Po co menedżerowi facylitacja?

Facylitacja swoimi korzeniami sięga do metod heurystycznych i do niedawna korzystali z niej głównie szkoleniowcy, mediatorzy i osoby wspierające zespoły w znajdywaniu rozwiązań problemów. Zmiany w sposobach kierowania zespołami polegające na zwiększaniu partycypacji pracowniczej, oczekiwanie wzrostu zaangażowania oraz nacisk na innowacyjność spowodowały, że pośród wielu umiejętności, jakich oczekuje się od kierownika, pojawia się silna potrzeba rozwoju kompetencji ukierunkowanych na stymulowanie zespołu do samodzielnego i kreatywnego wyszukiwania rozwiązań problemów biznesowych.

fot. freepik

Za przyczynami wewnętrznymi stoją także zewnętrzne. Warto tu wymienić między innymi złożoność problemów wymagających interdyscyplinarnego podejścia, posiadanie głębokiej wiedzy specjalistycznej oraz elastyczność w reagowaniu na potrzeby rynku. Nie jest to zjawisko całkowicie nowe, ponieważ od wielu lat stosuje się metody heurystyczne w zarządzaniu, między innymi metodę burzy mózgów Osborna czy analizę SWOT.

Metoda World Cafe

Zmiana wynika z podejścia do problemów zaczerpniętego ze środowisk IT, które w wielu sytuacjach tworzy jednostkowe unikatowe rozwiązania, co wymusza radykalną zmianę w kulturze kierowania. Mowa tu o zwinnych metodach zarządzania nazywanych po angielsku Agile. Nowa filozofia zarządzania zwinnego ukierunkowana jest na wyszukiwanie innowacyjnych rozwiązań prowadzących do wzrostu przewagi konkurencyjnej. Metody facylitacyjne doskonale wpisują się w tę filozofię, ponieważ usprawniają procesy porządkowania wiedzy, określają zmienne rozwiązania oraz są ukierunkowane na osiąganie celu poprzez zaangażowanie wszystkich członków zespołu. Facylitowanie pracy grupy to już stały element w działaniach projektowych. Można tu zastosować wiele pomocnych metod, czasem przypominających inne narzędzia menedżerskie.

Za jedne z ciekawszych metod uważne są: metoda World Cafe i drzewo problemów. Facylitator, wykorzystując metodę kawiarnianej atmosfery (World Cafe Method), pomaga uczyć się uczestnikom w doświadczeniowo-pytaniowej sytuacji rozwiązywania określonych problemów do wskazanego tematu. Metoda ta rozpoczyna się od ustalenia celu spotkania i wybrania elementów, które należy przedyskutować. Praktycznie zakłada przeprowadzenie w małych 5-osobowych grupach serii rozmów przy osobnych stolikach na ustalone wcześniej tematy, które dotyczą realizowanego celu. Przy każdym stoliku omawia się inny temat. Liczba rund i czas ich trwania zależy od ilości omawianych kwestii − przeważnie są to mniej więcej dwudziestominutowe etapy. W czasie spotkania członkowie grupy zmieniają stolik i koncentrują się na innym temacie. Przy stoliku zostaje zawsze jedna osoba − „gospodarz stolika”, która przedstawia nowo przybyłej grupie dotychczasowe wnioski z dyskusji i sposoby rozwiązania problemu. W efekcie zespoły generują nowe pomysły, precyzują uwagi i propozycje. Takie spotkania aktywizują uczestników do przedstawiania nowych pomysłów, gdzie problem może być postrzegany inaczej, szerzej, interdyscyplinarnie. Zaletą tej metody jest swobodna atmosfera, ćwiczenie uważnego słuchania oraz chęci zadawania pytań. Celem jest wykorzystanie potencjału grupy i ukierunkowanie na rozwój. Facylitator kontroluje prowadzenie rozmów i koncentruje się na najbardziej istotnych pytaniach. Ostatnia faza to publiczna prezentacja i podsumowanie zdobytych informacji, co stanowi wynik spotkania. Metoda ta, wykorzystując pozytywną atmosferę, koncentruje się na doświadczeniu członków zespołu i zachęca do aktywnej komunikacji.

Drzewo problemów

Drugą metodą jest drzewo problemów. Metaforycznie można zasugerować, że źródłem siły drzewa są jego korzenie, które stanowią jego wsparcie. Korzenie to współpracująca grupa, to jej umiejętności, doświadczenia, postawy, powiązania i kontakty. Pień to zasady wspólnej pracy. Liście stanowią to, co chcemy osiągnąć. Owoce w dłuższej perspektywie to gotowe efekty bądź produkty. Drzewa problemów są prostym sposobem wizualizacji przyczyn i skutków danego problemu. Naszkicowanie drzewa problemu pomaga rozłożyć problem na niewielkie, możliwe do przyswojenia elementy. Osoby uczestniczące przyglądają się problemom, które chcą rozwiązać poprzez współpracę. Ich aktywność polegać będzie na identyfikacji i mapowaniu przyczyn problemów, a następnie przekształceniu ich na cele działań. Wymaga to dialogu i umiejętności pracy w grupie, zwłaszcza że rzeczywistość jest bardzo złożona – najczęściej nie ma jednej poprawnej wizji problemu i jego przyczyn.

Podstawowe pytania do rozważenia mogą brzmieć następująco:

− Na jakim (ogólnym) problemie powinniśmy się skoncentrować?
− Co wywołuje ten problem?
− Jakie czynniki leżą u podstaw tych przyczyn?
− Którym przyczynom jest prosto, a którym trudno zapobiegać?
− Jakie są potencjalne rozwiązania?
− Które przyczyny się nasilają lub niwelują?
− W których miejscach możliwa i pożądana jest interwencja, dzięki której grupa mogłaby doprowadzić do zmiany?

Istotne jest zapisanie wspólnie ustalonego problemu na środku flipcharta, zaproszenie do dyskusji na temat przyczyn problemu i zapisywanie każdej z nich na odrębnej karteczce samoprzylepnej, a następnie umieszczenie poniżej głównego problemu, którym zajmuje się grupa. Ważne jest zasygnalizowanie faktu, że pomysły będą się zmieniać w trakcie dyskusji, dlatego można je przepisywać, ponownie redagować i przemieszczać na flipcharcie.

Drzewo problemów pomaga w zidentyfikowaniu potencjalnych obszarów interwencji, w których działanie może wywrzeć znaczący wpływ na zmianę, pozwala również przedstawić logikę (i założenia), jakie legły u podstaw waszego planu. Podstawowe zadanie polega na znalezieniu i przyjrzeniu się relacjom przyczynowo-skutkowym. Struktura drzewa problemu sugeruje linearną relację pomiędzy przyczyną a skutkiem problemu, w większości wypadków rzeczywistość jest jednak bardziej złożona. Drzewa problemów są elementem myślenia systemowego i mogą być wykorzystane do wizualizacji bardziej złożonych relacji.

Podsumowanie

Czy facylitacja ma zatem wady? Z pewnością wymaga sprawnego prowadzenia przez facylitatora/menedżera, który zna nie tylko technikę stosowania metody, lecz także rozumie specyfikę ról grupowych oraz dynamikę pracy grupy. Czynnik ludzki nabiera tu szczególnego znaczenia, ponieważ może dochodzić tu do konfliktów na tle osobowościowym. Udział w grupie zgodnie z klasycznym podziałem na introwertyków i ekstrawertyków również będzie wpływał na dynamikę pracy. Zespoły o niskiej motywacji wewnętrznej nie będą generować dobrych rozwiązań, może się też pojawić zjawisko próżniactwa społecznego lub brak przestrzeni dla wszystkich spowodowany zaangażowaniem silnych osobowości.

Z pewnością jest to metoda czasochłonna, czasami wręcz sprawiająca wrażenie powolnej, jednak badania pokazują, że procesy inkubacji pomysłów wymagają czasu, a pośpiech będzie prowadził do pogorszenia jakości rozwiązań. Grupa w procesie facylitacji może się na tyle dobrze zintegrować, że sam proces stanie się ważniejszy od celu. Facylitacja „uzależnia” i potem trudno jest pracownikom wrócić do bardziej scentralizowanych metod kierowania.

dr Agnieszka Twaróg-Kanus
mentor, coach w zakresie edukacji, wykładowca Akademii Techniczno- -Humanistycznej w Bielsku-Białej
agakanus@op.pl

Sylwester Pietrzyk
trener i konsultant zarządzania ASPEKT HR
sylwekp@wp.pl

Zawsze mówiłam, że możesz wszystko, tylko przestań się bać.

Agnieszka Rylik

Pobierz wydanie 07-08/2019

Zobacz również

Nowoczesny savoir-vivre w biznesie

To, że sytuacje biznesowe wymagają stosownego zachowania, przyjmujemy raczej za oczywiste. A jednak coraz rzadziej używa się sformułowania „savoir-vivre”, które może kojarzyć się ze stawianiem sztywnych reguł ponad naturalną swobodą. Jeśli jednak przyjmiemy założenie, że to nie ludzie są dla zasad, ale zasady dla ludzi, savoir-vivre może nam przynieść wiele pożytku.

Sezon urlopowy – popracuj nad swoją karierą!

Okres wakacyjny to czas, na który wielu czeka z utęsknieniem przez cały rok. Już na samą myśl o tygodniu albo dwóch tygodniach błogiego urlopu czujemy się bardziej zrelaksowani. Jednych zbliżający się urlop zdecydowanie motywuje do intensywniejszej pracy, by wszystkie ważne tematy pozamykać przed wyjazdem na wakacje i potem spokojnie odpoczywać, innych zbliżający się termin letnich podróży rozleniwia i myślą tylko o tym, jak przetrwać w pracy jeszcze kilka dni.

Być lubianym − jak to zrobić?

Czas, jaki poświęcamy codziennie na pracę zawodową, to przynamniej osiem godzin. To jedna trzecia całej doby, warto zatem zadbać o to, by swoje obowiązki wykonywać w przyjaznej i miłej atmosferze. Przecież nie od dzisiaj wiadomo, że dobre stosunki międzyludzkie i przyjazny klimat w miejscu pracy sprawiają, że z przyjemnością do niej idziemy, a serdeczne relacje w organizacji pozytywnie wpływają na naszą efektywność.

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.