Efektywna informacja zwrotna w 5 krokach

Aż 65 proc. pracowników podkreśla, że chciałoby częściej otrzymywać feedback od swoich przełożonych – podaje portal Feedback Academy. Informacja zwrotna musi być jednak nie tylko regularna, ale przede wszystkim efektywna.

„Niektóre elementy projektu wyszły dobrze, inne źle. Można by powiedzieć, że był trochę niedopracowany. Wina za to spoczywa niewątpliwie na tobie, jako kierowniku zespołu” – jeśli tak wygląda feedback, którego udzielasz swoim pracownikom, to znak, że musisz całkowicie zmienić sposób rozmawiania z podwładnymi.

1. Przygotuj się do rozmowy

Członkowie zespołu spóźniali się z wykonaniem zadań, co powodowało liczne konflikty, jednak projekt zakończył się sukcesem. Jak powinien wyglądać feedback w takim przypadku? Nie wystarczy, jeśli pochwalisz zespół za efekt – równie ważne jest zwrócenie uwagi na niedociągnięcia. Takie podejście wymaga odpowiedniego przygotowania się do rozmowy i analizy aktywności zespołu. Przed rozmową spisz wszystkie konkretne zachowania – zarówno pozytywne, jak i negatywne – które chcesz omówić. Przemyśl także, jaki cel chcesz osiągnąć. Warto uświadomić sobie, że wpędzenie pracownika w poczucie winy nie jest efektywnym rozwiązaniem. Należy zadbać, by poczuł się doceniony, ale też zdał sobie sprawę z niedociągnięć, których powinien unikać w przyszłości.

2. Mów w pierwszej  osobie

Istotny jest także sposób, w jaki zwracasz się do pracownika. Jeśli używasz form bezosobowych (takich jak „można by”, „powinno się”), odbiorca feedbacku nie doceni w pełni wagi Twojego przekazu. Dużo skuteczniejsze są wypowiedzi, w których podkreśla się, jak JA odczułem sytuację i jak TY możesz ją poprawić. Odwołuj się do swoich obserwacji i emocji. „Wiążę ze współpracą z Tobą bardzo duże nadzieje, a mam wrażenie, że niestety nie wykorzystujesz w pełni swoich możliwości i tracisz szanse” – taki zwrot z ust przełożonego może stanowić dla pracownika silny bodziec do działania, radzi ekspert CzteryP.

3. Zadawaj pytania

Podczas projektu obserwowałeś uważnie postęp prac, a po jego zakończeniu przygotowałeś listę punktów, które chcesz poruszyć w informacji zwrotnej. Jesteś świetnie przygotowany, możesz przez pół godziny mówić o mocnych i słabych stronach przedsięwzięcia. Nie pozwól jednak, by spotkanie z pracownikami zamieniło się w monolog. Stawiaj im pytania, które pozwolą wspólnie zrozumieć istotę problemu. Co poszło nie tak? Jakie działania podjąłeś, by pokonać te trudności? Z czego jesteś szczególnie dumny? Jeśli stawiasz pytania, które wymagają dłuższej odpowiedzi niż krótkie „tak” lub „nie”, możesz lepiej zrozumieć kontekst zdarzeń i uniknąć błędnej oceny.

4. Zrezygnuj z postawy atakującej

Choć mówienie o emocjach jest ważne, nie możesz pozwolić, by to one zdominowały Twoją wypowiedź. Pamiętaj o celach, jakie postawiłeś sobie przed udzielaniem informacji oraz korzyściach, jakie chcesz uzyskać dla siebie oraz osoby, której udzielasz informacji zwrotnej. Jeśli przyjmiesz postawę atakującą, musisz liczyć się z tym, że pracownicy skupią się bardziej na emocjach niż na merytorycznym przekazie Twojej wypowiedzi. „Taka rekcja może znacząco pogorszyć atmosferę w firmie i wywrzeć negatywny wpływ na to, jak postrzegają Cię pracownicy. Ostrożne ważenie słów jest szczególnie istotne, kiedy udzielasz feedbacku kilku osobom jednocześnie” – podkreśla Jarosław Pudełek.

5. Podziękuj za rozmowę

Kiedy omówiłeś już wszystkie zaplanowane kwestie i wysłuchałeś tego, co miał do powiedzenia pracownik, nie zapomnij podziękować rozmówcy za poświęcony czas i zaangażowanie. Takie słowa mogą z pozoru wydawać się mało istotne, pełnią jednak ważną rolę w budowaniu relacji. Pracownik musi mieć świadomość, że Twoim celem nie jest robienie mu wyrzutów. Rozmowa ma  umożliwić rzeczowe omówienie projektu czy podsumowanie dotychczasowej pracy – przy wzajemnym zachowaniu szacunku i w przyjaznej atmosferze Dzięki Twoim działaniom pracownik wyjdzie od Ciebie pełny energii i chęci do dalszych działań.

Źródło: CzteryP

Myślę, że każdy sportowiec, czy mówi o tym, czy nie, jest patriotą.

Czesław Lang

Pobierz wydanie 09/2019

Zobacz również

Klucz do efektywnego zarządzania

Zrozumienie potrzeb, które motywują zespół do działania, ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu firmą. Każdy nowoczesny menedżer powinien zadać sobie pytania: czy znam motywację swoich pracowników? Dlaczego postępują w taki, a nie inny sposób?

Zarządzanie talentami

Nikola Tesla żyjący w ubiegłym wieku, wynalazca serbskiego pochodzenia, jest uważany za jedną z najbardziej genialnych postaci w historii ludzkości. Efekty jego pracy towarzyszą nam w życiu codziennym. Jego talent mógł ulec zaprzepaszczeniu, gdyby nie został rozpoznany i wspierany przez życzliwe osoby, rodziców, nauczycieli, system edukacji, sponsorów oraz model gospodarczy USA.

„Lajkowanie” nie rozwija talentów

Mądre przysłowie mówi, że strach ma wielkie oczy. A skoro jest to prawda, można sobie tylko wyobrazić, jak wielkie oczy ma strach przed oceną. Od najmłodszych lat nieustannie jesteśmy poddawani ocenie. Szkoła podstawowa, liceum, studia wyższe, w domu, w grupie rówieśniczej i wreszcie w pracy zawodowej.

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.