O sposobach prowadzenia zebrań

Najlepsze zebrania to te, których nie trzeba prowadzić – tak brzmi stwierdzenie doktora Lothara Seiwerta, niemieckiego eksperta od efektywności osobistej i zarządzania sobą w czasie. Kontekst tego powiedzenia wskazuje na negatywne aspekty nieprzemyślanych i niewłaściwie przeprowadzonych spotkań nazywane kosztownym pożeraczem czasu.

fot. istockphoto

Sytuację dodatkowo komplikuje zmiana zachodząca w obrębie kultur organizacyjnych współczesnych przedsiębiorstw powodująca, że dotychczasowa forma spotkań jest jeszcze bardziej wystawiona na próbę. Porównajmy zatem „klasyczne” zebrania z ich nowoczesnym odpowiednikiem wykorzystującym metody heurystyczne.

Na siedząco

Zdarza się, że zebrania nazywane „nasiadówkami” są długie, nieproduktywne, nudne i jak mawiał Henry Ford, „więcej ludzi marnuje czas i energię, roztrząsając problemy, niż rzeczywiście próbując je rozwiązać”. Jeżeli planujemy zebranie, mamy wpływ na jakość organizacji, czyli termin, czas, miejsce. Warto określić czas potrzebny na poinformowanie pracowników o zmianach, decyzjach, wydarzeniach, ale też na wymianę informacji. Dlatego należy zadbać o warunki, które pozwolą bez zakłóceń wysłuchać opinii innych, umożliwią wspólne poszukiwanie rozwiązań, zadanie pytania czy rozwianie wszelkich niejasności. Wartościowe zebrania przebiegają według przemyślanego planu spotkania, a uczestnicy zebrania są merytorycznie przygotowani. Spotkanie będzie można uznać za efektywne, jeśli podczas jego trwania nastąpi realizacja celów i ich ewentualna ewaluacja.

Zebrania w klasycznej formie mają zarówno wady, jak i zalety.

Wadami mogą być:

– pasywność uczestników, gdzie zebrania odbywają się z inicjatywy kierownictwa,
– dominacja uczestników, którzy chcą podporządkować sobie całe zebranie,
– ryzyko wystąpienia konfliktu,
– brak konkretnego, wyraźnego zakończenia.

Zdarza się, że opuszczając spotkanie, uczestnicy nie mają pewności co do tego, co zaplanowano na przyszłość, jak nowe ustalenia mają się do całości projektu. Uczestnicy mogą mieć obawy przed publicznym wystąpieniem, stąd też kierują swoją uwagę bardziej na własne bezpieczeństwo niż na meritum zebrania.

Autokratyczny styl prowadzenia zebrania przejawia się dominacją władzy kierownika. Nie dopuszcza on swoich podwładnych do procesu podejmowania decyzji. Drobiazgowo określa zadania do wykonania oraz metody pracy, nie pozostawiając tym samym pracownikom okazji do samodzielnego decydowania i przejawiania inicjatywy. Autokratyczny sposób kierowania ma swoje zalety i wady. Do tych pierwszych z pewnością można zaliczyć porządek panujący w organizacji. Każdy z pracowników poprzez szczegółowe określenie jego zadań wie, co ma robić, w jaki sposób i w jakim czasie. Pozwala to uniknąć nieporozumień w organizacji. Zadania są wykonywane precyzyjnie według poleceń, toteż końcowe wyniki pracy są przewidywalne. Wadami stylu autokratycznego są: ograniczona własna inicjatywa i kreatywność zespołu, konieczność podporządkowania się odgórnie narzuconym normom, nieprzyjazna atmosfera pracy. Otrzymując wytyczne co do sposobu wykonania polecenia, pracownicy przestają myśleć, wykonują polecenia, nie wykazując się przy tym własną inicjatywą i umiejętnościami. W perspektywie czasu może stać się to uciążliwe, męczące i zniechęcające do dalszej pracy.

Zaletami tradycyjnych zebrań mogą być:

Artykuł dostępny tylko dla prenumeratorów!

Zaloguj się, załóż konto, zamów bezpłatną prenumeratę
i miej dostęp do wszystkich materiałów na www.miesiecznik-benefit.pl

Masz już subskrypcję? Zaloguj się!


Co otrzymasz będąc naszym czytelnikiem?

  • Bezpłatny dostęp do wszystkich materiałów publikowanych na łamach Miesięcznika „Benefit”
  • Bezpłatny dostęp do wszystkich archiwalnych wydań

Dowiedz się więcej o prenumeracie

Sam talent to stanowczo za mało, konieczna jest ciężka praca.

Agnieszka Radwańska

Pobierz wydanie 12/2019

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.