Konstruktywnie przepracowany kryzys wzmacnia

Z Marią Rotkiel, psycholożką, terapeutką poznawczo - behawioralną, specjalistką PR rozmawiała Katarzyna Patalan

Fot. Piotr Blawicki / East News

Od blisko trzech miesięcy menedżerowie i pracownicy działów HR mierzą się z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem pracownikami świadczącymi pracę zdalną. Z perspektywy psychologa, które z nich są największe?

Tych wyzwań jest wiele. Schemat pracy, codzienne zachowania, wykonywane obowiązki diametralnie się zmieniły, musimy się do tych zmian zaadaptować. Jedną z głównych jest wspomniana praca zdalna, która dla części osób jest trudna. Co ciekawe, jeszcze niedawno praca zdalna była benefitem pożądanym przez wielu pracowników. Postrzegana jako atut. Teraz na tę formę pracy wiele osób narzeka.
W sytuacji, gdy nie ma możliwości kontaktu bezpośredniego, wiele osób, którym dotychczas w pracy niezwykle pomocne były inteligencja emocjonalna i kompetencje społeczne, ma dziś problem. Sprzedają, negocjują, ustalają warunki za pośrednictwem komunikatorów i telefonów, nie mogą posiłkować się przy tym korzyściami płynącymi np. z komunikacji niewerbalnej lub osobistego spotkania na lunchu. Teraz wszystko jest o wiele trudniejsze.

Zatem zwracam uwagę na kwestię komunikacji, która w tych warunkach jest trudniejsza i pozostaje dużym wyzwaniem.

Drugą sprawą bez wątpienia jest motywowanie do pracy i utrzymanie zaangażowania. Cześć osób, która z etapu dynamicznej pracy przeszła nagle w etap izolacji, teraz może wejść w fazę apatii. Jeżeli do czasu opublikowania naszej rozmowy nie zmieni się sposób pracy, to właśnie wtedy większość osób pracujących w obecnym trybie wejdzie w fazę apatii. Charakterystyczne dla niej są: demotywacja, spadek energii i zaangażowania.

Komunikacja z pracownikami w tej fazie wydaje się być kluczowa.

Jak najbardziej. Należy jednak pamiętać, że komunikacja zawsze powinna być dostosowana do odbiorcy. Jeżeli jesteśmy osobą, która otwiera dialog, czy zarządza komunikacją, i wiemy, że nasz zespół wkroczył w fazę demotywacji, to bardzo istotne jest, by umieć ją dostrzec. Symptomy łatwo pominąć, a są to najczęściej: mniej zastrzeżeń, mniej rozmów, roszczeń, złych emocji. Taki stan rzeczy jest bardzo złudny, bo właśnie może być początkiem wspomnianej fazy, w której ludzie sobie odpuszczają próbują uciec z pola widzenia.

Właśnie wtedy potrzebna jest empatia. Wyrażenie tego, że rozumiemy, iż ktoś może mieć mniej energii, może być mniej zaangażowany. Przy pierwszych symptomach wypalenia zawodowego polecam zmienić zakres zadań. Często wystarczy wprowadzić w codzienny tryb funkcjonowania całkiem niewielką zmianę. Mówiąc kolokwialnie, wpuścić trochę świeżego powietrza, dać taki energetyczny zastrzyk. Nieduże zmiany, które nie wiążą się ze stresem, wpływają pozytywnie na chęć rozwijania się, na motywację i samorealizację.

Bardzo ważna jest też informacja zwrotna, która jest pozytywną informacją np.: podsumowanie tego, co do tej pory udało się zrobić w nowej sytuacji pomimo wielu trudności. Jasne zwerbalizowanie tego, że to, co udało się zrobić do tej pory, jest doceniane i dostrzegane.

Faza apatii to nie jest faza wyczerpania. To nie jest tak, że człowiek będący w tej fazie realnie nie ma siły na zarządzanie swoją energią psychofizyczną, na pracę. Ta niemożność nie wynika z lenistwa, ale z tego, że jest zmęczony, znudzony i ospały. Przygniotła go trudna sytuacja, ale nadal ma zasoby energii i siły. Uważam, że nie jest to faza w której należy zabierać pracownikowi jakoś dużo obowiązków, ale zalecane jest wykonywanie w umiarkowanym stopniu czegoś nowego, innego.

Czy faza apatii to czas, w którym przełożony powinien bardziej skupić się na podtrzymaniu relacji?

Oczywiście. To się wpisuje w empatię, w budowanie relacji poprzez empatyczną komunikację i postawę. Nie chodzi tu o otwarcie się na kontakt, na dialog. Należy znaleźć w sobie więcej przestrzeni na uważność względem emocji drugiej osoby. Wystarczą proste pytania: Jak się czujesz? Jak ci pomóc? Co zrobić, aby było ci łatwiej? Słowem kluczem jest empatyczna relacja. Empatyczna komunikacja, w której jest dużo wsparcia, współpracy oraz partnerstwa.

To ważne, by nie negować pracownika, nie dyscyplinować go, tylko wysłuchać i wyjść naprzeciw jego potrzebom. Te bywają bardzo różne: potrzeba nowego sprzętu, częstszego kontaktu z przełożonym, wsparcie ze strony członka zespołu. Najważniejsze jest zbudowanie relacji, w której fundamentem jest zaufanie do przełożonego, czy HR-owca, bo tylko wtedy pracownik otwarcie zakomunikuje swoją potrzebę. Jeżeli uda się ją zaspokoić, to będzie to ważny element w budowaniu poczucia bezpieczeństwa i motywacji.

Odpowiedź jest prosta – chodzi o większy kontakt, o więcej czasu i możliwości na rozmowę, która jest dialogiem empatycznym, czyli otwartym na potrzeby i pytania. Oczywiście nie wszystko jesteśmy w stanie zrobić, ale sam fakt pytania, szukania kompromisu jest bardzo istotny.

Człowiek będący w tej fazie potrzebuje być zauważony. Nie potrzebuje negacji, a pomocnej dłoni, która pomoże mu wstać.

W tę fazę wkrada się też dezorganizacja. Osoby, które do tej pory były bardzo dobrze zorganizowane, dobrze koordynujące swoje obowiązki, mają poczucie, że wkradł się chaos. Ważna w tej sytuacji jest dyrektywność osoby zarządzającej, która jest w kontakcie i potrafi sprecyzować co i jak należy robić.

Osobiście jestem wielką fanką webinariów, które dają ogromne wsparcie, podpowiedzi, dostarczają narzędzi, dają poczucie zespołom wzajemnego wsparcia, wspólnego kontaktu, zwykłej rozmowy, zaopiekowania. Podobnie jak szkolenia, które prócz dostarczania wiedzy integrują pracowników i są dowodem na to, że zespół jest zaopiekowany, a nie pozostawiony sam sobie.

Myślę, że podjęcie takich kroków jest wystarczające, aby podnieść pracownika z fazy apatii.

Znaczna część pracowników świadczy pracę w domu w towarzystwie innych domowników. Niejednokrotnie taka sytuacja powoduje spore zamieszanie, a tym samym praca zdalna traci na atrakcyjności. Jakie ma pani wskazówki, by okiełznać ten chaos?

Praca zdalna straciła swoją atrakcyjność, bo nie jest naszym wyborem, została nam niejako narzucona i to jest podstawowe kryterium. Bardzo często to, co jest naszym wyborem jawi nam się bardzo atrakcyjne. Natomiast to samo, ale już nam nadane i przydzielone bez możliwości decydowania, traci swoją atrakcyjność. To jest bardziej psychologiczny aspekt.

Natomiast to prawda, że te dwa światy: pracy i rodziny, mocno zaczęły się przenikać. Pojawia się zatem pytanie: Jak przewietrzyć głowę? Jak znaleźć oddech od pracy i rodziny, kiedy nadal pozostajemy w izolacji i świecie, który ciągle na siebie wpływa?

Zaryzykowałabym stwierdzenie, że świat pracy i rodziny, który się przenika, nie jest wynikiem tego, gdzie konkretnie pracujemy. To jest bardziej kwestia zarządzania naszym czasem pracy i tego, że w domu wkrada nam się mniejsza dyscyplina, która powoduje, że zamieniamy czas spędzany normalnie z rodziną na pracę przy laptopie.

Zatem w zarządzaniu czasem wiele zależy od nas samych, od tego ile mamy w sobie samodyscypliny i na ile się dobrze organizujemy. W domu potrzebujemy niewielkiego miejsca, ubogiego w rzeczy nas rozpraszające, a uzupełnionego o te rzeczy, które są nam niezbędne do wykonywania pracy. Dopiero wtedy, gdy po skończonej pracy odchodzimy z tego miejsca, to dopiero wtedy w naszej przestrzeni mentalnej powinniśmy być już w domu. To kwestia samodyscypliny. Trzeba tego pilnować i należy być asertywnym, bo jeżeli ktoś do nas mówi: Zadzwonię po dziewiętnastej, to zapytajmy się, czy to jest konieczne, czy może poczekać do jutra rana itd.

Trzeba tym zarządzać. Pamiętajmy, że w tej tzw. normalności też czasami pracowaliśmy w domu, tylko warunki sprzyjały temu, że tej pracy było stosunkowo mniej. Teraz należy stworzyć sobie mentalnie tę przestrzeń.

Znajdź swoje miejsce do pracy, domownicy muszą wiedzieć, że to jest moje miejsce do pracy, ustalamy pewne zasady i to jest kwestia indywidualnej rodzinnej organizacji. To jest trudne, ale do zrobienia, to jest kwestia naszego nastawienia, organizacji, dyscypliny i asertywności.

Specjaliści twierdzą, że praca zdalna zostanie z nami na dłużej. Jakie są według pani plusy i minusy pracy zdalnej? Czy to się nie przełoży na osłabienie relacji w zespołach?

To jest bardzo ważny i ciekawy temat, bo może wpisywać się w to, co w psychologii nazywamy szansą wynikającą z kryzysu. To znaczy, że może się okazać, iż wiele schematów zachowań, działań w obszarze zawodowym ulegnie pozytywnej modyfikacji i zmianie. I to, co okazało się efektywne i co się sprawdzało, zostanie zachowane i używane jako skuteczne narzędzie.

Takim przykładem może być, że reorganizacja zasad sprowadzi się do tego, iż część pracy będziemy mogli wykonywać z domu. Okazuje się, że w tej sytuacji możemy zaoszczędzić dużo czasu, bo np. codzienne dojazdy do pracy zostają ograniczone, natomiast my efektywnie pracujemy tylko część czasu, a reszta to rozmowy, przerwy, które nie zawsze są dla nas konieczne. Osoby, które pracują w domu i są dobrze zorganizowane, potrafią sobie jasno wyznaczać czas pracy – są efektywniejsze, niż gdyby szły do swojego miejsca pracy.

Pomyślmy o tym, że kilka dni w tygodniu możemy wykonać swoją pracę w domu, bo nie musimy się z nikim spotykać i to jest ogromna oszczędność czasu.

Zachowajmy więc to, co teraz okazało się konstruktywne i skuteczne, co pozwoliło zaoszczędzić czas, zachowajmy to w tej tzw. normalności. Co ciekawe, może okazać się, że nie potrzebujemy tak dużych powierzchni biurowych, nie potrzebujemy codziennego stania w korku, nie potrzebujemy aż tylu spotkań do podjęcia ważnych decyzji, że burze mózgów nie muszą trwać półtorej godziny, bo potrafimy szybko się ze sobą skontaktować, wymienić się informacjami i podjąć decyzję w czasie trzy razy krótszym niż normalnie.

Być może nauczyliśmy się oszczędzać czas i energię, a zespoły, które będą potrafiły wyciągnąć z tego wnioski, i to rozsądnie przeanalizować, bardzo dużo na tym zyskają. I nie myślę tu o redukcji i zwalnianiu pracowników, a o szukaniu różnych ułatwień.

W psychologii mówimy, że kryzys jest okazją do wprowadzenia pozytywnych zmian. Kryzys pokazuje nam słabsze ogniwa i dzięki temu możemy wprowadzać bardzo ważne zmiany. Obecnie doświadczamy okoliczności, w których możemy pokazać swój potencjał, bo może się okazać, że odkryliśmy w sobie coś nowego, jakiś schemat nowego działania, który nigdy by nam do głowy nie przyszedł w tej tzw. normalności.

Kryzysowi, zmianie towarzyszy lęk, zachwiane poczucie bezpieczeństwa. Czy można jakoś pracować nad oswajaniem tych emocji?

Mam wiele wskazówek, które mogą być pomocne, gdyż od lat pracuję z zespołami w tym temacie. Natomiast taką podstawową refleksją, czy poradą jest to, abyśmy nauczyli się odróżniać lęk od strachu.
Strach jest odpowiedzią na konkretne zagrożenia. Dobrze, że go odczuwamy, ponieważ nie bagatelizujemy zagrożenia. Tylko, żeby był on konstruktywny i był odpowiedzią na konkretne zagrożenie, musimy opierać się na faktach. Opierając się na faktach potrafię podjąć konstruktywne działanie, które zmniejszy ryzyko zagrożenia i adaptuje mnie do trudnej sytuacji.

Natomiast lęk wynika z wyolbrzymianego, przewidywanego, niedookreślonego zagrożenia. Strach może wynikać z tego, że obroty mojej firmy zmniejszą się w najbliższym czasie o jakiś procent i to napawa mnie niepokojem, więc podejmuje konstruktywne działania. Na przykład uruchamiam oszczędności lub inne narzędzia, które sprawią, że w jakimś obszarze zwiększę swoje obroty. Uruchamiam adaptacyjne narzędzia, bo to wynika z kalkulacji, konkretnych przewidywań i realnej oceny sytuacji.

Natomiast w lęku mam do czynienia z interpretacją: Co to będzie? Będzie źle. Jak ja sobie poradzę? A jak firma padnie? A jak mnie wyrzucą z pracy? – to jest takie gdybanie, które idzie w kierunku takich katastroficznych projekcji, błędnych i nieokreślonych.

Mamy prawo czuć lęk, ale możemy z nim pracować na poziomie poznawczym. Czyli zadawać sobie pytania i go testować, aby sprowadzać go do poziomu konstruktywnych informacji. Wówczas będzie widać, że oczywiście sytuacja jest nowa i trudna, ale jednak mogę podjąć konkretne działania, które sprawią, że nie będzie aż tak strasznie. Jak widać różnica w tych podejściach jest diametralna. Pierwsze podejście oparte jest na realistycznej ocenie, która pozwala nam uruchomić nasz wewnętrzny potencjał. Tu słowem kluczem jest działanie, czyli ja działam, ja sprawdzam, ja kontroluję, nie pozostaję bierny.
Druga sytuacja sprawia, że ja się kotwiczę w lęku, który mnie paraliżuje i uruchamiam błędne koło intensyfikacji tego lęku.

W kryzysie bardzo ważne jest działanie, czyli robienie czegokolwiek, co daje nam poczucie kontroli, sprawstwa, na tu i teraz. W kryzysie sytuacja zmienia się bardzo dynamicznie, ale ważne jest, aby się koncentrować na bieżącej sytuacji i uruchamianiu konstruktywnego działania.

W tym wszystkim najgroźniejsze są projekcje, które dopuszczają wiele scenariuszy opartych na błędach poznawczych i uogólnieniach. Kiedy zaczynamy je analizować, szybko się okazuje, że są niekonkretne. Na przykład, obawiam się o swoją pracę, chyba ją stracę, ale zadając pytanie: Czy wiesz na 100 proc., że ją stracisz? Odpowiadasz: Nie, nie wiem. Wtedy zaczynasz analizować, podejmować racjonalne kroki i piszesz maila do swojego szefa z pytaniem: Czy stracę pracę? Odpowiedź brzmi: Nie. Wtedy widać, że więcej negatywnych myśli powodują projekcje, a nie konstruktywne działanie i szukanie potwierdzonych informacji. Bardzo często sprawdzenie tego, czego się boimy, jest już załatwieniem problemu. Proponowałabym konfrontację z tym, czego się boimy. Lepiej sprawdzić, niż ulec projekcji.

Czy wyniesiemy coś pozytywnego z tego kryzysu?

To bardzo indywidualna kwestia, która wynika z potencjału osobowościowego i dotychczasowych doświadczeń. Ale to, co indywidualne ma odniesie do społeczności. Przecież społeczność, firmy, organizacje budują ludzie, którzy de facto funkcjonują w obecnej rzeczywistości.

Uważam, że organizacje wyniosą z tego dużo dobrego, a będzie to wzajemne docenianie współpracy i wsparcia. Dopiero teraz widać, jak wielkim wsparciem możemy być dla siebie, że w tych trudnych momentach możemy na siebie liczyć, a przez to jesteśmy silniejsi i bezpieczniejsi. Trzeba pamiętać, że nasz instynkt, atawizm sprawia, że każdy członek społeczności czuje się bezpieczniejszy, kiedy jest w „swoim stadzie”,na wsparcie którego może liczyć.

Powinniśmy wynieść z tego świadomość tego, jak jesteśmy dla siebie ważni, kiedy się wspieramy i dostrzegamy wiele prozaicznych rzeczy, które nam kiedyś umykały. Cieszy mnie to, kiedy słyszę, że ludzie cieszą się z tego, że już niebawem pójdą ze znajomymi po prostu na kawę, że się zobaczą, że sobie podadzą rękę. To jest bardzo poruszające, i bardzo budujące, że my to jako jednostka, ale i społeczeństwo docenimy.

Jestem optymistką i uważam, że kryzys pozwoli wielu osobom uruchomić pozytywny potencjał solidarności, wsparcia, zaangażowania, konstruktywnego działania. A to z kolei pozwoli zbudować nową, lepszą jakość. Pamiętajmy też o tym, że będziemy silniejsi, bo tak jest z kryzysami, że nabieramy odporności. Konstruktywnie przepracowany kryzys wzmacnia.

I tego pani, naszym Czytelnikom i sobie życzę

Najważniejsze, że bardzo dużo zależy od nas samych, mamy wpływ na to, jak przechodzimy kryzys.

Warsztat i rzemiosło ponad wszystko.

Adam Sztaba

Pobierz wydanie 07_08/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.