10 przykazań zarządzania własną energią

Efektywność pracowników zależy nie tylko od ich wiedzy, doświadczenia czy umiejętności. Wpływ na nią mają również inne czynniki: odpowiednie zarządzanie własną energią w czasie, wydolność fizyczna i emocjonalna, umiejętne rozkładanie sił, odpowiednie planowanie czy wybieranie właściwych priorytetów i bronienie ich realizacji w ciągu dnia.

fot. istockphoto

Poziom energii do działania zależy w dużym stopniu od codziennych nawyków. Zwykle nie zdajemy sobie sprawy, na ile takie obszary jak sen czy odpoczynek, odżywianie, radzenie sobie z natłokiem zadań i presją otoczenia, utrzymywanie stanu uważności czy skupienia przekładają się na naszą efektywność i jakość pracy. Najczęściej „płyniemy z prądem” i bez głębszego zastanowienia pozwalamy, aby nasz dzień determinowały kolejne maile, zapytania od kolegów z pracy czy niezliczone spotkania. Nie myślimy nad kosztami takiego sposobu działania i rzadko kiedy zastanawiamy się, ile nas to finalnie kosztuje. Które zatem zachowania i sytuacje pozytywnie wpływają na efektywność i poziom energii, a które skutecznie je obniżają?

Badania Human Power przeprowadzone na próbie 2322 pracowników i menedżerów dużych organizacji pokazują, że w byciu efektywnym sprzyjają1 m.in.:
– świadomość wykorzystywania swojego potencjału i umiejętności,
– poczucie, że robi się rzeczy istotne dla innych, planowanie, czyli codzienne ustalanie priorytetów na dany dzień,
– dysponowanie czasem na myślenie koncepcyjne,
– prowadzenie regularnego, uporządkowanego trybu życia, tzn. stałe pory kładzenia się i budzenia oraz regularne, zbilansowane posiłki.

Oczywiście jest sporo czynników, które skutecznie obniżają naszą efektywność. Przeprowadzone analizy statystyczne wyraźnie potwierdzają ujemną korelację między efektywnością w pracy a sytuacjami takimi jak: odczuwanie w pracy zniechęcenia, strachu i niepokoju, poczucie, że traci się dużo czasu i energii na rzeczy zupełnie nieistotne albo – tak często spotykane – przynoszenie pracy do domu. Negatywnym czynnikiem jest również zbyt mała liczba godzin snu czy też jedzenie produktów typu fast food oraz nadużywanie cukru, picie głównie czarnej herbaty, kawy czy też napojów energetycznych. To właśnie one najczęściej zrywają nas do działania, gdy odczuwamy nagły spadek energii w ciągu dnia. Jeśli do tej listy dodamy jeszcze brak regularnych ćwiczeń fizycznych – a więc minimum trzy razy w tygodniu – możemy mieć pewność, że nasza zawodowa efektywność nie będzie pozostawać na optymalnym poziomie.

Kluczowe zasady wysokiej efektywności

Jak zatem mogłyby brzmieć kluczowe zasady, dzięki którym w miejscu pracy moglibyśmy stać się bardziej efektywni i mieć więcej energii do działania, a tym samym zyskać poczucie sprawczości? „Receptę” na to, jak być efektywnym, można sprowadzić do 10 prostych punktów:

1. Śpij powyżej 6 godzin, ponieważ osoby, które śpią za spadków nastroju, irytacji i zniecierpliwienia, szybciej się denerwują, są mniej odporne na stres, mają kłopoty z koncentracją uwagi, są mniej kreatywne i częściej zapadają na infekcje.

2. Jedz zbilansowane posiłki co 3 godziny, ponieważ regularne i wartościowe posiłki podnoszą efektywność działania nawet o 20 proc. Staraj się nie przegładzać, czyli niweluj długie przerwy między posiłkami. Dzięki temu nie będziesz sięgać po kawę, słodzone napoje i słodkie przekąski, które dają chwilowy zastrzyk energii, ale finalnie powodują senność i prowadzą do silnego spadku energii.

3. Pamiętaj o nawodnieniu organizmu – odwodnienie na poziomie zaledwie 1 proc. powoduje obniżenie sprawności fizycznej i umysłowej, a utrata płynów na poziomie 5 proc. masy ciała ogranicza wydajność pracy o 30 proc. Jeśli odczuwasz senność i problemy z koncentracją uwagi, zamiast sięgać po kawę – sięgnij po szklankę wody.

4. Dbaj o regularne przerwy w pracy – ich brak powoduje spadek efektywności umysłowej, mniejszą skłonność do akceptowania i wydawania decyzji wymagających skupienia, łączenia wielu wątków i wyciągania trafnych wniosków. Zmęczenie pcha nas w kierunku najprostszych, a nie optymalnych rozwiązań.

5. Ćwicz, ruszaj się minimum trzy razy w tygodniu – regularna aktywność fizyczna zwiększa łatwość przyswajania nowej wiedzy i umiejętności, pomaga odtworzyć mechanizmy potrzebne do pełnego skoncentrowania się. Osoby ćwiczące cechują się mniejszym wzrostem napięcia emocjonalnego oraz niższym poziomem negatywnych emocji w sytuacjach stresowych.

6. Codziennie planuj priorytety i trzymaj się ich – analiza sposobu postępowania liderów i pracowników odnoszących sukcesy pokazuje m.in., że poświęcają oni określone godziny w pracy tylko na swoje priorytety. Nie musi być ich dużo – optymalnie mogą to być trzy zadania, które tego dnia przyniosą najlepszy efekt.

7. Ćwicz umiejętność bycia skoncentrowanym – jej brak oraz nieustanne wykonywanie wielu czynności naraz powoduje spadek ilorazu inteligencji nawet o 15 punktów. Przeznaczaj np. godzinę dzienne na pracę w skupieniu – znajdź do tego odpowiednie miejsce i postaraj się nie odbierać w tym czasie maili i telefonów.

8. Ogranicz do minimum wielozadaniowość – nieustanne przełączanie się między zadaniami może spowodować spadek wydajności o 40 proc. i tym samym wydłużenie czasu, którego potrzebujesz na ich realizację. Multitasking sprawdza się tylko w jednym przypadku – kiedy wykonujesz proste rutynowe czynności, jak chodzenie, kasowanie maili czy wkładanie dokumentów do segregatora.

9. Dbaj o pozytywne emocje – szczęśliwych pracowników cechuje o 31 proc. wyższa produktywność i trzykrotnie wyższa kreatywność. Odczuwając silne przyjemne emocje, działamy na najwyższym poziomie swoich możliwości. Warto zatem dbać o pozytywne emocje w pracy – chwalić, prawić komplementy i celebrować nawet małe sukcesy.

10. Zadbaj o poczucie sensu w pracy – uzmysłowienie sobie wagi swojej pracy oraz zauważenie wartości pracy przez otoczenie może przyczyniać się do wzrostu produktywności pracowników nawet o 170 proc.

Przestrzeganie zasad w codziennej praktyce polskich pracowników

Czy przedstawione zasady udaje się realizować w rzeczywistości? Badania pokazują, niestety, że wiele z tych zasad jest nagminnie ignorowanych. Przyjrzyjmy się wybranym wynikom uzyskanym przez osoby pracujące na szeregowych stanowiskach w dużych organizacjach (liczba osób biorących udział w badaniu: 1676). Praca bez priorytetów jest udziałem 1/3 badanych zatrudnionych. Równie liczna grupa twierdzi, że regularnie pracuje więcej niż 8 godzin dziennie, często bez przerw. Ale jednocześnie częściej niż co trzeci pytany przyznał, że nie potrafi pracować bez ciągłego sprawdzania poczty, odbierania telefonów, a niemal tyle samo osób mówi o tym, że są permanentnymi „wielozadaniowcami”.

Można również przypuszczać, że niewiele uwagi poświęca się zagadnieniom zarządzania, które mają wpływ na ludzkie emocje lub niekoniecznie są one wystarczająco efektywne. Skąd takie wnioski? Aż 44 proc. pracowników informuje, że w pracy często jest sfrustrowanych, zirytowanych, zniecierpliwionych, a 36 proc., że nie odczuwa w pracy radości i entuzjazmu. Co piąty nie ma poczucia sensu w pracy!

Z drugiej zaś strony nasze emocje w pracy mogą być trudne do okiełznania niekoniecznie z powodów zaniechań pracodawcy. Sami z rozbrajającą szczerością przyznajemy się do zaniedbywania ćwiczeń fizycznych – większość (64,4 proc.) nie uprawia regularnie, czyli minimum trzy razy w tygodniu, żadnych sportów. Aż 1/5 badanych przyznała, że śpi krócej niż 6 godzin na dobę! O zbyt długich przerwach między posiłkami informowała ponad połowa ankietowanych, a o niewystarczającym spożyciu warzyw i owoców – większość pracowników. Badanie potwierdziło też to, że pijemy zbyt mało wody, a za dużo kawy.

A zatem jak tu o poranku być pełnym energii i z entuzjazmem ruszyć do biura?

Odpowiedź niestety nie jest pocieszająca – w wielu przypadkach zarówno specjaliści, jak i menadżerowie dają z siebie w ciągu dnia pracy jedynie ułamek tego, co mogliby dać, gdyby świadomie zarządzali własną energią.

Jest jednak nadzieja. Coraz więcej firm zaczyna wdrażać projekty, które wprowadzają małymi krokami zmianę w nawykach działania swoich pracowników, traktując je nie jako fanaberię czy chwilową modę, ale inwestycję, która zaczyna się firmie opłacać.

Małgorzata Czernecka
psycholog i prezes zarządu Human Power
malgorzata.czernecka@humanpower.pl

Patrycja Woszczyk
ekspert Human Power
patrycja.woszczyk@humanpower.pl


Przypisy:
1 Odpowiedzi były zbierane za pomocą techniki CAWI. Ankieta składała się z pytań zamkniętych, podzielonych na siedem obszarów: sen i odpoczynek, aktywność fizyczna, odżywianie, emocje, umysł, cele, miejsce pracy.

Zaczęłam traktować ludzi jak partnerów, doceniać ich w imię zasady: chwal przy wszystkich, upominaj w cztery oczy.

Małgorzata Bieniaszewska

Pobierz wydanie 05/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.