Zmotywowany menedżer projektu

Powierzenie pracownikowi rozwiązania problemu z pełnym zaufaniem i oddanie w jego ręce cząstki władzy motywuje bardziej niż pochwała czy jednorazowa gratyfikacja. Siła motywacji zawarta w samodzielnym działaniu, kierowaniu dynamiką projektu i zarządzaniu wdrożeniem jest kołem napędowym do rozwoju kompetencji pracowników i procesów w organizacji.

Co zrobić, by pracownik wdrażający projekt nie popełniał demotywujących błędów i by jego wysiłek zakończył się sukcesem?

1. Planowanie wdrożenia

Dopasowanie do strategii i celów organizacji – upewnij się, że wybrany pomysł na projekt jest dopasowany do realiów firmy. Nie proponuj niczego, co z góry jest skazane na porażkę. Jeśli już na etapie planowania wiadomo, że firma (zarząd, kierownictwo) jest przeciwna danemu kierunkowi działania, twoje wdrożenie ma małe szanse powodzenia. Zastanów się, w jaki sposób twój projekt (wdrożenie) wiąże się z celami firmy i jak będzie je wspierał.


Od początku staraj się dopasować poziom zaawansowania i skomplikowania pomysłu do rzeczywistości. Lepszy jest pomysł prosty i wdrożony niż skomplikowany, który pozostanie tylko na papierze. Spójrz z perspektywy odbiorców i użytkowników twojego pomysłu. Czy chętnie będą korzystali z twojego rozwiązania? Czy będzie ono zrozumiałe i czytelne? Pokaż innym twój pomysł i poproś o sugestie na etapie tworzenia, a już na pewno przed pierwszą prezentacją wśród decydentów. Spróbuj od samego początku pozyskać osoby, które w razie potrzeby poprą twój pomysł podczas prezentacji osobom decyzyjnym.


Poszukaj podobnych wdrożeń np. w internecie lub wśród znajomych, w których organizacjach już działa podobne rozwiązanie. Zdobądź lub rozszerz wiedzę z danego zagadnienia. Poproś o podpowiedź osoby doświadczone, zapytaj, na co zwrócić uwagę, o czym pamiętać, na co uważać, jakich błędów uniknąć, jakie są najlepsze praktyki.


Ustal cel wdrożenia oraz mierniki, dzięki którym stwierdzisz, czy wdrożenie zostało przeprowadzone z sukcesem i przyniosło zakładane rezultaty. Określ zasoby finansowe (budżet), ludzkie (kto będzie potrzebny, by przeprowadzić wdrożenie) oraz organizacyjne i materiałowe, które będą ci potrzebne do przeprowadzenia wdrożenia.


Zdefiniuj harmonogram wdrożenia. Podziel całe wdrożenie na etapy. Określ czas, który będzie niezbędny do przeprowadzenia wdrożenia każdego etapu. Przyjmij wariant optymalny – nie planuj zbyt optymistycznie, ale też nie odwlekaj wdrożenia w czasie.


Określ zagrożenia, które mogą przeszkodzić we wdrożeniu. Zastanów się, co się może nie udać i dlaczego. Do każdego zagrożenia zdefiniuj metody przeciwdziałania w celu ich uniknięcia oraz akcje, jakie podejmiesz, gdy dane zagrożenie wystąpi (tzw. plan B).


Na tym etapie wdrożenia projektu najważniejsze jest pozyskanie poparcia decydentów. Przekonaj do pomysłu tych, którzy decydują, pozyskaj przychylność tych, którzy cię poprą w razie potrzeby, oraz komunikuj wdrożenie tym, których ono dotyczy. Ustal wcześniej, kto do jakiej grupy należy.
Rozpocznij od osób, które mogą mieć wpływ na decydentów. Jeśli wcześniej zbudujesz w tej grupie pozytywny obraz wdrożenia, to podczas oficjalnej prezentacji projektu osoby te będą bardziej skłonne do otwartego poparcia twojego pomysłu. Będą swojego rodzaju ambasadorami tego projektu.
Planując oficjalną prezentację swojego projektu grupie decydentów, przygotuj w czytelnej i krótkiej formie prezentacji najważniejsze elementy:

• na czym polega wdrożenie,
• jakie cele chcesz dzięki niemu osiągnąć,
• jakie będą efekty wdrożenia tego projektu.

W prezentacji skup się przede wszystkim na korzyściach płynących dla organizacji z wdrożenia tego pomysłu.

2. Przeprowadzenie wdrożenia

Realizacja planu wdrożenia – na etapie realizacji przechodzimy do wykonywania zadań zgodnie z przygotowanym w fazie planowania harmonogramem. Podczas realizacji pamiętaj, żeby odpowiednio zarządzać czasem, dostępnymi zasobami, a także zadbaj o to, by mądrze delegować zadania. Jeśli wdrożenie przebiega zgodnie z założeniami, wkład menedżera wdrożenia polega najczęściej na wykonywaniu kolejnych ruchów lub monitorowaniu jakości ich wykonania. Jeśli jednak zdarzenia wymykają się spod kontroli, a w końcu już nikt nad nimi nie panuje, menedżer wdrażający projekt powinien jak najszybciej skorygować plan pod kątem aktualnej sytuacji.

Najczęściej zwołuje się wtedy zespół wspierający wdrożenie i zbiera się wszystkie dane dotyczące odstępstwa od planu realizacji, analizuje się przyczyny zdarzeń i wprowadza niezbędne zmiany. Im projekt jest bardziej skomplikowany lub im zespół projektowy mniej dojrzały, wówczas wymagany jest częstszy monitoring zdarzeń.


Zespół projektowy – powinien składać się z osób, których działania są niezbędne dla osiągnięcia rezultatu danego projektu. Najczęściej wcale nie są to decydenci czy inwestorzy, ale klienci, osoby dostarczające dane, kontrolerzy procesu czy kierownicy poszczególnych sekcji. Dużym błędem jest dobieranie członków zespołu ze względu na sympatię czy łatwość współpracy. Istnieje wtedy ryzyko, że celem dla zespołu stanie się spędzanie czasu w miłym gronie, a nie dążenie do osiągnięcia zakładanego rezultatu. Każdy zespół projektowy musi przejść określone etapy, aby stać się dojrzałym efektywnym zespołem. Na początku więc członkowie zespołu będą ustalać między sobą role i w nie wchodzić.

Zwykle w pierwszym okresie pracy nad projektem członkowie zespołu bacznie się obserwują i nadają sobie nawzajem etykiety, są ostrożni, wycofani, nie wywołują konfliktów i nie ufają sobie. Im głębiej wchodzimy w projekt, tym bardziej kolejne działania uzależnione są od czynności innych osób. Dlatego zupełnie normalne jest, że pojawiają się potyczki słowne, zarzucanie sobie braku odpowiedzialności czy niekompetencji. Zespół często na tym etapie ustala nowe relacje współpracy i swoisty kodeks zasad działania. Dojrzały zespół ma już za sobą kłótnie, ustalanie ról, długie debaty, gaszenie pożaru i potrafi radzić sobie z nieprzewidzianymi trudnościami. Członkowie ufają sobie, wspierają się i akceptują odmienności charakteru innych osób. Liczy się osiągnięcie wspólnego sukcesu. Osoba wdrażająca projekt powinna mieć na uwadze to, że zespół to żywy organizm, który ewoluuje i dojrzewa wraz z projektem.

3. Utrwalenie efektów wdrożenia

Ostatnim etapem wdrożenia projektu w organizacji jest utrwalenie zmian (tzw. zakotwiczenie ich w organizacji) zwykle dzięki szkoleniom, procedurom i instrukcjom. Dzięki szkoleniom budujemy świadomość pracowników na temat wprowadzanych zmian, informujemy o nowych zasadach, uczymy obsługi np. nowego systemu lub nowych metod postępowania.
Już na etapie planowania wdrożenia projektu (ustalaniu harmonogramu) powinniśmy ustalić następujące kwestie:

• czy szkolenia będą potrzebne,
• jaki ma być ich cel (budowanie świadomości, poznanie nowych metod działania, inne),
• jakie grupy osób (pracowników) mają być nimi objęte (wszyscy pracownicy, specjaliści, kierownictwo, inne grupy),
• w jakiej formie mają być prowadzone (wykład, ćwiczenia, warsztaty, inne),
• kiedy powinny być przeprowadzone (na początku wdrożenia, w trakcie czy na koniec).

Innym sposobem na utrwalenie zmiany w organizacji jest opracowanie procedury lub instrukcji opisującej dany proces lub projekt. Pierwszym krokiem w opracowaniu procedury będzie sprawdzenie, czy w organizacji obowiązują standardy opisujące postępowanie z procedurami (mogą to być np. standardy ISO). Jeśli w danej organizacji obowiązują takie normy, należy sprawdzić zawarty w nich opis przygotowywania i kształtu procedur. Procedura lub instrukcja opisująca proces lub projekt wdrażany w organizacji powinna być przygotowana zgodnie z tymi standardami. Opracowana procedura powinna być zakomunikowana osobom zainteresowanym, czyli tym, których będzie ona dotyczyła lub które będą nią objęte.


Dzięki opracowaniu procedury zwiększy się poziom utrwalenia efektów wdrożenia w organizacji, a wiedza na temat danego rozwiązania zostanie zachowana nawet po upływie dłuższego czasu.

Danuta Malczewska
trener biznesu, Architekci Biznesu

Myślę, że każdy sportowiec, czy mówi o tym, czy nie, jest patriotą.

Czesław Lang

Pobierz wydanie 09/2019

Zobacz również

Poziom inteligencji w dół

Mamy XXI wiek. Ludzkość doskonali sztuczną inteligencję, następuje szybki postęp technologiczny w różnych dziedzinach, człowiek zyskuje coraz większy dostęp do informacji i wiedzy. Mogłoby się wydawać, że w efekcie tak dynamicznych zmian systematycznie będzie wzrastać iloraz inteligencji ludzkości. Jednak badania przeprowadzone przez norweskich i brytyjskich badaczy wskazują na zupełnie odwrotny trend.

Proaktywność menedżerska

Rok 1940, San Bernardino, dwóch braci otwiera małą restaurację dla zmotoryzowanych klientów. Jedną z wielu w tamtych czasach. Klienci zamawiają jedzenie i napoje, siedząc wygodnie w swoich autach, a pracownicy obsługi podjeżdżają do nich na wrotkach. Wszystko działało sprawnie, obroty rosły, ale właściciele nie byli do końca zadowoleni ze swojej działalności.

Mniej znaczy więcej

Minimalizm to podejście, w którym dąży się do upraszczania codzienności i redukowania wszystkiego, co zbędne ‒ nadmiaru przedmiotów, zadań, przekazów medialnych, a nawet toksycznych relacji z ludźmi. Jak wykorzystać minimalizm w podejściu do pracy? Oto kilka wskazówek.

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.