PPK dla średnich firm – o czym warto pamiętać?

Zakończyła się pierwsza tura wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) w największych firmach zatrudniających powyżej 250 osób. Objęła ona ok. 4 tys. pracodawców. Pomimo tego, że są to firmy najczęściej posiadające rozbudowane działy HR, finansowe i prawne, okazało się, że wdrożenie PPK było dla nich dużym wyzwaniem.

fot. istockphoto

Jak pokazuje badanie przeprowadzone przez KPMG w sierpniu 2019 r., aż 62 proc. firm zadeklarowało obawy natury organizacyjnej, takie jak m.in.:

– dostosowanie systemów informatycznych,
– wybór odpowiedniej instytucji finansowej,
– uzyskanie wsparcia na etapie wdrażania programu.

Jak wybrać najlepszego zarządzającego PPK?

Na co powinny zwrócić uwagę kolejne firmy przystępujące do programu? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule.

Od 1 stycznia 2020 roku do PPK dołączą średnie przedsiębiorstwa zatrudniające od 50 do 249 osób. Warto zaznaczyć, że tych podmiotów będzie kilkanaście tysięcy. Na rynku działa tylko 20 instytucji finansowych oferujących PPK. Oznacza to, że będą one zdecydowanie bardziej obciążone pracą. Wyzwaniem może być więc dotrzymanie przez pracodawców ustawowych terminów tj.:
– do 24.04.2020 r. - podpisanie umowy o zarządzanie PPK;
– do 11.05.2020 r. - podpisanie umowy o prowadzenie PPK.

Dlatego też firmy nie powinny zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę. Bardzo przydatnym narzędziem jest harmonogram wdrożenia z checklistą zadań do wykonania. Kluczowe jest wskazanie osoby/osób odpowiedzialnych za „projekt PPK” po stronie pracodawcy. Jak pokazują doświadczenia dużych firm dobrym rozwiązaniem jest zaangażowanie pracowników z różnych działów takich jak: HR, IT, obsługa prawna, finanse.

Jednym z najważniejszych zadań jest wybór instytucji zarządzającej. To bardzo czasochłonny proces. Decyzja o wyborze dostawcy PPK musi się odbyć w porozumieniu z przedstawicielami pracowników. O ile w dużych firmach często działają związki zawodowe, o tyle w przypadku średnich firm trzeba będzie pamiętać o wyborze reprezentantów pracowników. Kluczowe jest ustalenie kryteriów wyboru instytucji finansowej. Z badania KPMG wynika, że najistotniejszym z nich jest doświadczenie w zarządzaniu funduszami na polskim rynku. W analizie ofert instytucji finansowych mogą pomóc zewnętrzni doradcy/pośrednicy i warto skorzystać z takiej możliwości. Tym bardziej, że ilość firm do obsłużenia będzie tak duża, że może pojawić się problem z umówieniem terminu spotkania z dostawcami PPK, aby szczegółowo omówić warunki oferty. Warto poznać kilka propozycji, aby wybrać rozwiązanie najbardziej dopasowane do potrzeb pracodawcy i pracowników. Firmy nie powinny zwlekać z podpisaniem umów. Zgodnie z ustawą wybrana instytucja finansowa może bowiem odmówić zawarcia umowy o zarządzanie, a wówczas pozostaje już tylko zawarcie umowy z PFR TFI.

Badanie KPMG oraz firmy zarządzające PPK potwierdzają, że dla 61 proc. organizacji najważniejszym czynnikiem mającym wpływ na wdrożenie PPK jest przystosowanie systemów IT do obsługi programu. To duże wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw. Zbyt późne rozpoczęcie integracji systemu kadrowo-płacowego z narzędziem do obsługi PPK to dodatkowy stres i obciążenie. Warto więc zająć się tym tematem już teraz. Dostawca systemu potrzebuje czasu na wprowadzenie niezbędnych zmian, a z kolei pracodawca potrzebuje czasu, aby nauczyć się nowych funkcjonalności. Wdrożenie powinno być poprzedzone przeprowadzeniem odpowiednich testów, aby mieć pewność, że na starcie programu nie pojawią się problemy techniczne. Błędem jest też przyjęcie założenia, że aplikacja instytucji finansowej obsłuży cały proces PPK u pracodawcy. Warto wcześniej sprawdzić u dostawcy PPK czy program kadrowo-płacowy posiada wszystkie elementy niezbędne do obsługi PPK.

Dla pracodawców bardzo ważną kwestią jest pomoc przy wdrożeniu i obsłudze PPK. Potwierdza to badanie KPMG. Wynika z niego, że firmy oczekują wsparcia ze strony instytucji finansowej w niemal wszystkich możliwych obszarach, a dla 96 proc. firm kluczową kwestią jest wyznaczenie dedykowanego opiekuna do kontaktów.

Przykładowo, firma Esaliens TFI S.A., zarządzająca PPK zapewnia nie tylko opiekuna na potrzeby działań administracyjnych w trakcie funkcjonowania PPK, ale także infolinię dla pracodawców i pracowników, oraz konsultacje prawne. Różnice w jakości obsługi nabiorą jeszcze większego znaczenia, biorąc pod uwagę fakt, że w drugiej turze będzie dużo więcej pracodawców.

Bardzo ważne są również materiały informacyjne, które tłumaczą pracownikom na czym polega program. Warto zwrócić uwagę czy są napisane prostym, zrozumiałym językiem. Treść zwykłej ulotki czy broszury umożliwia wstępną ocenę jakości całego procesu edukacji, który oferuje dana firma. Pracodawcy mogą liczyć na wsparcie w komunikacji z pracownikami ze strony instytucji finansowej. Podmioty zarządzające często oferują zarówno tradycyjne jak i elektroniczne narzędzia, z których każda firma może skorzystać. Są to: ulotki, broszury, plakaty, prezentery, infolinia, e-learningi, webinary, videokonferencje, filmiki instruktażowe, aplikacja mobilna, mailingi a także blog emerytalny.

Bibliografia:
– Raport KPMG, Pracownicze Plany Kapitałowe. Wyzwania firm związane z wdrażaniem PPK, kpmglegal.pl/wp-content/uploads/2019/10/Raport-KPMG-pt.-Pracownicze-Plany-Kapita%C5%82owe.-Wyzwania-firm-zwi%C4%85zane-z-wdra%C5%BCaniem-PPK.pdf [dostęp: 09.12.2019]
– Raport My Company Polska, PPK dla średnich firm,
www.mojeppk.pl/pliki/repozytorium-plikow/materialy-do-pobrania/pdf/PPK_Raport_MyCompany.pdf [dostęp: 09.12.2019]

Monika Czepiel
Sedlak & Sedlak

Warsztat i rzemiosło ponad wszystko.

Adam Sztaba

Pobierz wydanie 07_08/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.