Zarządzanie nieobecnością prezesa

Najważniejsza osoba w firmie, czy to właściciel, czy prezes, to człowiek, który w mniejszym lub większym stopniu przewodzi całej organizacji. Jedni pragną, by biznes działał niezależnie od ich zaangażowania, stawiają na samodzielność zespołów i zdecydowanie bardziej pracują nad biznesem niż w samym biznesie. Drudzy natomiast chcą czuć się niezastąpieni, wychodząc z założenia, że tylko oni mogą załatwić wiele spraw w firmie, sami więc w niej pracują i w natłoku obowiązków tracą panowanie nad własnym czasem, zapominając o sprawach naprawdę ważnych.

fot. istockphoto

Bez względu na to, do której grupy należy lider organizacji, z czasem problemem staje się jego nieobecność. Dziś funkcjonuje na rynku wiele firm, których właściciele wcześniej bez problemu pracowali na liniach produkcyjnych, sprzedawali czy porządkowali dokumenty, a obecnie, stojąc na czele kilkusetosobowego przedsiębiorstwa, nie mają już czasu dla wszystkich i na co dzień kontaktują się jedynie z zarządem. Każda z tych sytuacji niesie ze sobą określone konsekwencje, ponieważ pracownicy przyzwyczajeni do obecności prezesa nagle różnie mogą reagować na brak czasu i nieobecności przełożonego, inne priorytety czy obowiązki poza siedzibą firmy.

Pierwszy przejaw to spadające morale w firmie. Od lat znane jest powiedzenie, że gdy kota nie ma, to myszy harcują. Kiedy początkowo prezes coraz rzadziej bywa w firmie, pracownicy odkładają na później obowiązki, usprawiedliwiając się, że muszą dany temat skonsultować z szefem, zapytać go o coś, czekają, aż odpowie na maila… albo bezproduktywnie spędzają czas, kiedy np. spotkanie z prezesem się opóźnia. Z drugiej strony pracownik może w takiej sytuacji czuć się ignorowany lub nieszanowany. Jeśli dotychczas mógł wszystkie sprawy konsultować z liderem organizacji, a obecnie musi sam przejąć inicjatywę w wielu kwestiach bez zrozumienia przyczyny, konsekwencją będzie spadająca motywacja albo chęć zmiany pracodawcy. Nie zawsze jest to wynik dynamicznego rozwoju firmy. Dzieje się tak również, gdy prezes chce panować nad wszystkim i umawia się z pracownikami na nadzorowanie wielu różnych procesów lub zobowiązuje się do zbyt wielu rzeczy, a potem przychodzi czas spotkań, awaryjnych sytuacji i sprawy wymykają się spod kontroli, a lista niedotrzymanych obietnic rośnie.

Kiedy mowa o małym lub średnim przedsiębiorstwie, na czele którego stoi właściciel, pracownicy nie widząc swojego lidera w miejscu pracy, mogą mieć poczucie, że tylko oni w tej firmie pracują, również na dobrobyt właściciela, który głównie podróżuje albo odpoczywa. Z takich przekonań rodzi się potem chęć pracy na własny rachunek i stworzenia konkurencyjnej firmy. Wiele takich pomysłów po dłuższym czasie kończy się porażką, ponieważ niewielu pracowników na danym stanowisku zdaje sobie sprawę z faktycznych obowiązków przedsiębiorcy lub prezesa. Oczywiste jest, że im większa organizacja, tym trudniej jest realizować wszystkie działania wyłącznie na terenie firmy i poświęcać uwagę każdemu pracownikowi, jednak warto wdrożyć działania, które pozwolą zarządzać nieobecnością prezesa.

Pracując nad osobistą reputacją zarządów i ich pozycją, zetknęłam się z sytuacją, w której wyniki działu marketingu mocno spadły właśnie z powodu nieobecności prezesa. Dział ten zorganizował event z okazji 10-lecia firmy, na którym to spotkaniu zabrakło założyciela. Sami pracownicy czuli się zignorowani, jakby ich starania poszły na marne. Po rozmowie z zarządem poznałam ich spojrzenie na rocznicowe wydarzenie. Dla nich była to marketingowa akcja jubileuszowa dla nowych klientów biznesowych, która miała służyć promocji nowych produktów, a zarząd w tym czasie skoncentrowany był na wielomilionowej transakcji, która mogła przesądzić o dalszym rozwoju firmy. W jaki zatem sposób zarządzać nieobecnością lidera w organizacji? Oto kilka sprawdzonych technik, które przynoszą wymierne efekty.

Jasna komunikacja stanowiska lidera w organizacji – podobnie jak względem klientów planuje się odpowiednią strategię komunikacji dotyczącą tego, co powinni wiedzieć o samym produkcie, procesie wytwarzania, wykorzystywanych materiałach itp., tak samo warto z pomocą eksperta zaprojektować strategię komunikacji wśród pracowników. Co powinni wiedzieć na temat obowiązków prezesa, zakresu jego odpowiedzialności, wagi i rangi przedsięwzięć, jakie realizuje? Może się wydawać, że jest to tłumaczenie się podwładnym, ale w rzeczywistości taka komunikacja pomaga zmotywować zespół. Łatwiej zabrać się do pracy nad nowym projektem, kiedy wiemy, że nasz prezes właśnie negocjuje jakiś duży kontrakt albo współpracuje z prezesem dużego koncernu, niż kiedy wydaje nam się, że za zyski wypracowane przez pracowników prezes właśnie siedzi sobie na kawie w pięknym hotelu. Jasna komunikacja zakresu obowiązków to również świetna okazja do zamanifestowania tego, czym stojący na czele organizacji lider nie powinien się zajmować, w jakie sprawy angażuje się na etapie procesu, w jakich podejmuje ostateczne decyzje, a co może zostać przeprowadzone bez jego udziału. To pozwoli skoncentrować się na priorytetach.

Druga ważna kwestia to budowanie buforu bezpieczeństwa. Jeżeli prezes nieustannie spóźnia się ze spotkania na spotkanie, odwołuje je albo przekłada, lepiej jest z organizatora zmienić jego rolę na uczestnika albo zapewnić bufor. Warto planować spotkania wewnątrz firmy w taki sposób, by ktoś inny w razie potrzeby rozpoczął spotkanie, przygotował notatkę, a prezes mógłby dołączyć w dowolnym momencie. Jeśli jednak to prezes jest kluczowym uczestnikiem spotkania, a jego grafik jest naprawdę napięty, warto już na etapie umawiania wydarzenia uprzedzić, że prezes będzie jechał na nie z drugiego końca Polski albo ma wcześniej umówione bardzo ważne spotkanie, które może się przedłużyć. To samo dotyczy spraw ważnych, które asystentka lub sam prezes umawia na prośbę drugiej strony, ale nie informuje, że odbywa się to kosztem innych aktywności w ciągu dnia. W sytuacji gdy dana osoba wie, że spotkanie jest wyjątkiem i odbywa się poza porządkiem służbowych zadań, łatwiej jej przygotować się na ewentualne opóźnienia lub zmiany.

Jeżeli w organizacji coraz trudniej prezesowi utrzymywać osobiste relacje ze wszystkimi pracownikami, a nieformalne relacje stanowią bardzo ważny element współpracy, warto pomyśleć w ramach strategii osobistej reputacji o zarządzaniu kontaktami z pracownikami. Mogą to być śniadania raz w miesiącu, na które za każdym razem przychodzą pracownicy innego działu, albo zaangażowanie prezesa w wewnętrzne inicjatywy pracownicze, albo osobiste składanie życzeń każdemu solenizantowi. O ile prezes sam może złożyć życzenia i uścisnąć dłoń, o tyle przyda się wsparcie w pilnowaniu dat, wypisywaniu kartek z życzeniami albo kupowaniu drobnych upominków.

Skoro czas zawodowy prezesa jest tak cenny, a jednocześnie zaangażowanie ze strony najważniejszej osoby w organizacji wpływa na motywację zespołu, warto zastanowić się, jak zarządzać nieobecnością przełożonego w miejscu pracy lub brakiem jego zaangażowania w część projektów.

Ewa Wilmanowicz
trener efektywności, mówca, konsultant ds. budowania i rozwoju marki
kontakt@brands-secret.pl

Najważniejsze w moich opowieściach są relacje między ludźmi!

Tomek Michniewicz

Pobierz wydanie 10/2019

Zobacz również

Siła różnorodności

Rozwój nowych technologii, globalizacja oraz zmiany gospodarczo-polityczne wpływają na przyszłość rynku pracy, a także wymuszają stałe doskonalenie strategii rekrutacji oraz utrzymania pracowników w firmach.

Strach i schematy rujnują nam życie

Dlaczego zachowania innych tak mnie irytują? Często czuję się niekomfortowo. Chcę znaleźć motywację, ale praca nie sprawia mi przyjemności. Bardzo chcę poprawić coś w swoim życiu – otworzę własny biznes, schudnę, wreszcie zrobię coś dla siebie. Nie będę ulegać presji. Będę milszy dla innych. Skupię się na byciu lepszym menedżerem. Takim, który zasługuje na awans.

Jak zamienić taktykę w strategię?

Aż o 83 proc. więcej czasu na gaszenie pożarów poświęcają zespoły osiągające słabsze rezultaty od tych, które odnoszą sukcesy. Jak wynika z badań (O. Leonard, N. Wiita) dla „Harvard Business Review”, zespoły, które osiągają sukcesy, wyznaczają priorytety i określają kolejność zadań o 36 proc. lepiej od tych, których efekty są słabsze.

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.