O sposobach prowadzenia zebrań

Najlepsze zebrania to te, których nie trzeba prowadzić – tak brzmi stwierdzenie doktora Lothara Seiwerta, niemieckiego eksperta od efektywności osobistej i zarządzania sobą w czasie. Kontekst tego powiedzenia wskazuje na negatywne aspekty nieprzemyślanych i niewłaściwie przeprowadzonych spotkań nazywane kosztownym pożeraczem czasu.

fot. istockphoto

Sytuację dodatkowo komplikuje zmiana zachodząca w obrębie kultur organizacyjnych współczesnych przedsiębiorstw powodująca, że dotychczasowa forma spotkań jest jeszcze bardziej wystawiona na próbę. Porównajmy zatem „klasyczne” zebrania z ich nowoczesnym odpowiednikiem wykorzystującym metody heurystyczne.

Na siedząco

Zdarza się, że zebrania nazywane „nasiadówkami” są długie, nieproduktywne, nudne i jak mawiał Henry Ford, „więcej ludzi marnuje czas i energię, roztrząsając problemy, niż rzeczywiście próbując je rozwiązać”. Jeżeli planujemy zebranie, mamy wpływ na jakość organizacji, czyli termin, czas, miejsce. Warto określić czas potrzebny na poinformowanie pracowników o zmianach, decyzjach, wydarzeniach, ale też na wymianę informacji. Dlatego należy zadbać o warunki, które pozwolą bez zakłóceń wysłuchać opinii innych, umożliwią wspólne poszukiwanie rozwiązań, zadanie pytania czy rozwianie wszelkich niejasności. Wartościowe zebrania przebiegają według przemyślanego planu spotkania, a uczestnicy zebrania są merytorycznie przygotowani. Spotkanie będzie można uznać za efektywne, jeśli podczas jego trwania nastąpi realizacja celów i ich ewentualna ewaluacja.

Zebrania w klasycznej formie mają zarówno wady, jak i zalety.

Wadami mogą być:

– pasywność uczestników, gdzie zebrania odbywają się z inicjatywy kierownictwa,
– dominacja uczestników, którzy chcą podporządkować sobie całe zebranie,
– ryzyko wystąpienia konfliktu,
– brak konkretnego, wyraźnego zakończenia.

Zdarza się, że opuszczając spotkanie, uczestnicy nie mają pewności co do tego, co zaplanowano na przyszłość, jak nowe ustalenia mają się do całości projektu. Uczestnicy mogą mieć obawy przed publicznym wystąpieniem, stąd też kierują swoją uwagę bardziej na własne bezpieczeństwo niż na meritum zebrania.

Autokratyczny styl prowadzenia zebrania przejawia się dominacją władzy kierownika. Nie dopuszcza on swoich podwładnych do procesu podejmowania decyzji. Drobiazgowo określa zadania do wykonania oraz metody pracy, nie pozostawiając tym samym pracownikom okazji do samodzielnego decydowania i przejawiania inicjatywy. Autokratyczny sposób kierowania ma swoje zalety i wady. Do tych pierwszych z pewnością można zaliczyć porządek panujący w organizacji. Każdy z pracowników poprzez szczegółowe określenie jego zadań wie, co ma robić, w jaki sposób i w jakim czasie. Pozwala to uniknąć nieporozumień w organizacji. Zadania są wykonywane precyzyjnie według poleceń, toteż końcowe wyniki pracy są przewidywalne. Wadami stylu autokratycznego są: ograniczona własna inicjatywa i kreatywność zespołu, konieczność podporządkowania się odgórnie narzuconym normom, nieprzyjazna atmosfera pracy. Otrzymując wytyczne co do sposobu wykonania polecenia, pracownicy przestają myśleć, wykonują polecenia, nie wykazując się przy tym własną inicjatywą i umiejętnościami. W perspektywie czasu może stać się to uciążliwe, męczące i zniechęcające do dalszej pracy.

Zaletami tradycyjnych zebrań mogą być:

– wspólne doświadczenia – świadomość, że problem dotyczy innych osób oraz że inny zespół pracujący nad tym samym zagadnieniem osiąga podobne rezultaty, mogą być podnoszące na duchu,
– ustalenie konsensusu – jeżeli zespół ustali wspólną strategię działania, każdy członek grupy staje się sumieniem innych, a także źródłem energii. Konflikty mogą być rozwiązywane w otwartej dyskusji, wniosek końcowy jest akceptowany przez cały zespół,
– inspiracja dla nowych pomysłów płynąca z atmosfery zaangażowania wielu ludzi – pomysły proponowane przez innych stają się inspiracją naszych własnych myśli.

Reasumując, klasyczne zebranie powinno być uporządkowane, zakończone podsumowaniem.

Powinny zostać zaplanowane dalsze działania oraz kolejne spotkania. Idealnie, gdy jest przestrzeń na krytyczne uwagi na temat spotkania – ten rodzaj dodatkowego przemyślenia i konstruktywnej krytyki oczyszcza atmosferę i motywuje do intensywnej pracy.

Kompetencje organizatorskie i komunikacyjne osoby prowadzącej zebranie wpływają na współdziałanie i rozwiązywanie problemów w zespole. To niełatwy proces wymagający wysiłku – jeśli ma być przeprowadzony sprawnie i owocnie.

Na stojąco

Idea spotkań na stojąco sięga swoimi korzeniami do historii wojskowości. Pozwalały one na szersze spojrzenie na rozłożone na stole mapy sztabowe, co dawało szansę na podjęcie słusznych decyzji. Zauważono także, że narady prowadzone na stojąco są szybsze, co w przypadku kwestii militarnych ma decydujące znaczenie.

Praca współczesnych organizacji oparta jest na komunikacji pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi. Spotkania prowadzone na siedząc dość szybko zaczęły się rozciągać w czasie i stawały się coraz mniej efektywne. Dynamiczne zmiany w otoczeniu przedsiębiorstw definiowane jako VUCA (Volatility – zmienność, ulotność, Uncertainty – niepewność, Complexity – złożoność, Ambiguity – niejednoznaczność) wymuszają nowe sposoby kierowania zwane zwinnymi (Agile), co pociąga za sobą zmianę w formule prowadzenia zebrań. Przykładowe dwie zwinne metody zarządzania KANBAN i SCRUM mogą nam posłużyć za tło do zobrazowania zebrań „na stojąco”. Metodologia KANBAN polega na zobrazowaniu całej pracy poprzez rozpisanie jej na kartkach na tablicy i pogrupowanie jako do zrobienia, w trakcie i zrobione.

Metodologia SCRUM funkcjonująca w środowiskach developerskich polega w uproszczeniu na przekazaniu dużego przedsięwzięcia małym zespołom, które wykonują je podzielone na małe części, a następnie łączą w całość. Osobą zarządzającą jest product owner kierujący zespołem, co wymaga regularnego prowadzenia spotkań. Nazywane są one Daily Scrum lub Daily Stand up, ich zadaniem jest wymiana wiedzy pomiędzy wszystkimi członkami zespołu na temat poczynionych postępów w pracy nad projektem, zlokalizowanie problemów oraz rozdysponowanie nowych zadań. Każdy członek zespołu odpowiada krótko, co zrobił, co zamierza zrobić i jakie napotkał przeszkody. Spotkanie odbywa się na stojąco przed tablicą, na której są rozpisane zadania (taski). Obowiązuje ścisła dyscyplina czasowa dotycząca zaczynania i kończenia spotkania oraz wystąpienia poszczególnych uczestników. Taka formuła powoduje, że spotkanie jest szybkie i efektywne, silnie angażujące uczestników. Doskonale sprawdza się w pracy pod presją i w dynamicznie zmieniającym się środowisku. Jej wadą może być utrata możliwości głębszego przenalizowania problemów i tworzenia wartości dodanej.

Podsumowanie

Podczas jednego z prowadzonych szkoleń jeden z inżynierów stwierdził: „trochę człowieka i technika się gubi”, wskazując na wpływ człowieka jako czynnika sabotującego procesy. Społeczny aspekt spotkań międzyludzkich powoduje, że czasami przyjemność czerpana ze wspólnego bycia bierze górę nad biznesowym pragmatyzmem. Dzięki stosowaniu skutecznych metod spotkanie może przyczynić się do wzrostu zaangażowania pracowników oraz podniesienia efektywności zespołów.

dr Agnieszka Twaróg-Kanus
mentor, coach w zakresie edukacji, wykładowca Akademii Techniczno-Humanistycznej w Bielsku-Białej
agakanus@op.pl

dr Sylwester Pietrzyk
trener i konsultant zarządzania ASPEKT HR
sylwekp@wp.pl


Bibliografia:
– J. Appelo, Zarządzanie 3.0. Kierowanie zespołami z wykorzystaniem metodyki Agile, Helion 2016.
– M. Chrapko, Scrum. O zwinnym zarządzaniu projektami, Helion 2014.
– S. Hamlin, Jak mówić, żeby nas słuchali, Petit 2001.

Warsztat i rzemiosło ponad wszystko.

Adam Sztaba

Pobierz wydanie 07_08/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.