Nagrody i benefity wspierające kulturę usprawnień w firmach

Promowanie kultury usprawnień i zachęcanie pracowników do zgłaszania zmian stało się w ostatnich latach trendem, bez którego trudno byłoby wyobrazić sobie nowoczesne przedsiębiorstwo.

Kto inny niż pracownik biorący udział w procesie miałby dostrzegać potrzebę zmiany w jego funkcjonowaniu? Menedżerowie zbyt rzadko pytają pracowników: Co byś usprawnił na swoim stanowisku pracy? Co byś zmienił, żeby było szybciej, lepiej, prościej, wydajniej? Co ci przeszkadza w pracy? W kulturze usprawnień „ciągła poprawa” jest elementem wymaganym od pracowników, tak samo jak realizacja wyznaczonych zadań.

Celowo nie mówię tu o procesach czy projektach usprawnieniowych, które mogą dotyczyć rozwiązania jednego problemu lub realizacji innowacyjnego projektu, ale o kulturze organizacji, w której usprawnienia i dążenie do doskonałości wpisane jest w zasady działania firmy. Wymagania dotyczące usprawnień powinny być wtedy częścią każdego procesu związanego z zarządzaniem (ludźmi, jakością, produkcją, logistyką, sprzedażą, BHP itd.). Od momentu wejścia pracownika do organizacji musi on wiedzieć, że w procesie rekrutacyjnym sprawdzona zostanie jego zdolność do zmiany, innowacyjność, nowatorskie podejście i kreatywność, a podczas procesu oceny okresowej doceniać się będzie jego systematyczne zaangażowanie w usprawnienia.

Kaizen drobne usprawnienia

Zakłady, które realizują usprawnienia w sposób systemowy, posługują się często metodyką Kaizen związaną z Lean. Kaizen/Lean to metoda zarządzania, która zakłada ciągłe doskonalenie procesów i przynoszenie wartości dodanej dla klienta poprzez eliminację strat. Realizacja metody Kaizen w zakładzie przynosi jednak sukces tylko wtedy, gdy wszyscy zarządzający są zmotywowani, przygotowani (przeszkoleni) i zaangażowani w jej implementację.

W tych zakładach, które promują inicjatywę i zachowania zmierzające do budowania kultury usprawnień, zwykle zachęca się pracowników, by w obrębie własnego stanowiska, procesów czy też obszaru dokonywali pewnych drobnych zmian usprawniających pracę (Kaizen). Usprawnienia te muszą być jednak wartościowe dla wszystkich członków zespołu lub biorących udział w procesie.

Drobne usprawnienia zwykle sprzyjają poprawie BHP, ergonomii pracy, wydajności, pracy zespołowej, produktywności, organizacji pracy. Zaletą systemu drobnych usprawnień jest to, że każdy pracownik, niezależnie od stanowiska, może i powinien generować usprawnienia. Każde usprawnienie zgłaszane jest zwykle wtedy wnioskiem do przełożonego lub powołanej w tym celu komórki. Następnie przyznaje się określoną liczbę punktów, w zależności od tego, ile aspektów (wyznaczonych przez organizację jako ważne) spełnia usprawnienie. Aspektem ważnym dla organizacji może być na przykład poprawa ergonomii, zwiększenie jakości, obniżenie kosztów czy BHP. Uczestnik gromadzi punkty, realizując kolejne usprawnienia Kaizen. To firma decyduje, czy punkty za realizację usprawnień można zbierać w „nieskończoność”, czy też np. wymieniać na bonusy wyłącznie do końca roku.

Wiadomo jednak, że im więcej punktów, tym nagroda jest bardziej wartościowa. Katalog bonusów powinien być z góry ustalony, jawny i dostępny dla wszystkich pracowników. Zwykle w katalogu znajdują się firmowe produkty i gadżety promujące markę (np. smycze do kluczy, kubki z logo firmy, koszulki firmowe, piłki, bluzy typu polar, etui, torby podróżne, markowe pióra), ale za znaczną liczbę punktów otrzymać można również wartościowy sprzęt czy przedmiot (np. rower, telewizor, zestaw oświetleniowy, zestaw garnków, sprzęt AGD, album fotograficzny, encyklopedie).

W niektórych firmach wartość zgromadzonych punktów można wymienić na nagrodę pieniężną, ale raczej rzadko stosuje się tę metodę nagradzania usprawnień. Pod koniec roku, przez specjalnie powołany do tego zespół, wybierane są najlepsze Kaizeny. Zwykle doceniane są wtedy usprawnienia mające największą wartość dla całej organizacji lub te, na których szczególnie zależało firmie w określonym roku, biorąc pod uwagę cele biznesowe lub problemy organizacyjne. Nagrody stosowane w takich wypadkach mają wymiar prestiżowy, a sukces zespołu jest szczególnie celebrowany w przedsiębiorstwie.

Nagrody roczne:

• Wyjazd wypoczynkowy z opłaceniem hotelu

• Wycieczka zagraniczna

• Sponsorowana impreza integracyjna

• Wyjście do Centrum Rozrywki z rodziną

• Bilety „Shows and Concerts”

• Weekend w SPA

• Nagrody finansowe dla zespołu itp.

Celebracja:

• Nagłośnienie konkursu

• Nagroda publiczności

• Ujawnienie wąskiego grona zespołów, które przeszły do ostatecznej puli

• Nadanie szczególnego tytułu zwycięskiemu zespołowi, np. „Mont Everest usprawnień”, „Orle pióro”, „Bystre oko”

• Koszulki zwycięzców

• Listy gratulacyjne, dyplomy

• Fotografie z przebiegu konkursu i zdjęcia zwycięzców

• Artykuł w gazetce zakładowej, audycja w regionalnej TV itp.

Usprawnienia przełomowe

Ukierunkowanie przedsiębiorstwa na usprawnienia przełomowe tworzy jakby inny wymiar organizacji. Komunikat, który jest przesyłany pracownikom, może brzmieć: „zależy nam na rozwiązaniu takiego a takiego problemu, w tym obszarze; osiągnięciu takich celów; redukcji kosztów do określonego poziomu”. Zarząd wyznacza obszary, w których powinny pojawiać się usprawnienia, i docenia tylko te, które tworzą wskazaną wartość.

Zaletą takiego podejścia jest ukierunkowanie uwagi pracowników na to, co jest najbardziej istotne dla przedsiębiorstwa, i skoncentrowanie ich innowacyjności na rozwiązywaniu konkretnych, wskazanych problemów. Kultura usprawnień ukierunkowana na szeroką zmianę sprzyja powstawaniu zespołów usprawniających, złożonych z głównych realizatorów procesu.

Najczęściej są to zespoły, w których skład wchodzą pracownicy różnych działów i specjalności, tworząc wyodrębnioną grupę specjalistów. Realizacja wskazanych usprawnień wymaga najczęściej przedstawienia planu działania, analizy przewidywanych kosztów i zysków, zgody inwestora, procedur działania, kontroli osiągania założonych zmian oraz prezentacji wyniku usprawnienia w połączeniu z aspektami biznesowymi. Zespoły usprawnieniowe w takich przedsiębiorstwach skupione są na osiąganiu założonego targetu, dlatego często oddelegowuje się grono zaangażowanych pracowników do wykonywania tego zadania.

Pracownicy – członkowie przełomowych projektów usprawniających – wypowiadają się często, że mają poczucie odgrywania szczególnej roli i spełniania specjalnej misji, dlatego że wiele się od nich wymaga, ale też poświęca się im wiele uwagi. Nagrody za zrealizowane usprawnienia przyznawane są w zależności od poziomu osiąganych celów i ich wartości w skali przedsiębiorstwa.

Zwykle stosuje się:

• Wyjazdy integracyjne typu outdoor

• Wyjście do restauracji

• Kolacja z zarządem

• Laptop, notebook, smartphone

• „Kosze słodkości”

• Szkolenia specjalne

• Kursy kompetencyjne

• Nagrody finansowe dla zespołu

Z perspektywy firm stosujących metodę Kaizen/Lean, dokonywanie drobnych, szybkich usprawnień jest w rachunku rocznym dużo bardziej korzystne finansowo niż ukierunkowanie na projekty przełomowe. Z perspektywy przedsiębiorstw nastawionych na wdrażanie określonych usprawnień, dużo bardziej trafne jest wskazanie miejsc poprawy istotnych dla biznesu i lokowanie tam potencjału pracowników.

Na początkowym etapie wdrażania jakiegokolwiek systemu usprawnień istotne jednak jest, by zarządzający organizacją podjęli decyzję, czy polityka związana z usprawnieniami  ukierunkowana będzie na dostarczanie dużej ilości drobnych, szybkich usprawnień, czy na usprawnienia przełomowe, przynoszące w odległej perspektywie wysoką jakość dla przedsiębiorstwa. Od tej decyzji zależeć będzie zaangażowanie pracowników w podejmowanie inicjatyw. Wraz z jej podjęciem powstaną regulacje dotyczące przyznawania benefitów za usprawnienia oraz kształtować się będzie kultura podejścia do usprawnień realizowana przez wszystkich pracowników.

Danuta Malczewska
trener biznesu

Sam talent to stanowczo za mało, konieczna jest ciężka praca.

Agnieszka Radwańska

Pobierz wydanie 12/2019

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.