Modele angażowania w komunikację

Wciąż czytamy i słyszymy, że angażowanie pracowników w firmowe działania przychodzi organizacjom z coraz większym trudem. Tym chętniej testujemy kolejne rozwiązania. W usprawnieniu procesu włączania pracowników w komunikację wewnętrzną pomocny może być trójstopniowy model angażowania w korzystanie z narzędzi komunikacji. Poprzedzać go powinny właściwe etapy wdrażania narzędzi.

fot. istockphoto

Niestety zdarza się, że planując wdrożenie nowego narzędzia komunikacji wewnętrznej, tak bardzo skupiamy się na jego implementacji, że gdy przychodzi moment ogłoszenia tej nowiny pracownikom, nie jesteśmy na to przygotowani. Zdarza się, że na szybko wtedy próbujemy załatać tę dziurę, pospiesznie ogłaszając, że oddaliśmy pracownikom do użytku nowy instrument do komunikacji. I niestety może się wtedy okazać, że wysiłki włożone w wybór narzędzia, przygotowanie go i uruchomienie nie zostaną zauważone i doceniane. A potem – co gorsze – okazuje się, że statystki korzystania z nowego rozwiązania również nie napawają optymizmem.

Gdzie popełniliśmy błąd? Źle zaplanowaliśmy działania. Skupienie się na wdrożeniu i krótkim komunikacie o starcie to za mało. Bardzo dobrze podeszła do wdrożenia nowych narzędzi firma Pandora. Jej szef komunikacji wewnętrznej, Morten Dal, gdy odpowiadał za projekt wdrożenia globalnego intranetu w ich organizacji, podzielił budżet na trzy równe części. Pierwszą z nich przeznaczył na samo narzędzie – wybór, modyfikacje, wdrożenie itd. Drugą i trzecią część odpowiednio na edukację i promocję tego rozwiązania wśród pracowników. I oczywiście nie chodzi tu o dokładne dzielenie dostępnych środków na trzy równe części, ale o zmianę sposobu myślenia na temat wprowadzania nowych rozwiązań komunikacyjnych do firm. Zaproponowany przez Pandorę system zmienia środek ciężkości, dzieląc go na trzy elementy: wdrożenie, edukację i promocję, stawiając je na równi ze sobą.

Trzy kroki do zaangażowania w korzystanie z narzędzia

Gdy już wdrożymy nowe narzędzie, przychodzi czas na budowanie zaangażowania w korzystanie z niego. Tu z pomocą przychodzi trzystopniowy model open-read-share, czyli otwórz- -przeczytaj-podziel się. Warto o nim pamiętać, gdy tworzymy nową strategię działania dla komunikacji wewnętrznej, jak również wtedy, gdy planujemy codzienne działania.

Wykorzystując ten model, powinniśmy zadać sobie trzy pytania:

Otwórz: jak zachęcić pracowników, by otworzyli narzędzie, by do niego zajrzeli?

Przeczytaj: jak zachęcić pracowników do zapoznania się z opublikowaną tam treścią?

Podziel się: jak zachęcić pracowników do dzielenia się treściami?

Taki podział zadań na trzy części ma większe szanse przynieść lepsze efekty niż zaplanowanie aktywności tylko jako odpowiedź na jedno pytanie, które brzmi: jak zachęcić pracowników do korzystania z danego narzędzia komunikacji wewnętrznej.

#1 By chcieli otworzyć

Jak zatem możemy zachęcić pracowników, by otworzyli narzędzie? Warto zadbać o udostępnianie pracownikom narzędzi, które wyposażone są w użyteczne funkcjonalności. Powinny być one intuicyjne, bez wad technicznych, zaprojektowane z myślą o użytkownikach i odpowiadające na ich potrzeby. Źle skonstruowane narzędzia i trudne w użyciu zniechęcają przed skorzystaniem.

Nie bez znaczenia są także kwestie wizualne. Te narzędzia, które są atrakcyjne, mają większe szanse na bycie klikalnymi, czytanymi czy wyświetlanymi. Pozytywne bodźce estetyczne podczas korzystania są bardzo ważne. Tym bardziej że doświadczenia pracowników z mediami zewnętrznymi są zazwyczaj pozytywne. Takie same oczekiwania mają w stosunku do mediów wewnętrznych.

Pracownicy chętnie sięgają też po te narzędzia, które pomagają im rozwiązywać codzienne zadania, np. mogą szybciej niż w wersji papierowej złożyć wniosek urlopowy czy rozliczyć delegację. Jeśli użytkownicy wiedzą, że dane narzędzie pomoże im w usprawnieniu pracy, chętniej je stosują.

Ważne jest także informowanie pracowników o nowościach publikowanych w narzędziach. Może to być np. system notyfikacji dla portalu społecznościowego czy newsletter regularnie promujący zawartość intranetu i zachęcający do przejścia do niego, by przeczytać więcej.

Ponadto takie działania, jak promocja narzędzi i edukacja na temat ich możliwości, celów i zasad działania, również powinny być wpisane w plany działań komunikacyjnych.

#2 By chcieli przeczytać

Kluczem do sukcesu jest jednak content – zarówno w kontekście otwierania narzędzia, jak i czytania treści tam opublikowanych. To zawartość w głównej mierze decyduje o tym, czy klikniemy w artykuł w intranecie, czy odtworzymy wideo opublikowane na wewnętrznym portalu społecznościowym.

Jakie treści są otwierane? Te, które pomagają pracownikom w codziennej pracy, te, na które czekają, treści użyteczne, wartościowe, merytoryczne i o pracownikach. Warto ustalić, jakie to są tematy. Oczywiście treści lekkie i przyjemne, o charakterze rozrywkowym, także są popularne, ale ich wartość z punktu widzenia pracodawcy jest mniejsza niż ta przypisana treściom merytorycznym.

Inne sposoby na zachęcenie pracowników do zapoznania się z treściami opublikowanymi w narzędziach to przyciągające treści – grafiki, infografiki, dobre tytuły, bannery promocyjne. Kolejny element to dopasowanie formy do grupy docelowej. Warto monitorować, które formy preferują pracownicy, czy są to grafiki, wideo, a może tradycyjny tekst.

#3 By chcieli podzielić się

A jak zachęcić pracowników do dzielenia się treściami? Warto wypróbować proste zachęcanie do dzielenia się, czyli użycie tzw. call to action – wezwania do działania. Publikowane na końcu tekstu ma na celu podpowiedzenie pracownikom, co mogą zrobić po zakończeniu lektury. Tym, co zniechęca, są problemy techniczne w dzieleniu się treściami, trudne znalezienie przycisków służących do tego celu lub w ogóle ich brak. Ważne jest także edukowanie i promowanie idei dzielenia się. Być może pracownicy nie zdają sobie sprawy z tego, jaki jest cel tego typu działań, czy są one dobrze widziane w firmie i że mogą dzięki temu pomóc innym np. w poszerzaniu wiedzy.

W kontekście dzielenia się treściami istotna jest także – wspomniana już wcześniej – kwestia atrakcyjności wizualnej. Taki content chętniej klikamy i podajemy dalej. Podobnie jest z zawartością merytoryczną treści. Jeśli content jest wysokiej jakości, pomocny i oczekiwany, tym chętniej będzie udostępniany.

Zaprezentowane modele mogą pomóc w zwiększeniu efektywności z korzystania z firmowych narzędzi dedykowanych komunikacji. Kluczowe jest dopasowanie ich do potrzeb danej organizacji poprzez przeanalizowanie bieżącej sytuacji, zaplanowanie działań dopasowanych do odbiorców, a następnie monitorowanie stanu realizacji przedsięwzięć.

Maja Biernacka
autorka bloga Komunikacja wewnętrzna od kuchni, agencja komunikacji wewnętrznej bee DIFFERENT
office@beedifferent.pl

Zawsze mówiłam, że możesz wszystko, tylko przestań się bać.

Agnieszka Rylik

Pobierz wydanie 07-08/2019

Zobacz również

Klasyczne systemy motywacyjne a idea wellbeingu

Kierując się zasadą, że ludzie wolni i szczęśliwi pracują lepiej, świadomi pracodawcy i menedżerowie stwarzają warunki pracy pozytywnie wpływające na ogólny dobrostan pracowników, czyli wellbeing. Jak wskazują badania przeprowadzone przez Instytut Gallupa wraz z firmą Healthways, finanse nie są głównym czynnikiem motywującym.

Pokolenie Z – wyzwanie dla HR

Z roku na rok coraz większą grupę pracowników stanowią osoby z pokolenia Z, dla których nowoczesna technologia jest czymś tak naturalnym, jak dla wcześniejszych pokoleń kartka i długopis. Jest to duże wyzwanie dla pracodawców, którzy muszą dostosować do tej grupy procesy, narzędzia oraz szeroko rozumiane środowisko pracy.

Wdrożenie wellbeingu

Sir Richard Branson, który dla wielu jest inspiracją zarówno pod względem budowania dochodowego biznesu, jak i budowania go w oparciu o wartości, często wskazuje, jak ważna jest dla niego kultura organizacyjna, która wspiera ludzi.

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.