Zmiana – skuteczna, bo systemowa

W grudniowym numerze obiecałem, że kiedy już podejmiemy noworoczne zobowiązania dotyczące naszego przyszłego mistrzostwa, poszukamy metod wsparcia. I tu podpowiedzią są słowa Jonathana Haidta. I słonie…

Ostatnio pisałem o 10 tys. godzin ćwiczeń niezbędnych do osiągnięcia sukcesu. Niedawno zaś mieliśmy Nowy Rok, i po południu, kiedy skutki Sylwestra minęły, wielu Polaków poczyniło zobowiązania noworoczne. I jak to Polacy, mistrzowie lekkoatletyki w rzutach wszelakich, postanowiliśmy rzucić. Palenie, picie, Facebooka, zrzucić wagę etc. Jednak bez paniki! Już 27 stycznia, w Blue Monady, czyli najgorszy dzień roku, będziemy pewni, że „Polacy! – nic się nie stało!”. Chęci (te do brukowania piekła), deklaracje i słomiany ogień dopadną nas jak co roku. Konstatując – chcemy się zmieniać, chcemy, by było lepiej i inaczej – jednak nie bardzo potrafimy. Poszukajmy więc metody.

W książce „Pstryk. Jak zmieniać, żeby zmienić” (autorstwa Chipa i Dana Heathow) omówiono systemowo model Haidta. Używając symboliki autora, mówimy o jeźdźcu na słoniu jadącym ścieżką. Jeździec to logika, słoń (kapryśny, silny, złośliwy, pamiętliwy) to nasze emocje, a ścieżka to sytuacja, w jakiej się to dzieje. Najprościej zrozumieć ideę, analizując konkretny przypadek.

Opisana w „Pstryku” sytuacja dotyczy firmy konsultingowej. Rewidentem odpowiedzialnym za terminowe zestawienie raportów dla szefowej pionu Marii jest Barbara. Niestety, regularnie co miesiąc brakuje około 40 proc. raportów, w efekcie po firmie krążą e-maile nakazujące „natychmiast, w trybie pilnym etc.”, bo nie można zamknąć bilansu. Cel jest oczywisty – 100 proc. raportów w terminie. Jak już widać – nie da się tego osiągnąć prośbą (i częściej groźbą), bo mimo pretensji i napastliwych e-maili sytuacja się powtarza co miesiąc. Popracujmy więc nad sytuacją modelem Haidta, czyli przeanalizujmy elementy logiczne (jeździec), emocjonalne (słoń) i sytuacyjne (ścieżka).

Logika dobrze działa, kiedy wskażemy korzyści, argumenty i skoncentrujemy się na najważniejszych elementach procesu. Po pierwsze więc, 62 proc. raportujących robi to terminowo. Może mają jakąś metodę? Może robią to na bieżąco (codziennie, raz w tygodniu) i nie są zawaleni pod koniec miesiąca zbyt dużą ilością zaległości? Może raporty nie dla wszystkich mają jasną strukturę? Warto też zobaczyć, jak robią to spóźnialscy. Może da się przetransferować technikę od tych, co dają radę, do innych? Logiczne? Tak, bo logika pracuje na korzyściach, na najważniejszych elementach, na wzorcach.

Emocje w tym wypadku są dość jasne i są niestety negatywne. Kiedy zbliża się termin, rośnie napięcie, ale 62 proc. osób radzi sobie z tym dobrze. Pozostałe 38 proc. nie radzi sobie, dostaje negatywne e-maile, robi raport kilka dni po czasie. Trwa to już jakiś czas, więc ludzie przywykli. Prawdopodobnie też większość z nich ma jakieś usprawiedliwienie opóźnienia – delegacja, szkolenie, pilna wrzutka od szefa. Warto zmienić te obojętno-negatywne emocje na inne. Na przykład zamiast wyrzutów dzień po poprosić o osobistą przysługę tydzień przed terminem osoby regularnie spóźniające się z oddaniem raportów? Czymś innym jest przekroczenie terminu, czymś innym spełnienie prośby koleżanki, której na tym zależy. Ludzie lubią być konsekwentni, poczują się emocjonalnie zobowiązani, skoro już obiecali.

Sytuacja nazywana w modelu Haidta ścieżką daje się zmieniać w procesie np. „wyrównywania ścieżki”. Pierwsze zalecenie to ulepszenie otoczenia. Może raport jest zbyt obszerny albo zbyt skomplikowany. Jeśli nie rozumiem potrzeby wpisywania danych lub wiem, że są bezsensowne – będę lekceważył terminowość. Drugim posunięciem może być ułatwienie ruszania w drogę, szybszy start pracy nad raportem. Może na tydzień przed wysłać pracownikom „legitymizowany” (zawierający już imię i nazwisko, terminy, dane stałe) formularz. Taki już „zaczęty” plik uzupełnia się łatwiej, bo początek już zrobiony. Upraszczanie, usuwanie barier zawsze zwiększa sprawność procesu. Trzecie zalecenie to zebranie stada. Zamiast napominać e-mailami pod hasłem „ciągle wiele osób zalega”, warto zmieć przekaz na „zdecydowana większość już oddała raporty w terminie”. Bycie w grupie odstających jest niekorzystne, bo nikt w firmie nie chce być tym gorszym. Pewnie stanu „100 proc. raportów oddanych w terminie” nie osiągniemy, ale stan zadowalający na pewno.

Wracając do zaplanowanych przez nas zmian noworocznych – zachęcam do przestudiowania modelu Haidta. Będziemy wtedy wiedzieli, że warto zaczynać od drobnych sukcesów, które nas potem wzmocnią, a nie rzucać się na wielkie zadania, które nas przerosną. Że łatwiej utrzymać motywację, ćwicząc w stadzie, niż samotnie. Że warto wyznaczyć stałą porę na nasze działania, bo łatwiej wtedy wypracować w sobie nawyk. Jeśli spójnie zadbamy o „ścieżkę dla słonia”, o samego słonia (emocje) i o logikę naszych działań – sukces będzie łatwiejszy. Choć jak w życiu, stuprocentowej gwarancji nigdy nie ma. No chyba że na rower…

Marek Skała
MEGALIT Instytut Szkoleń właściciel/trener

Równowaga w pracy jest najważniejsza. Ważne, aby umiejętnie organizować prywatny czas.

Michel Moran

Pobierz wydanie 02/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.