Sześć filarów efektywnych spotkań

Spotkania w organizacji to jedna z tych aktywności, które najbardziej wypełniają kalendarze, szczególnie menedżerskie. Mamy mnóstwo powodów, by spotkać się z zespołem, z pracownikiem, w gronie kadry menedżerskiej, na spotkaniu projektowym czy z naszymi partnerami biznesowymi. W niektórych organizacjach jest tyle spotkań, że nawet kilka salek konferencyjnych w biurowcu jest w pełni zarezerwowanych z wyprzedzeniem.

fot. freepik

A jak wyglądają te spotkania? Czy są efektywne? Czy odbywają się sprawnie i kończą konkretnymi rezultatami? Niestety wygląda to bardzo różnie, a w wielu przypadkach ci, którzy je organizują, i ci, którzy w nich uczestniczą, robią to całkowicie intuicyjnie, czyli jakkolwiek. Jednak czas to pieniądz, a wszyscy narzekamy na jego brak. O co zatem warto zadbać, by nasze spotkania stawały się coraz bardziej sensowne biznesowo? Jakie zasady są podstawą efektywnych spotkań?

Najprawdopodobniej pomysłów na przeprowadzanie spotkań, które „są warte swojego czasu”, można by wymienić sporo, w dodatku różnych w zależności od rodzaju organizacji, jej kultury i przyjętych wartości, ale kilka zasad wydaje się wręcz fundamentalnych i uniwersalnych.

Jasny, jednoznaczny i zakomunikowany cel spotkania

Z reguły powód spotkania jest dla wszystkich jasny, przynajmniej z grubsza (np. spotkanie jest po to, by omówić wyniki za kwartał). Ale jaki jest cel? A właściwie bardziej rezultat, z którym chcemy się rozejść po rozmowie z poczuciem, że „to było dobre, skuteczne spotkanie”. Dość często ludzie mają poważne wątpliwości, czy rezultat pod tytułem „omówienie bieżących spraw” jest wystarczający, by wyjąć z kalendarza trzy godziny. Z reguły „poczucie omówienia spraw” przegrywa w konfrontacji na przykład z rezultatem „mogłem w tym czasie umówić dwa spotkania, skończyć dokument i przygotować prezentację na spotkanie zarządu”. Zadanie sobie pytania przez organizatora spotkania o potencjalny rezultat pozwoli oszczędzić czas. Zdarza się jednak, że organizator nie jest w stanie wyartykułować takiego rezultatu, co może skłonić go do przemyślenia, czy takie spotkanie jest konieczne. Patrząc na najróżniejsze rodzaje spotkań, można zauważyć, że najczęstszym rezultatem jest podjęcie jakichś decyzji. Przykładowo spotkania zespołu handlowego nie są po to, by omówić osiągnięte wyniki lub te, których nie osiągnięto. Nie jest też po to, by publicznie pokazać, który z handlowców/regionów wypadł najsłabiej (oczekiwanie, że to zmotywuje kogoś do podniesienia wyników, jest raczej iluzją). Spotkanie będzie miało sens, jeśli podczas zebrania uczestnicy postawiają sobie za cel, by zespołowo zidentyfikować najlepiej sprawdzające się pomysły na zdobycie klienta lub by wspólnie zdecydować o jakimś dodatkowym projekcie dającym wsparcie handlowcom. Zasadą jest tu określenie takiego rezultatu i jego zakomunikowanie przed spotkaniem, ale także przywołanie na początku spotkania, a nawet napisanie i umieszczenie go w widocznym miejscu, by w trakcie przyciągał uwagę zebranych, przypominając im, po co się zebrali i co chcą osiągnąć. Określenie celu poprzez nazwanie rezultatu to podstawa „kontraktowania” ludzi do udziału w spotkaniu.

Agenda pisana rezultatami

Artykuł dostępny tylko dla prenumeratorów!

Zaloguj się, załóż konto, zamów bezpłatną prenumeratę
i miej dostęp do wszystkich materiałów na www.miesiecznik-benefit.pl

Masz już subskrypcję? Zaloguj się!


Co otrzymasz będąc naszym czytelnikiem?

  • Bezpłatny dostęp do wszystkich materiałów publikowanych na łamach Miesięcznika „Benefit”
  • Bezpłatny dostęp do wszystkich archiwalnych wydań

Dowiedz się więcej o prenumeracie

Paweł Kopijer
prezes 2C Consulting Sp. z o.o.
pawel@2cconsulting.pl

Sam talent to stanowczo za mało, konieczna jest ciężka praca.

Agnieszka Radwańska

Pobierz wydanie 12/2019

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.