów, które można uzyskać, a z drugiej strony przeprowadzić research pozycji tej firmy na rynku, ze szczególnym uwzględnieniem ocen negatywnych.


Kryteria weryfikacji należy także podzielić na te, które można zastosować jednorazowo przy wyborze przed podpisaniem umowy, i te, które będzie można monitorować w trakcie współpracy.

Najważniejsze z nich to:

• doświadczenie firmy oraz jej referencje,
• przepływ informacji oraz możliwości tworzenia raportów i zestawień w określonym zakresie,
• sposoby zabezpieczania dokumentacji w siedzibie usługobiorcy,
• informacja, czy firma pracowała lub pracuje dla podmiotu z tej samej branży,
• zaplecze techniczne i kadrowe, jakim dysponuje potencjalny usługodawca,
• kompleksowość oferty partnera outsourcingowego.

Od strony technicznej poszukiwania odpowiedniej firmy HR najlepiej przeprowadzić na kilku etapach: najpierw sformułować „zapytanie o informację” (Request of Information – RFI) – jest to forma rekonesansu wstępnego w odróżnieniu od bardziej formalnego zapytania zwanego „zapytaniem ofertowym” (Request for Proposal – RFP), w którym precyzyjnie określane są wymagania. RFI zachęca potencjalnych dostawców HR do swobodnego składania propozycji. Zapytanie to wysyłane jest do kilku lub kilkunastu wybranych firm wraz z zawartym terminem odesłania informacji. Po tym czasie zostają wyłonione firmy, z którymi podpisana zostanie umowa.


Po podjęciu współpracy należy ustalić kryteria rozliczania kontrahenta z ustaleń zawartych w umowie. Do najważniejszych z nich należy:

• wywiązywanie się z warunków umowy,
• rzetelność prowadzonych procesów rekrutacji,
• komunikacja na linii zleceniodawca – zleceniobiorca,
• zachowywanie tajemnicy, lojalność i brak działań „na dwa fronty”.

Proces doboru zewnętrznego usługodawcy HR powinien każdorazowo uwzględniać specyfikę działania przedsiębiorstwa, uwarunkowania zewnętrzne i szereg innych kryteriów. Stosowanie prostych szablonów w określeniu standardów weryfikacji może okazać się niewystarczające.

Wiesław Sędzicki
wykładowca akademicki

Warsztat i rzemiosło ponad wszystko.

Adam Sztaba

Pobierz wydanie 07_08/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.