Miękkie szkolenia, a wymierne rezultaty

Wielu pracowników chce się szkolić, wiedzą o tym zarówno specjaliści HR, jak i szefowie działów. Zdiagnozowane są konkretne potrzeby szkoleniowe m.in. z zakresu kompetencji miękkich, jak na przykład zarządzanie zespołem, efektywna organizacja czasu pracy czy też doskonalenie umiejętności sprzedażowych. Problemem w realizacji zazwyczaj jest budżet, albo brak czasu - a często i jedno, i drugie.

fot. unsplash

Wychodząc naprzeciw tej potrzebie organizuje się tylko jeden dzień szkoleniowy, by w pigułce zmieścić najważniejsze zagadnienia. Firma w ten sposób oszczędza fundusze, a pracownicy nie muszą na dłużej odrywać się od bieżących obowiązków. I choć jeden dzień szkolenia nie przyniesie rezultatów takich, jak cały pakiet szkoleń i procesowe podejście do tematu, to i tak może znacząco wpłynąć na morale i kompetencje pracowników. O ile oczywiście ten jeden dzień szkoleniowy zostanie naprawdę dobrze przeprowadzony. Jak to w praktyce zrobić?

WNIKLIWE BADANIE POTRZEB

Po pierwsze, warto by przed samym szkoleniem nastąpiło wnikliwe badanie potrzeb. Trener prowadzący szkolenie powinien porozmawiać nie tylko z decydentem (szefem firmy czy działu), ale także z pracownikiem HR oraz z 1-3 uczestnikami szkolenia. Idealnie, jeśli możliwe jest dodatkowo wysłanie do wszystkich uczestników choćby krótkiej ankiety online badającej potrzeby.

Takie badanie potrzeb zaznacza przy okazji rangę szkolenia, wprowadza uczestników w tematykę i program szkolenia zanim jeszcze spotkają się na sali szkoleniowej (czy na szkoleniu online), a tym samym zaczyna angażować ich jeszcze przed.

ZAPOZNIE SIĘ TRENERA ZE STANDARDAMI PRACY W ORGANIZACJI

Po drugie, warto by trener mógł zapoznać się z procedurami, standardami (obejmującymi daną tematykę szkoleniową) w firmie przed szkoleniem. Mowa o tych wytycznych, które pomogą mu przygotować szkolenie bezpośrednio odpowiadające na jedynie największe wyzwania organizacji w danym temacie (a nie na wszystkie wyzwania po trochu). Przykładowo, jeśli szkolenie ma dotyczyć obsługi klienta podczas przyjmowania reklamacji, warto przekazać trenerowi regulaminy, formularze, zamówienia towaru, standardy obsługi klienta (o ile są). Poleca się, by przekazać z zachowaniem przepisów o przetwarzaniu danych osobowych, nawet rozmowy mailowe z klientami czy nagrania telefoniczne, o ile są dostępne. Taka wiedza pozwoli przygotować się na konkretne, ściśle określone case’y szkoleniowe. Być może trener uzna za słuszne samemu coś w danej firmie zakupić i potem zareklamować?

Trener na szkoleniu nie będzie musiał przepytywać uczestników tak szczegółowo o kwestie trudne/sporne – będzie je już częściowo znał.

ZADANIE DOMOWE

Po trzecie, uczestnicy szkolenia przed nim lub po nim powinni dostać od trenera zadanie domowe. Pracodawca płaci za szkolenie, które mimo, że jednodniowe, to jednak jest elementem jakiegoś dłuższego procesu podnoszenia kwalifikacji w firmie. Jeśli zamawia się szkolenie z zarządzania zespołem, np. w zakresie udzielania feedbacku czy określania celów, warto poprosić uczestników szkolenia, by rozpisali proces, w jaki sposób feedbackowali swoich podwładnych do tej pory. Czasem, przy dobrym prowadzeniu szkolenia, udaje się wręcz poprosić ich o rzeczywiste, nagrane na telefonie komórkowym, sytuacje rozmów z podwładnymi. Jest to niesamowicie cenny materiał do ćwiczeń na szkoleniu, i choć wymaga dyskrecji i doskonałych umiejętności interpersonalnych trenera, potrafi przynosić bardzo wymierne rezultaty.

ZAPROSZENIE MENEDŻERA WYŻSZEGO SZCZEBLA

Kolejną rzeczą jest zaproszenie na szkolenie osoby zarządzającej danym zespołem. W branży szkoleniowej pokutuje przekonanie, że zespół na szkoleniu zachowuje się bardziej swobodnie, gdy nie ma obecnego szefa. Mówi się, że komunikacja jest wówczas bardziej szczera, ale zapomina się o tym, że potem trudno o osobę, która kontrolować będzie stosowanie wypracowanych na szkoleniu narzędzia. Obecność szefa zespołu na szkoleniu jest też doskonałą okazją do tego, by sam spojrzał na swój zespół z dystansem oraz by trener mógł zauważyć wzajemne relacje właśnie takie, jakie one są na co dzień (czyli wtedy, gdy przełożony jest obecny).

DOSTĘPNOŚĆ TRENERA PO SZKOLENIU

Prowadząc szkolenie jednodniowe warto, by trener był dostępny do dalszych rozmów z decydentem oraz z uczestnikami po szkoleniu. By sam był na tyle otwarty, by zagaić o to, na ile stosowane są dane techniki w codziennym życiu zawodowym pracowników. Przykładowo, jeśli szkolenie dotyczyło podnoszenia efektywności organizacji pracy, trener powinien zadzwonić do kilku osób (lub napisać choćby maila) i podpytać, jak organizowane są po tym szkoleniu zebrania, czy stosuje się omówione na szkoleniu zasady planowania pracy i ustalania w niej priorytetów itp.

DYSCYPLINA PRACY NA SZKOLENIU

Niesamowicie ważnym, pozornie banalnym, aspektem samego prowadzenia szkolenia jest też oczywiście trzymanie się czasu przerw, nie uleganie wydłużającym się dyskusjom i wątkom pobocznym. Wbrew pozorom to trudna sztuka, jeśli na sali szkoleniowej gości ponad 10 ekstrawertycznych uczestników. Warto też pamiętać, że jeśli zamawiamy obiad, poleca się wybrać catering, który przyjedzie na czas. Wspólne przejście całej grupy szkoleniowej do restauracji i zamawianie dań z karty menu potrafi trwać bardzo długo i rozbija pogram szkolenia.

Powyżej przedstawione wytyczne to zbiór dobrych praktyk szkoleniowych, mających zastosowanie szczególnie wtedy, gdy czas szkolenia ogranicza się do 5-7 godzin. Tak krótkie szkolenie może być bardzo owocne, może podnieść motywację w zespole, gotowość do samodzielnej, dalszej nauki, zainspirować tematem. Co więcej, może tez podnieść rzeczywiste kompetencje uczestników, jeśli po samym szkoleniu ktoś wewnątrz organizacji przeprowadzi krótkie rozmowy o tym, jak było i co zostało ustalone do dalszego wdrożenia i monitoringu.

Marta Woźny-Tomczak
prezes zarządu firmy szkoleniowo-doradczej, trener biznesu Personia Sp. z o.o. Sp. k.
marta.wozny@personia.pl

Muzyka jest dla mnie bardzo ważna.

Michał Bajor

Pobierz wydanie 10/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.