Cel: skuteczne zarządzanie efektywnością

Zarządzanie efektywnością pracy ściśle powiązane jest z modelem zarządzania przez cele, znanym jako „management by objectives”. W przeszłości niejednokrotnie ograniczany był on do jednostronnego narzucania celów i ich przymusowej realizacji, co prowadziło do nieadekwatnego oceniania wyników pracy. Zarzut ten doprowadził do pozbawienia wiarygodności modelu zarządzania przez cele, jednocześnie zaczęto poszukiwać innych, bardziej stosownych rozwiązań.

fot. freepik

Przez ostatnie lata przedsiębiorstwa doświadczają bardzo dynamicznego rozwoju, co za tym idzie również szeregu restrukturyzacji organizacyjnych. Wpływa to między innymi na zmianę dotychczasowych form kierownictwa oraz wzrost wymagań ze strony pracowników, co przekłada się na sposób zarządzania, silnie oddziałując na zmianę i formułowanie nowego stanowiska w sposobie określania celów, kontrolowania ich realizacji oraz opiniowania rezultatów. „Zarządzanie przez efekty jest to sformalizowany i zintegrowany proces kształtowania cech, zachowań oraz wyników działań ludzkich związanych z wykonywaną pracą, którego ogólnym celem jest tworzenie i dostarczanie wartości dla odbiorców” [1].

Zarządzanie przez efekty może być wykorzystywane w wielu aspektach organizacyjnych przedsiębiorstwa, zaczynając od oceny indywidualnych wyników pracownika aż do efektywności całego przedsiębiorstwa. Przyjmuje się, że system ten winien obejmować trzy ważne elementy – są to: zarządzanie efektywnością organizacji jako całości, zarządzanie efektywnością pracowników oraz integracja zarządzania na różnych stopniach organizacji.

System ten posiada ogromne znaczenie w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Obejmuje kluczowe elementy, takie jak wyznaczenie celów działań indywidualnych i zespołowych, wzbudzanie zaangażowania pracowników w realizację misji firmy, mierzenie osiąganych efektów dla doskonalenia umiejętności, wzmacnianie procesów komunikowania się wynikających z zapewnienia feedbacku i rzetelnej oceny. Zarządzanie przez efekty przybiera najczęściej formę cyklu. Składają się na niego przede wszystkim: zaplanowanie efektów, aktywizowanie pracowników do podejmowania zachowań efektywnych i ewaluacja postępowania. Ważny jest tutaj czas trwania takiego cyklu, ponieważ wiąże się on bezpośrednio z pomiarem efektów oraz dostarczeniem pracownikom informacji zwrotnych. Istotne jest, aby równolegle pojedyncze sprzężenia zwrotne były przekazywane na bieżąco. Obecnie stosuje się regularne okresy cyklów, na przykład pół roku, kwartał czy okres trwania określonego projektu. W przypadku nieskomplikowanych prac okres ten może być krótki, nawet jednodniowy czy kilkugodzinny, natomiast przy projektach bardziej złożonych może trwać nawet kilka lat. Najlepszym okresem kontroli efektów, w przypadku prac projektowych, jest półmetek trwania działań.

Jednym z najważniejszych warunków powodzenia w tworzeniu oraz wprowadzaniu systemu zarządzania przez efekty jest opracowanie spójnych celów dla całej organizacji, adekwatne ich rozdzielenie na cele grupowe i na prace indywidualne. Niewątpliwie kluczowa jest tutaj rola procesu komunikacji w przedsiębiorstwie. Poprawne wyznaczenie obszarów efektywności i określenie w nich poszczególnych zadań mają duży wpływ na dalszy przebieg zarządzania przez efekty. Określając cele, należy kierować się kilkoma cechami, które te cele powinny posiadać. Najbardziej znane ujęcie tych cech przedstawia model SMART (specific, measurable, agreed, realistic, time-bounded), co odpowiednio oznacza:

– konkretność – niezbędne jest, aby cele były formułowane jasno i zrozumiale,
– mierzalność – wszystkie postawione cele powinny zostać ujęte w formę weryfikowalną,
– osiągalność – należy pamiętać o uwzględnieniu możliwości pracowników oraz organizacji,
– istotność – każdy cel powinien mieć określone, szczególne i wysokie znaczenie,
– adekwatność – zgodność założeń z misją firmy, głównymi jej celami.

Planując efekty, należy odpowiednio zdefiniować rolę osób indywidualnych w organizacji, uwzględniając obszary efektywności, jak również umiejętności niezbędne do jej pełnienia. Jest to fundament do uzgodnienia i zlecania zadań, a jednocześnie podstawa oceny efektywności i rozwoju pracownika. Kolejny obszar, który wymaga rzetelnego przygotowania, to doskonalenie procesów organizacyjnych i aktywizacja pracowników. Zasadnicze jest tutaj ustalenie planu działania, który będzie prowadził do osiągnięcia założonych celów. Następnie proces jest monitorowany pod kątem postępu realizacji zaplanowanych działań. Należy na tym etapie pamiętać o udzielaniu wsparcia pracownikom i jeśli jest to konieczne, na bieżąco reagować i korygować cele, a także zachowania. Można w tym programie uwzględnić punkty kontrolne, dzięki nim monitorowanie podejmowane jest w ustalonym wcześniej czasie. Ponadto wolno stosować tutaj weryfikację w momencie, w którym jest potrzebna. Najefektywniejsze jest połączenie obu tych opcji.

Należy zwrócić szczególną uwagę na przegląd efektów. Jest on regularny, dotyczy pomiaru, oceny i informacji zwrotnej. To rodzaj cyklicznego spotkania, poświęconego następującym kwestiom: pomiarowi efektów osiągniętych, które zostają zestawione z przyjętymi założeniami początkowymi; dostarczeniu pracownikom informacji zwrotnej o ich efektywności; wyrażaniu uznania za osiągnięte wyniki i feedbacku; wymianie poglądów o dotychczasowej pracy i uzgodnieniu planu dalszego działania.

Zarządzanie przez efekty pozostaje pod wpływem wielu czynników, które tworzą całościowy kontekst zarządzania zasobami ludzkimi, jak również warunków znajdujących się w otoczeniu firmy. Czynniki ekonomiczne to na przykład globalizacja czy rosnąca konkurencja. Aby zapewnić firmie możliwość utrzymania się na rynku i rozwoju, trzeba podnosić efektywność poprzez poprawianie jakości, podwyższanie produktywności, zmniejszanie długości zadań czy redukcję kosztów. Kolejnym czynnikiem są innowacje technologiczne, które stanowią nieodzowną część wszelkich organizacji. Przyczyniają się one do podnoszenia efektywności organizacji, a co za tym idzie przejmowania przewagi konkurencyjnej. Mają duży wpływ na organizację pracy, a także na sposoby nadzorowania jej i kierowania nią. Następnym czynnikiem są zmiany organizacyjne, które dotyczą szeroko rozumianych zmian restrukturyzacyjnych. Prowadzi to między innymi do przekształcenia ról pracowników i menedżerów, również w obszarze formułowania celów, monitorowania ich, a także oceniania. Jednym z najważniejszych czynników jest kultura organizacyjna. Niezwykle ważne dla zarządzania przez efekty są wartości i normy, które determinują standardy efektywności odnoszące się do wyników oraz zachowań określanych jako proefektywnościowe i akceptowalne. W kulturze organizacyjnej ukierunkowane wzory zaangażowania pracowników w poprawne działanie firmy są znaczące dla osiąganych zysków i ich oceniania. Kolejny czynnik to model stosunków pracy, który jest istotny w procesie adekwatnego wdrażania zarządzania przez cele. Uznaje się, że model zdecentralizowany jest rozwiązaniem, które sprzyja wdrażaniu tego systemu. Ostatnim czynnikiem są teorie i nurty w naukach o zarządzaniu. Znaczna ich część odnosi się do wieloaspektowego rodzaju efektywności, na przykład pomiaru, oceniania, wynagrodzenia.

Zarządzanie przez efekty zajmuje szczególne miejsce w systemie zarządzania zasobami ludzkimi. Ma wysokie znaczenie w realizacji celów założonych w zakresie personalnym. Dodatkowo integruje wszystkie części procesów zarządzania personelem. W fazie projektowania i wdrażania wymaga wzięcia pod uwagę wielu specyficznych czynników, jak również skupienia się na wieloaspektowości i złożoności organizacji personalnej w przedsiębiorstwie.

Julia Rychwińska
psychoprofilaktyk, przyszły socjolog biznesu i zarządzania
jularychwinska@ gmail.com


Przypisy:
1 Pocztowski, A. (2008). Zarządzanie Zasobami Ludzkimi. Warszawa: Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne.

Staram się w swoim życiu dostrzegać dobre rzeczy, bo dobro przyciąga dobro.

Joanna Mendak

Pobierz wydanie 09/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.