Wspieramy i pomagamy przetrwać trudny czas izolacji

Z Angeliką Ryfińską, dyrektorem HR w firmie innogy rozmawiała Katarzyna Patalan

Od blisko trzech miesięcy pracodawcy mierzą się z trudnościami w organizacji i zarządzaniu pracownikami w trybie pracy zdalnej. Jak duża część pracowników innogy pracuje zdalnie? Trudno było państwu „przestawić” się na ten model pracy?

Niezwłocznie po otrzymaniu informacji o dynamicznym rozprzestrzenianiu się pandemii powołaliśmy sztab kryzysowy, w którego skład wchodzą zarządy spółek oraz kluczowi dyrektorzy i menedżerowie naszej firmy. Na bieżąco reagujemy na nowe wyzwania i błyskawicznie zmieniającą się sytuację. Uzgadniamy działania, których celem jest ochrona zdrowia i bezpieczeństwo zarówno pracowników, jak i klientów. Dlatego większość naszych pracowników wykonuje pracę z domu.
Dokupiliśmy niezbędny sprzęt, aby umożliwić taką formę pracy osobom, których zadania nie wymagają fizycznej obecności w miejscu pracy. Odpowiednio zabezpieczyliśmy infrastrukturę IT, która zapewnia ciągłość funkcjonowania procesów w naszej firmie. Natomiast ze względu na specyfikę naszej działalności, część pracowników wykonuje swoje obowiązki poza biurem lub miejscem zamieszkania niezależnie od sytuacji. Tym pracownikom poświęcamy najwięcej uwagi.

W jaki sposób zadbaliście o poczucie bezpieczeństwa właśnie tych osób?

Działania pracowników, którzy nawiązują bezpośrednie kontakty z klientami, czy podwykonawcami ograniczyliśmy do spotkań w formie online. Zapewniamy pracownikom środki ochrony osobistej - płyny dezynfekujące, rękawice, maski. W sytuacjach, gdy ograniczenia kontaktów nie są możliwe, korzystamy z kombinezonów ochronnych i gogli. Codziennie dezynfekujemy elementy wyposażenia wnętrz we wszystkich naszych biurach. Dodatkowo stale informujemy pracowników o nowych zaleceniach dotyczących przeciwdziałaniu pandemii. Ustaliliśmy bezpieczne zasady pracy i korzystania ze wspólnych przestrzeni. Dbamy też o strefę psychologiczną naszych pracowników, organizujemy warsztaty online m.in. z technik relaksacyjnych.

Czy dział HR wspiera menedżerów w zarządzaniu zespołami świadczącymi pracę w trybie home office?

Sytuacje kryzysowe weryfikują, w jaki sposób zarządzana jest organizacja. Porównując realizację celów przed pandemią do aktualnych danych, jasno wynika z nich, że innogy dobrze radzi sobie z obecną sytuacją. Nasze procesy działają bez zakłóceń, a to w dużej mierze jest zasługą liderów. Oczywiście jako organizacja w sposób ciągły dbamy o rozwój naszej kadry, w tym kadry zarządzającej. Aktualnie prowadzimy cykl warsztatów w formie online skupionych na zarządzaniu zmianą i zespołem w nowej, pełnej wyzwań rzeczywistości.

Jak według pani działy HR mogą wspierać pracowników w tym trudnym czasie? Jak radzi sobie z tym pani organizacja?

Dbanie o pracowników w czasie pandemii i związanej z nią izolacji powinno przede wszystkim być dopasowane do indywidualnych potrzeb. W ramach naszych działań wspierających pracowników uruchomiliśmy m.in. Infolinię HR. Dedykowany pracownik udziela informacji osobom potrzebującym wsparcia w obecnej sytuacji, która ma bezpośredni wpływ na życie zawodowe i komfort pracy. Poruszane są kwestie z obszaru benefitów czy kadr. Pracownicy dzielą się też swoimi pomysłami związanymi z obszarem działań HR-u, które wynikają właśnie z ich potrzeb. W ramach firmowej opieki medycznej pracownicy mogą skorzystać z profesjonalnego wsparcia psychologicznego. Organizujemy szkolenia skupione na radzeniu sobie ze stresem, trudnymi emocjami. Przesyłamy wskazówki dotyczące organizacji pracy z domu. Powstał kącik literacki, w którym pracownicy dzielą się recenzjami przeczytanych książek, informujemy się także o wydarzeniach kulturalnych dostępnych online.

Jednym z benefitów, który oferuje swoim pracownikom innogy jest Karta MultiSport, z której w obecnej chwili nie możemy korzystać*. Jak w tej sytuacji udaje się państwu zadbać o kondycję zamkniętych w domu pracowników?

Mimo zamkniętych obiektów sportowych wielu z naszych pracowników, nadal jest zainteresowanych dbaniem o zdrowie i dobrą kondycję fizyczną. Dwa razy w tygodniu na grupie pracowniczej na Facebooku odbywają się ćwiczenia jogi online prowadzone przez trenerkę, która przed pandemią prowadziła zajęcia w naszej firmie. Wspólne ćwiczenia sprzyjają integracji i pomagają przetrwać w czasie izolacji. Pracownicy korzystają również z programu online przygotowanego dla posiadaczy Kart MultiSport. Dostosowany do obecnych warunków program jest alternatywną do tradycyjnych wizyt w klubach fitness, pracownicy korzystają z codziennych treningów online, konsultacji dietetyczno-trenerskich, webinariów z mindfulness, czy darmowych audiobooków.

Dostęp do wszelkiego rodzaju aktywności w formie online jest doskonałym rozwiązaniem pozwalającym pracownikowi nieco oderwać się od pracy, która jakby nie było wkroczyła w ich domową przestrzeń. Jak taką formę benefitu oceniają pracownicy innogy?

Każda okazja do oderwania się od trudnej teraz codzienności sprzyja naszemu samopoczuciu. Aktywności w formie online, podczas gdy ruch większości pracowników został zminimalizowany, cieszą się sporą popularnością.

Jak pani myśli, czy epidemia i zmiana pracy na zdalną będzie miała wpływ na rynek benefitów? Czy na tę chwilę już planujecie jakieś zmiany w obszarze strategii polityki świadczeń pozapłacowych?

Na pewno doświadczenie pracy zdalnej wpłynęło również na obszar benefitów w firmach, szczególnie tych, które mają tradycyjną formę obsługi świadczeń pozapłacowych. Usprawniamy procesy, szukamy łatwiejszych rozwiązań i poważniej myślimy o digitalizacji tego obszaru. Od pewnego czasu rozważamy wprowadzenie platformy kafeteryjnej. Niewątpliwie ostatnie wydarzenia mogą być kolejnym argumentem ku temu, że może to być rozwiązanie dostosowane do potrzeb wszystkich pracowników.

Skoro rozmawiamy o benefitach to chciałabym podpytać o wsparcie rodziców, którzy świadczą pracę zdalnie. To oni ze względu na konieczność opieki nad maluchami, odrabianie lekcji itd. mierzą się z największymi trudnościami. Czy w tej sytuacji dział HR jakoś szczególnie wspiera tę grupę pracowników?

Udostępniamy naszym pracownikom - rodzicom webinary z psychologami, które wspierają w wyzwaniach związanych z rodzicielstwem w tym trudnym czasie. Cyklicznie przesyłamy też zestawienie aktywności dedykowanych dzieciom, inspiracje do zabaw, edukacyjne strony, czy warsztaty. Rodzice korzystają również z atrakcji dla dzieci w ramach Karty MultiSport. Opieka nad maluchami uniemożliwia często ciągłą pracę przez 8 godzin, elastycznie i ze zrozumieniem podchodzimy do godzin pracy naszych pracowników - rodziców.

Niezwykle ważna w kontekście pracy zdalnej jest komunikacja, zarówno na linii zespół-bezpośredni przełożony, jak też zespół między sobą. Jak w innogy radzicie sobie z tym wyzwaniem?

Dobre praktyki zaczerpnięte z filozofii Lean, które funkcjonowały przed pandemią przenieśliśmy do świata wirtualnego. Zespoły regularnie spotykają się przed rozpoczęciem wykonywania swoich obowiązków. Każdy członek zespołu przedstawia zaplanowane zadania, informuje o trudnościach, czy potrzebnym wsparciu. Raz w tygodniu odbywają się dłuższe spotkania zespołowe, na których przełożony opowiada o aktualnych działaniach w firmie, jest też okazja do omówienia większych projektów i inspiracji. Dbamy również o przerwy na wirtualną kawę, czy świętowanie urodzin.

Bez wątpienia sytuacja, w której się znajdujemy zaskoczyła nas i wymaga od zespołów dużej elastyczności. W jakim stopniu epidemia wpłynęła na kluczowe procesy działu HR? Czy może pani opowiedzieć, jak wygląda codzienność działu HR w innogy w czasie pandemii?

Przede wszystkim koncentrujemy nasze działania na zachowaniu ciągłości procesów, które dostosowujemy do nowej rzeczywistości biznesowej. Rekrutujemy online, uprościliśmy obieg dokumentów, wypracowaliśmy nowe podejście do onboardingu, szukamy narzędzi do sprawnego przeprowadzenia szkoleń w formie online. A co najważniejsze, każde z naszych działań musi być zgodne z wszelkimi obostrzeniami sanitarnymi. Myślimy o nowej (pewnie znacznie różnej od poprzedniej) rzeczywistości i rozpatrujemy wprowadzenie szeregu zasad i udogodnień, które mogłyby być bardzo pomocne przy okazji podobnych sytuacji w przyszłości. Mówi się o powrocie pandemii na jesieni, czego nie możemy wykluczyć, ale z pewnością zrobimy wszystko, co możliwe, aby być do takiej sytuacji o wiele lepiej przygotowanym.

Jak pani myśli z jakimi wyzwaniami przyjdzie się mierzyć HR-owcom w najbliższych miesiącach?

Świat z pewnością nie będzie taki sam. Ale każda, nawet najtrudniejsza sytuacja ma też swoje plusy. Przed pandemią wiele firm nie wyobrażało sobie, aby większość pracowników wykonywała swoje obowiązki z domów, a dziś mamy realne potwierdzenie, że jednak można tak działać nawet w dłuższej perspektywie. Sytuacja, w której się znaleźliśmy sprzyja, a wręcz wymaga digitalizacji procesów, dostosowania narzędzi do wirtualnej rzeczywistości. Istotnym wyzwaniem jest również zaplanowanie powrotów pracowników do pracy w biurach. Zarządzanie w ciągłych warunkach niepewności staje się codziennością, dlatego należy zadbać o przygotowanie liderów do radzenia sobie z własnym stresem i obawami pracowników. Rola komunikacji jak zawsze istotnej, będzie tym razem kluczowa i strategiczna w zadbaniu o bezpieczeństwo fizyczne, jak i psychiczne pracowników długoterminowo.

Warsztat i rzemiosło ponad wszystko.

Adam Sztaba

Pobierz wydanie 07_08/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.