ZFŚS – na jakie działania można go przeznaczyć?

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z 4 marca 1994 r. (Dz.U. Nr 43, poz. 163 ze zm., dalej zwana: ustawą o ZFŚS) w art. 1 określa zasady gospodarowania środkami tego Funduszu. Środki Funduszu mogą być przeznaczone wyłącznie na: finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

fot. freepik

Z treści ustawy wynika, że pracodawca nie może przeznaczać środków ZFŚS na inne, niewymienione w art. 1 ustawy o ZFŚS, cele. Warto podkreślić, że jeśli w ustawie użyty jest zwrot ,,finansowanie”, oznacza to, że pracodawca może, zgodnie z regulaminem ZFŚS, opłacić całość kwoty faktury VAT na przykład za organizację imprezy sportowo-rekreacyjnej dla pracowników i ich rodzin. Jeśli ustawodawca używa zwrotu ,,dofinansowanie”, oznacza to, że pracodawca nie może pokrywać 100 proc. wydatków na przykład na zakładowe obiekty socjalne.

Schemat 1: Sposoby wydatkowania środków z ZFŚS na trzy możliwe działalności.

W praktyce większość pracodawców przeznacza całość środków na działalność socjalną, dlatego warto się przyjrzeć, co kryje ta kategoria, zdefiniowana w ustawie o ZFŚS. Działalność socjalna polega na świadczeniu usług przez pracodawcę na rzecz osób uprawnionych do różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS).

Wskazane usługi pracodawca może świadczyć sam. Jeśli posiada własne obiekty socjalne, takie jak ośrodki wczasowe, obiekty sportowo-rekreacyjne czy żłobki lub przedszkola, nie musi kupować tych usług od obcych podmiotów. Świadczenie usług przez pracodawcę będzie prawdopodobnie tańsze i bardziej efektywne.

Pracodawcy mogą również zakupić te usługi w podmiotach zewnętrznych. Innym praktykowanym rozwiązaniem jest zwrot określonych kwot osobom uprawnionym z tytułu poniesionych kosztów na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku na określony cel socjalny, na przykład sport czy kulturę. Część pracodawców praktykuje wypłatę pieniędzy na określone cele, na przykład świadczenie kulturalne czy sportowe, nie żądając dostarczenia, przed czy po wypłacie, dowodów potwierdzających poniesienie wydatku na określony cel. Wszystko zależy od tego, jakie postanowienia w tym zakresie pracodawca ma zapisane w swoim regulaminie ZFŚS.

Z Funduszu można finansować wydatki na:

– imprezę, festyn sportowy lub sportowo-rekreacyjny, kulturalny,
– wypoczynek w zakładowych obiektach socjalnych,
– zakup wczasów i wycieczek dla dorosłych i dzieci w zewnętrznych biurach podróży,
– zwrot/refundacje za wczasy i inne formy wypoczynku zakupione bezpośrednio przez osobę uprawnioną,
– wypłatę świadczeń pieniężnych na wczasy – tzw. ,,wczasy pod gruszą”,
– zakup biletów do kina, opery, teatru, na koncert,
– zakup abonamentów, karnetów i kart sportowych, – wynajem boiska, hali sportowej,
– zakup paczek żywnościowych, wyprawek do szkoły, wyprawek z okazji narodzin dziecka,
– wypłaty zapomóg losowych,
– wypłaty zapomóg ekonomicznych,
– udzielanie pożyczek na cele mieszkaniowe,
– zakup kafeterii, czyli wpłaty pieniędzy na konto pracownika na platformie kafeteryjnej, która umożliwia mu zakupy świadczeń finansowane z ZFŚS (wypoczynek, kino, teatr, sport, rozrywka, itp.),
– dopłatę do opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach.

Z Funduszu nie można przeznaczać środków na:

– imprezę integracyjną (,,czysta” integracja nie może być finansowana ze środków Funduszu),
– prywatną klinikę lub opiekę medyczną dla zatrudnionych i ich rodzin, w tym szczepienia profilaktyczne,
– polisy grupowego ubezpieczenia na życie,
dokształcanie i doskonalenie zawodowe pracowników,
– szkolenia,
– okulary,
– jubileusz firmy, kolację wigilijną, tzw. śledzik, jajeczko, Tłusty Czwartek,
– Dzień Kobiet, Dzień Dziecka, święta branżowe itp.,
– transport pracowników do zakładu pracy,
– opłaty za pakowanie, wysyłanie przyznanych z ZFŚS świadczeń dla pracowników,
– opłaty za wydawanie kart przedpłaconych,
– prowizje bankowe,
– opłaty za platformę kafeteryjną, która umożliwia zarządzanie funduszem na zasadzie kafeterii,
– posiłki dla ogółu pracowników,
– zapomogi na: organizację wesela czy komunii,
– karty paliwowe, paliwo.

Art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS zawiera generalną zasadę rozdzielania pomocy socjalnej w zakresie ulgowych usług i świadczeń z funduszu oraz określania ich wysokości ze względu na sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Choć ustawa do maja 2019 r. nie precyzowała, jak określać tę sytuację, od lat praktykowane jest pisemne oświadczenie o sytuacji socjalnej wraz z podaniem przychodu/dochodu/dochodu netto na członka rodziny obliczonego na podstawie przychodów/ dochodów/dochodów netto całej rodziny. Od 4 maja 2019 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o ZFŚS. Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 21 lutego 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 730) rozbudowała treść art. 8 ustawy o ZFŚS poprzez dodanie po art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS ust. 1a-1d.

Nowelizacja wprowadziła formę oświadczenia, za którego pomocą osoba uprawiona udostępnia pracodawcy informację o sytuacji socjalnej. Pracodawca otrzymał możliwość żądania udokumentowania danych zawartych w oświadczeniu jedynie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej.

Nowelizacja określiła warunki przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia. Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Przechowywanie danych osobowych związanych z działalnością socjalną pracodawcy jest wyznaczone przez okres niezbędny do przyznania tych świadczeń.

Pracodawca ma obowiązek dokonywać przeglądu danych socjalnych w celu ustalenia niezbędności ich przechowywania co roku.

Nowym regulacjom, obowiązującym od 4 maja 2019 r. zawdzięczamy:

– określenie formy weryfikowania sytuacji socjalnej – osoba uprawniona do korzystania z ZFŚS składa oświadczenie o swojej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej,
– doprecyzowanie, że pracodawca ma prawo do żądania potwierdzenia danych zawartych w ww. oświadczeniu,
– ograniczenie kręgu osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia wyłącznie do osób posiadających pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę,
– nakaz, by osoby dopuszczone do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia zachowały je w tajemnicy,
– ograniczenie okresu, kiedy pracodawca przetwarza dane osobowe osób uprawnionych, wyłącznie do okresu niezbędnego do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także do okresu niezbędnego do dochodzenia praw lub roszczeń,
– nałożenie na pracodawcę obowiązku dokonania przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania,
– nałożenie na pracodawcę obowiązku usunięcia tych danych osobowych, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celów określonych w ustawie o ZFŚS.

Podsumowując, pracodawca, który tworzy ZFŚS, musi przestrzegać postanowień ustawy o ZFŚS tworząc regulamin ZFŚS i wydając środki Funduszu. Ustawa zawęża zakres wydatków, jakie mogą być finansowane ze środków ZFŚS, do trzech kategorii wydatków na: finansowanie działalności socjalnej, dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych, tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. W praktyce większość środków jest przeznaczana na działalność socjalną, a ta zgodnie z art. 8 ustawy o ZFŚS w zakresie ulgowych usług i świadczeń z funduszu oraz określania ich wysokości musi być rozdzielana z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, którą to osoba określa, składając pracodawcy oświadczenie.

Monika Cieślak
prawnik, ekspert ds. kadr i płac, HR Services
hrmonikacieslak@wp.pl

Równowaga w pracy jest najważniejsza. Ważne, aby umiejętnie organizować prywatny czas.

Michel Moran

Pobierz wydanie 02/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.