Trzy zasady dobrego wystąpienia publicznego

Wygłoszenie istotnej prezentacji w firmie to jedno z większych wyzwań zawodowych dla wielu pracowników. Jeszcze bardziej zyskuje na znaczeniu, gdy odbiorcami są kluczowe osoby w organizacji lub gdy jest ważna dla nas samych oraz naszych odbiorców. Jak pokazują badania przeprowadzone przez zespół badaczy z Universidad de Jaen w Hiszpanii, aż 75 proc. ludzi dorosłych odczuwa pewnego rodzaju obawy lub stres związany z wystąpieniami publicznymi(1).

unsplash.com

W niniejszym artykule zajmiemy się trzema ważnymi zasadami, które warto stosować podczas wygłaszania prezentacji biznesowych.

Zasada pierwsza: Najpierw uwaga, potem merytoryka

Prezentacje wygłaszane w firmie muszą być merytoryczne. Nie powinny zawierać elementów charakterystycznych dla wszelkiego rodzaju wystąpień inspiracyjnych czy motywacyjnych. Nadrzędnym celem firmowych prezentacji jest przekazanie ważnych informacji w jasny i przystępny sposób. Będzie to możliwe, gdy zadbamy o najważniejszy proces poznawczy w kontekście wystąpień biznesowych, czyli uwagę odbiorcy.
Słuchacze nie są w stanie zapamiętać wszystkich prezentowanych treści, dlatego w trakcie prezentacji warto przykuć uwagę odbiorcy w tych momentach, które są dla nas najważniejsze. Wówczas powinniśmy zadbać, by poziom słuchaczy był na najwyższym poziomie. Jak zadbać o tę uwagę? Tu z pomocą przychodzi Bert Decker, jeden z najważniejszych autorytetów w dziedzinie wystąpień publicznych.
Bert Decker wspomina w swoich publikacjach o tzw. Elementach Przykuwających Uwagę (w skrócie EPU), czyli zbiorze prostych technik, które mogą pomóc przykuć uwagę publiczności w chwili, która jest kluczowa w całym wystąpieniu. Dodając do EPU Deckera kilka elementów wykorzystujących najnowszą technologię otrzymamy solidny zbiór narzędzi.

Do najważniejszych EPU zaliczamy:
• pytania otwarte/zamknięte (gdy oczekujemy na odpowiedź),
• pytania retoryczne (gdy nie oczekujemy odpowiedzi od publiczności),
• fakty związane z tematem wystąpienia,
• krótkie historie, które pozwalają zobrazować dany problem,
• livepolling, czyli krótkie formy grywalizacyjne dotyczące tematu prezentacji (świetnie sprawdzają się do tego narzędzia interaktywne takie jak Mentimeter czy Kahoot),
• rekwizyty,
• cytaty,
• wideo,
• żarty (z którymi trzeba jednak uważać, bo albo zjednają nam sympatię publiczności, albo spowodują jedynie zażenowanie).

Stosując te techniki, jesteśmy w stanie łatwiej zarządzać uwagą, a dodając kilka z nich do swojej prezentacji, możemy wpłynąć na zwiększenie zapamiętywania informacji przez naszych odbiorców. Uwaga nie jest ważniejsza od treści merytorycznej, ale ułatwia tę treść przyswajać.

Zasada druga: Najpierw przeanalizuj odbiorców, potem dobierz content

Jednym z najczęściej popełnianych błędów w tworzeniu prezentacji wewnętrznych w firmach jest niedoszacowanie lub przeszacowanie możliwości poznawczych odbiorców. Innymi słowy – prezentacje są zbyt łatwe lub zbyt trudne dla danej grupy, a co za tym idzie, nie spełniają swojej funkcji.
Za zbyt trudnymi prezentacjami bardzo często stoi tzw. Klątwa Wiedzy – czyli założenie, w myśl którego treści zrozumiałe dla osoby prezentującej są zrozumiałe także dla publiczności. To powoduje używanie specjalistycznej terminologii, skrótów myślowych i danych, które wywołują tzw. szum informacyjny. Termin ten oznacza nadmiar nieistotnych informacji, które zakłócają uwagę odbiorców, co w konsekwencji prowadzi do utraty przez nich skupienia i zmniejszenia efektywności samej prezentacji.
Zbyt łatwe prezentacje to z kolei rezultat kilku możliwych scenariuszy – braku przygotowania, obawy, że publiczność nie zrozumie treści lub niedopasowania contentu do oczekiwań odbiorców. W każdym z powyższych przypadków prezentacja nie ma sensu, nie spełnia swojej funkcji i nie odnosi zamierzonego rezultatu.


Jak zapobiec takim sytuacjom?
Odpowiedzią jest analiza odbiorców. Tak jak marketingowcy czy sprzedawcy analizują grupę docelową, zanim wystosują przekaz marketingowy czy ofertę, tak prezenterzy/mówcy powinni analizować publiczność, dostosowując treść i dobierając właściwą formę przekazu. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe, ale to raczej sporadyczne przypadki. W zdecydowanej większości sytuacji, zwłaszcza wewnątrz firmy, wiemy, kto będzie na spotkaniu oraz jakie może mieć oczekiwania. Jak taką analizę przeprowadzić?
Poniżej zamieszczam cztery płaszczyzny, na których powinniśmy definiować naszą grupę odbiorców (koncepcję tworzenia prezentacji na podstawie przedstawionego modelu analizy odbiorców nazywam „publikocentryzmem” lub „audience centrism”).

1. Kim są moi odbiorcy?
Tu definiujemy demografię grupy:
• Jakie wspólne cechy mają moi odbiorcy (np. wiek, stanowisko, firma)?
• Jakie różnice występują między odbiorcami (np. działy, kompetencje w danej tematyce)?

2. Jaki jest ich wyjściowy poziom wiedzy w danej tematyce?
Tutaj definiujemy zasoby kompetencyjne w omawianej przez nas tematyce.

3. Co jest dla nich ważne z perspektywy tej prezentacji?
Tutaj definiujemy korzyści, jakie publiczność odniesie z wysłuchania prezentacji. Robimy to na trzech poziomach:
• Wiedzy: „Podczas tej prezentacji nauczycie się/poznacie/dowiecie się…”
• Umiejętności: „Dzięki tej wiedzy będziecie mogli zrobić/wykonać/przeprowadzić…”
• Postaw: „…a to pozwoli Wam poczuć, że/zrozumieć…”

4. Jaka forma prezentacji będzie najbardziej właściwa dla danej grupy odbiorców (interaktywna, szczegółowa, miękka, inna)?
Udzielenie odpowiedzi na te cztery pytania przed przystąpieniem do tworzenia prezentacji pozwoli nam na zdefiniowanie odbiorców i dobranie dla nich możliwie najbardziej wartościowej treści oraz atrakcyjnej formy wystąpienia. Dobrze przeprowadzona analiza odbiorców potrafi nie tylko sprawić, że nasza prezentacja zostanie lepiej przyjęta, ale pozwoli także na przyspieszenie pracy nad samą prezentacją i uniknięcie pytań wynikających z niezrozumienia tematyki, o której mowa.

Zasada trzecia: Warsztat prezentera — ostatni element przepisu na sukces prezentacji

Nawet najciekawszą treść można przedstawić w zupełnie nieciekawy sposób. Możemy mieć perfekcyjną strukturę, interesujące przykłady i piękne slajdy, ale jeśli będziemy mówić w sposób nudny i bez przekonania – nikt nam nie uwierzy, nikogo nie przekonamy, nikogo nie zaciekawimy.
Warto zadbać o kilka prostych elementów, które sprawią, że nasz warsztat prezentera będzie stał na wysokim poziomie.
1) Pozbądź się paramowy. Pierwszym sposobem na mówienie w ciekawszy sposób jest pozbycie się dźwięków, które jedynie udają słowa, czyli paramowy. Zaliczamy do nich „yyyy”, „eeee”, „aaaaa” i wszystko inne, co dobywa się z ust jedynie po to, by zabić ciszę. Tymczasem cisza jest naszym sprzymierzeńcem.
2) Stosuj pauzy. Paramowę warto zamienić na pauzy. Kiedy zamiast „yyyyyy” robimy celową przerwę, uczestnicy prezentacji mogą łatwiej zapamiętać przekazywaną przez nas treść, a my możemy przemyśleć to, co za chwilę powiemy. Ponadto pauza pozwala na głębszy oddech i zwiększenie pewności siebie w danym momencie prezentacji. Skoro jesteśmy już przy oddechu…
3) Używaj przepony. Przepona jest dla naszego głosu tym, czym silnik odrzutowy dla samolotu – z takim silnikiem samolot jest w stanie polecieć o wiele dalej i szybciej. Tak samo jest z naszą mową – angażując przeponę, nasz głos zmienia się nie tylko na bardziej atrakcyjny, ale także jesteśmy w stanie wypowiedzieć dużo więcej w bardziej pewny siebie sposób. Aby używać przepony, warto ćwiczyć oddychanie przeponowe, na którego temat powstało wiele poradników.
4) Dbaj o swoją postawę. To ma znaczenie szczególnie w sytuacjach, gdy prezentujemy na stojąco. Wówczas warto zadbać o stabilną postawę, umieszczenie rąk gdzieś pomiędzy klamrą od paska a mostkiem i stonowaną, acz celową gestykulację.
5) Pamiętaj o kontakcie wzrokowym i uśmiechu. To chyba najprostsze i jednocześnie najtrudniejsze zadanie prezentera. Niemniej jeśli jesteśmy w stanie utrzymywać kontakt wzrokowy z naszą publicznością i prezentować daną kwestię z entuzjazmem, to dużo łatwiej będzie nam zjednać sobie odbiorców.

Choć wygłaszanie prezentacji zazwyczaj bywa problematyczne, to może być zarówno łatwiejsze, jak i ciekawsze, jeśli będziemy stosować dobre praktyki i trzymać się pewnych zasad. Skuteczne wygłaszanie wystąpień to nie dar od losu, a możliwa do nauczenia kompetencja biznesowa, pełna struktur, zasad i zależności, których stosowanie pozwala na osiąganie ponadprzeciętnych wyników. W tym artykule zawarto jedynie kilka z nich, ale już samo wdrożenie powyższych zasad pomoże w przeniesieniu prezentacji w firmie na wyższy poziom.

Przypisy:

Garcia-Lopez, L. J.; Diez-Bedmar, M.B. & Almansa-Moreno, J.M. (2013). „From being a trainee to being a trainer: helping peers improve their public speaking skills", Journal of Psychodidactics. 18 (2): 331–342. doi:10.1387/RevPsicodidact.6419.


 

Filip Werstler
trener wystąpień publicznych
filip@westler.pl

Muzyka jest dla mnie bardzo ważna.

Michał Bajor

Pobierz wydanie 10/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.