Zatroszcz się o tych, którzy zostają

Rozstanie z pracownikiem to silne emocje nie tylko dla zwolnionej osoby, ale także dla pozostających w firmie zespołów. Często pojawia się spadek motywacji i zachwiane poczucia bezpieczeństwa. Szczególnie dziś, w dobie masowych zwolnień, to mocno odczuwalne zjawisko. Jak sprawić, by pomimo nieuniknionych zmian, nasza załoga poczuła się pewniej?

fot. istockphoto

U wielu pracowników występuje tzw. syndrom ocalałego. To poczucie winy w obliczu zwolnienia kolegów - „mnie się udało, choć byłem w takiej samej sytuacji.” Zamiast ulgi i radości z faktu „przetrwania”, pojawia się stres, żal, a nawet gniew. Określenie to zostało zapożyczone z terminologii naukowej odnoszącej się do skutków występujących u osoby, która przetrwała katastrofę, wojnę czy atak terrorystyczny. Natomiast już w latach 80. Joel Brockner użył go do opisania procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Odnalazł podobieństwa badając wpływ zwolnień masowych na funkcjonowanie pozostających w firmie pracowników.

U osób, które doświadczyły zwolnień swoich kolegów, a same wciąż pozostają w zatrudnieniu w danej firmie, można zaobserwować szereg niekorzystnych zjawisk. Wśród nich:
– Stres i zdenerwowanie związane z obawą o swoją przyszłość zawodową.
– Zmęczenie spowodowane nadmiarem obowiązków bądź zmienionym zakresem zadań.
– Problemy zdrowotne pojawiające się pod wpływem nadmiernego i długotrwałego stresu.

A co za tym idzie - zdrowie i samopoczucie przekłada się na realne wyniki w pracy:
– Obniżkę zaangażowania i motywacji do pracy.
– Spadek produktywności i efektywności w codziennych zadaniach.

Jak uniknąć, bądź złagodzić niepożądane następstwa zwolnień w firmie? Zapalnikiem do powstania wspomnianego syndromu i jego skutków jest przede wszystkim brak klarownej informacji i wiedzy na temat powodów zwolnień, a także brak komunikacji na temat przyszłości przedsiębiorstwa i jego planów względem załogi. Dlatego pierwszym, kluczowym zadaniem menedżerów i działów HR, jest plan odpowiedniej komunikacji.

Zadbaj o ustrukturyzowany offboarding i transparentną komunikację

Jednym z istotnych kroków w procesie offboardingu - rozstania z pracownikiem, jest komunikacja zaistniałej zmiany organizacyjnej.

Po decyzji o zwolnieniu i rozmowie z pracownikiem, warto przedstawić zespołowi szczere powody rozstania z daną osobą. Dzięki jasnym kryteriom, na podstawie których zostały podjęte decyzje o zwolnieniu, zespół będzie czuć się pewniej i pozbędzie się obawy, że podobna sytuacja może niespodziewanie spotkać także ich. Obecnie, w sytuacji, gdy wiele organizacji walczy o przetrwanie na ryku, warto wspomnieć o tym, jakie inne kroki zostały podjęte, aby zapobiec zwolnieniom i zredukować koszty. Rozstanie z pracownikiem, to zawsze ostateczny krok, wynik tego, że pozostałe próby nie przyniosły oczekiwanych rezultatów.

Komunikacja ta powinna zostać skoordynowana przez bezpośredniego przełożonego i zadziać się tuż po przekazaniu decyzji o zwolnieniu. Dzięki temu unikniemy plotek, niedopowiedzeń czy własnej historii przedstawionej przez zwolnioną osobę, którą często kierują duże emocje. Przekazując informację zespołowi bądźmy transparentni, szczerzy, ale i empatyczni. To, w jaki sposób żegnamy się z pracownikiem, świadczy o kulturze organizacyjnej firmy i podejściu do pracownika na każdym etapie jego przygody w firmie. Pozostające z nami osoby poczują się pewniej i spokojniej, jeśli proces rozstania jest klarowny i dobrze zorganizowany.

Zaplanuj przekazanie obowiązków

Drugim ważnym elementem procesu rozstania z pracownikiem jest przekazanie jego obowiązków następcy. Warto zaplanować ten proces wraz z odchodzącym pracownikiem, aby dobrze osadzić go w czasie. Często, obowiązki przekazywane są w pośpiechu, zostawiane na koniec. Zadbajmy o to, aby przekazane i spisane zostały wszystkie kluczowe procesy, check lista codziennych aktywności na danym stanowisku, hasła i dostępy. Wszystko po to, aby następca bądź zespół, do którego trafią obowiązki, poczuł się możliwie pewnie.

W tym trudnym czasie zwiększenia obowiązków i reorganizacji struktury, bądźmy wyrozumiali dla naszych zespołów. Wykażmy się empatią i wsparciem. Nie oczekujemy nadmiernej efektywności, nie krytykujmy - dajmy czas na odnalezienie się w nowej rzeczywistości.

Rozmawiaj i słuchaj regularnie

Jednorazowa komunikacja to nie wszystko. Szczególnie teraz, w dobie kryzysu i niespodziewanej zmiany, ważne jest, aby regularnie przekazywać naszym zespołom najważniejsze informacje dotyczące planu działań i kondycji organizacji. W myśl, że każda wiadomość jest lepsza od jej braku, nie bójmy się przekazywać także tych gorszych informacji, a w sytuacji, gdy czegoś nie wiemy - przyznajmy to. Pracownicy z całą pewnością docenią szczerość bardziej, niż ukrywanie informacji. Otwarte rozmowy zbliżają i zjednują zespoły w każdych okolicznościach, a szczególnie potrzebne są teraz. Szczere rozmowy i dostęp do informacji pozwalają poczuć się pracownikom ważną częścią danej organizacji, a także wzmacniają zaufanie do ich liderów.

Regularne spotkania online całego zespołu, podsumowania mailowe od menedżera czy prezesa firmy są teraz nieocenione. Pracownicy czekają na nowe informacje, dzięki czemu wiedzą, że firma o nich dba. Tym samym, organizacja unika plotek, wyolbrzymionej oceny sytuacji czy paniki, którą powoduje niewiedza.

Komunikacja to nie tylko jednostronne wiadomości wysyłane do pracowników. Powinna być nastawiona na dialog i wysłuchanie pracownika. Stwórzmy osobny czat dyskusyjny lub na spotkaniach wyodrębnijmy czas na pytania od pracowników. Rozwiejmy ich obawy, wątpliwości, frustracje. Wsłuchajmy się w ich opinie i potrzeby. Bądźmy otwarci na propozycje i rozwiązania, doceniajmy inicjatywę.

Zadbaj o integrację offline

Jedynym z najczęściej wymienianych minusów pracy zdalnej jest brak wspólnej integracji i poczucia firmowej atmosfery. Przestrzeń biurowa to nie tylko praca i obowiązki, ale także miejsce budowy i umacniania społeczności naszej organizacji. Wspólna kawa, lunch czy zwykła rozmowa z kolegami z pracy, to świetny sposób na stres czy podniesienie energii w ciągu dnia. Dlatego wiele firm, doceniając siłę interakcji międzyludzkich, kreatywnie przeniosło zwyczaje pracowników do przestrzeni zdalnej. Przykłady? Wspólna poranna kawa na łączach, joga czy fitnes online przed pracą lub piątkowa zdalna integracja po godzinach. Pomysłów jest wiele, jak wiele było wspólnych rytuałów wśród pracowników.

Wesprzyj energię i zdrowie pracowników

Praca z domu to oszczędność czasu na dojazdy i powroty w korkach. Natomiast dużym kłopotem dla wielu z nas jest organizacja przestrzeni i jej ergonomia. Brak biurka i odpowiedniego krzesła dają się we znaki naszemu kręgosłupowi. Jak możemy wesprzeć naszych pracowników w tym aspekcie? Wiele firm udostępniło możliwość wypożyczenia sprzętu biurowego do pracy z domu - kurier dostarczał krzesło, biurko czy dodatkowy monitor do domu pracownika. Dzięki takim akcjom, komfort pracy zdecydowanie wzrasta!

Jeśli nie mamy takiej możliwości, warto zachęcić pracowników do udziału we wspomnianych już wcześniej wspólnych firmowych ćwiczeniach lub darmowych, dostępnych w sieci webinarach pokazujących jak zadbać o swoją kondycję pracując z domu. Newsletter czy znów, wspólna grupa na firmowym komunikatorze ze zbiorem przydatnych linków czy pomysłów na ćwiczenia, to jedno z rozwiązań.

Ciesz się małymi sukcesami

Zewsząd napływają przytłaczające informację - szerząca się pandemia, trudna sytuacja na rynku pracy, kłopoty wielu firm. Aby nie stracić motywacji i energii do pracy, cieszmy się małymi rzeczami i nauczmy tego nasz zespół. Pokażmy, że krok po kroku idziemy ku lepszemu, że każde działanie naszych pracowników ma znaczenie. Docenienie, pochwała, celebracja drobnych osiągnięć doda skrzydeł każdemu zespołowi i odważy go do dalszej pracy.

Jakim liderem jesteś?

To, w jaki sposób przeprowadzimy zespoły przez kryzys, jakie podejście obierzemy względem załogi, będzie widoczne już po unormowaniu sytuacji. W obliczu niepewności i zmiany warto w samym centrum postawić człowieka. Zaadresować jego obawy, potrzeby i zapewnić wsparcie. Empatia i zrozumienie budują zaufanie na długi czas i są znamienne dla funkcjonowania każdej organizacji, nie tylko w kryzysie.

Źródło:
https://zielonalinia.gov.pl/-/ocalaly-na-rynku-pracy-47105

Dominika Pietrzyk
specjalista ds. HR, projektant kariery
dominika.k.pietrzyk@ gmail.com

Staram się w swoim życiu dostrzegać dobre rzeczy, bo dobro przyciąga dobro.

Joanna Mendak

Pobierz wydanie 09/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.