Różnicowanie świadczeń w ramach ZFŚS

Zasady przyznawania i różnicowania świadczeń w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych budzą wiele wątpliwości u osób zarządzających środkami socjalnymi w firmie. Najczęściej pojawiają się pytania, czy trzeba różnicować wszystkie świadczenia, na ile grup należy podzielić załogę i jak duże powinny być różnice między świadczeniami dla poszczególnych grup.

fot. freepik

Dość często pojawia się pytanie, czy dzieciom można przyznawać świadczenia w jednej wysokości.

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej (sytuacja socjalna) osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, zgodnie z art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Właściwym jest określenie w Regulaminie ZFŚS obowiązującym u pracodawcy, na podstawie jakiego kryterium pracodawca będzie oceniał tę sytuację socjalną. Wskazane jest, by wszystkie świadczenia z ZFŚS były przyznawane na podstawie oświadczenia o sytuacji socjalnej, składanego w formie pisemnej lub elektronicznej. Dla celów dowodowych, w razie kontroli ZUS-u, niewłaściwa jest forma ustna oświadczeń, bowiem ZUS w takiej sytuacji może oskładkować świadczenia z ZFŚS.

Świadczenia powinny być rozdzielane zgodnie z kryterium socjalnym, które najlepiej określa dochód/przychód przypadający na członka rodziny obliczony na podstawie dochodów/ przychodów wszystkich członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym. Pracownik określa tę kwotę w oświadczeniu o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. W regulaminie ZFŚS pracodawca powinien zdefiniować, ile razy i w jakim terminie pracownicy składają oświadczenie. W Regulaminie ZFŚS prawidłowym jest zapis, że pracownicy raz do roku do końca maja składają oświadczenie o przychodzie bądź dochodzie na członka rodziny, na przykład na podstawie deklaracji podatkowych za poprzedni rok, biorąc pod uwagę przychody (lub dochody) wszystkich członków rodziny wykazywane w deklaracjach podatkowych. Należy podkreślić, że złożenie oświadczenia jest warunkiem przyznania świadczeń. Nieprawidłowe są zapisy regulaminów, że brak oświadczenia oznacza automatyczne zakwalifikowanie do grupy osób o najwyższym przychodzie, a więc otrzymującej najniższe świadczenia.

Przyznanie świadczeń w tej samej wysokości ogółowi pracowników jest niezgodne z ustawą. W takiej sytuacji związki zawodowe mogłyby wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o zwrot Funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na Fundusz.

Wyjątek od konieczności różnicowania świadczeń

Warto podkreślić stanowisko SN w wyroku z 23.10.2008 roku (sygn. akt II PK 74/08) formułujące wyjątek od konieczności różnicowania świadczeń. Sąd Najwyższy stwierdził, że imprezy masowe (pikniki, andrzejki, wycieczki) mieszczą się w pojęciu działalności socjalnej jako rodzaj działalności rekreacyjnej, względnie działalności w postaci różnych form krajowego wypoczynku. Kryterium socjalne zdaniem sądu powinno być stosowane jedynie do przyznawania ulgowych świadczeń i usług, nie dotyczy ono innych świadczeń i usług, o których mowa w art. 2 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Dlatego SN uznał, iż w zakresie organizowania imprez i pikników pracodawca nie jest zobowiązany stosować kryterium socjalnego pobierając zróżnicowaną dopłatę do imprezy stosownie do sytuacji pracownika zgodnie z dyspozycją art. 8 ustawy o ZFŚS.

„Działalność socjalna została zdefiniowana w art. 2 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Według tego przepisu działalność socjalna oznacza usługi świadczone przez pracodawcę na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Nie ulega wątpliwości, że kwestionowana przez skarżącą działalność w postaci imprez masowych, jak pikniki, andrzejki, organizowanie wycieczek – mieści się w pojęciu działalności socjalnej jako rodzaj działalności rekreacyjnej względnie działalności w postaci różnych form krajowego wypoczynku (...). Na rzecz prezentowanego stanowiska przemawia też wykładnia funkcjonalna. Trudno bowiem przyjąć, że korzystanie z takich form działalności socjalnej, jak spotkania integracyjne, miałoby być uzależnione od tzw. kryterium socjalnego, czyli od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Zaprzeczałoby to istocie tej usługi. Gdyby jednak w ramach tej usługi przewidziano na rzecz uczestników dodatkowo ulgowe świadczenia (usługi), to powinny one zostać uzależnione od kryterium socjalnego. Strona skarżąca nie wykazała, by przeznaczając środki Funduszu na kwestionowane imprezy integracyjne, przewidziano w ich ramach przyznawanie ulgowych świadczeń i usług.

(...) Zdaniem Sądu Najwyższego w składzie orzekającym kryterium socjalne, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy, odnosi się jedynie do przyznawania ulgowych świadczeń i usług, nie dotyczy ono natomiast innych świadczeń i usług, o których mowa w art. 2 ust. 1 ustawy.”

Alimenty, świadczenie 500 plus, inne świadczenia pomocowe a świadczenie z ZFŚS

Zarówno fundusz świadczeń socjalnych, jak i regulacje dotyczące tego, jakie przychody/dochody są brane pod uwagę przy analizie sytuacji życiowej, to wewnętrzna sprawa firmy i obowiązującego w niej regulaminu. Świadczenia 500+, czy 300+ są nieopodatkowane i nie stanowią dochodu w myśl przepisów podatkowych. Sposób ustalania sytuacji socjalnej (sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do skorzystania z Funduszu) powinien być uregulowany w Regulaminie Funduszu. Dotyczy to alimentów, a także uwzględniania bądź nieuwzględniania świadczenia wychowawczego 500+ czy 300+ w dochodzie/przychodzie rodziny pracownika ubiegającego się o świadczenia ZFŚS. Pracodawcy w swoich regulaminach powinni definiować, czy świadczenia: 500+, 300+, alimenty są uwzględniane w oświadczeniach o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.

Czy można dać dzieciom świadczenia w równej wysokości? Niestety nie. Fundusz jak sama nazwa wskazuje, nie jest funduszem premiowym czy prezentowym, ale socjalnym. I nawet świadczenia dla dzieci, jeśli są przewidziane w regulaminie, powinny być różnicowane ze względu na sytuację socjalną.

Rozdzielając świadczenia z Funduszu pamiętajmy, że fundusz socjalny ma być rozdzielany na wniosek i po ,,janosikowemu”. Osoby w bardzo trudnej sytuacji socjalnej, z niskim dochodem, dotknięte chorobami, niepełnosprawnościami pracodawca – administrator Funduszu – powinien wesprzeć świadczeniami w najwyższej kwocie. Natomiast osoby w najlepszej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej powinny otrzymać najniższe świadczenia. Załoga powinna być podzielona na co najmniej trzy grupy dochodowe. Jeśli pracodawca będzie tak rozdzielał świadczenia, nie musi się obawiać ani kontroli PIP, ani bardziej dotkliwej kontroli ZUS-u, które często sprawdzają kwestie poprawności rozdziału świadczeń.

Monika Cieślak
prawnik, ekspert ds. kadr i płac, HR Services
hrmonikacieslak@wp.pl

Osiągnięty cel powoduje szczęście i satysfakcję. Im większy wysiłek, tym większa radość.

Małgorzata Wojtaczka

Pobierz wydanie 01/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.