Jak wdrożyć system benefitów w organizacji?

Trudności ze znalezieniem odpowiednich pracowników i zwiększająca się rotacja kadr skutkują tym, że świadomość organizacji dotycząca ważności pozapłacowych czynników motywacyjnych zdecydowanie rośnie. Znaczący staje się też fakt, że środowisko pracy nie powinno być jedynie miejscem, gdzie pracownicy udają się wyłącznie w celach zarobkowych, ale również miejscem, gdzie czują się komfortowo i mogą realizować swoje potrzeby, rozwijać pasje.

fot. istockphoto

Abraham Maslow twierdził, że motywacja zależy od tego, jakie człowiek ma potrzeby. Benefity pracownicze stanowią czynnik motywacyjny, dający możliwość realizacji potrzeb, począwszy od tych najbardziej podstawowych, a kończąc na potrzebie samorealizacji. To z jednej strony element motywacyjny dla zatrudnionej kadry, a z drugiej czynnik decydujący o pozyskaniu najlepszych pracowników. Często już podczas rozmowy rekrutacyjnej kandydaci pytają o oferowane przez pracodawcę dodatki pozapłacowe i niejednokrotnie swoją decyzję o rozpoczęciu współpracy z daną firmą uzależniają o tej oferty.

Zapytaj pracowników

Jak wdrożyć system benefitów pozapłacowych w firmie, by były one skrojone zgodnie z potrzebami pracowników? Przede wszystkim trzeba zapytać ich samych, na czym im najbardziej zależy.
Najprostszą metodą, która umożliwi zbadanie potrzeb pracowników, jest ankieta. Powinny wypełnić ją wszystkie osoby zatrudnione w organizacji, bez względu na to, czy są członkami zarządu, menedżerami, specjalistami, czy stoją na linii produkcyjnej. Ankieta skierowana do każdego pracownika, bez względu na zajmowane stanowisko, pozwoli uzyskać rzetelny obraz potrzeb zatrudnionej kadry i wprowadzić najbardziej pożądane przez zespół benefity. Formularz do badania można przygotować w formie elektronicznej, wykorzystując gotowe narzędzia do tworzenia ankiet – dla pracowników mających dostęp do komputera w pracy, lub w formie tradycyjnej, papierowej – głównie dla pracowników niskiego szczebla. Decydując się na formę tradycyjną, wydrukowane arkusze należy umieścić w pomieszczeniach socjalnych, w których pracownicy produkcyjni magazynowi spędzają przerwy. Uzupełnione formularze pracownicy powinni wrzucić do przygotowanej wcześniej urny. Warto podkreślić, że ankietowani chętniej wypełnią formularz (dotyczy formy elektronicznej i tradycyjnej) jeśli będzie on anonimowy, a przeprowadzenie badania zostanie poprzedzone wskazaniem jego celu oraz krótką instrukcją, jak poprawnie wypełnić ankietę.
Przygotowany arkusz badający potrzeby pracowników powinien być krótki i zawierać od 2 do 5 pytań. W przypadku gdy system benefitów będzie dopiero wdrożony w firmie, najlepiej zadać pytania otwarte, tak by pracownicy sami zasugerowali benefity, z których będą najchętniej korzystać. Inną formą pytań mogą być też pytania zamknięte – wielokrotnego wyboru, ale w tej sytuacji wynik ankiety może nie być całkowicie wiarygodny, gdyż pracownicy będą wybierać wskazane w formularzu odpowiedzi i niekoniecznie chętnie podawać własne propozycje. Poniżej przedstawiono przykładową ankietę badającą potrzeby pracowników w zakresie benefitów pozapłacowych – ma ona zastosowanie szczególnie w organizacjach, w których nie funkcjonuje jeszcze system benefitów.

Rysunek 1 – Ankieta badająca potrzeby pracowników w zakresie benefitów pozapłacowych (opracowanie własne)

Najistotniejszym elementem projektu mającego na celu wdrożenie benefitów pozapłacowych w firmie jest przekazanie feedbacku pracownikom po przeprowadzonej ankiecie. Informacja zwrotna powinna być szczegółowa i zawierać dane liczbowe zaczerpnięte z badań, które będą doskonałym argumentem uzasadniającym decyzję o wprowadzeniu, bądź niewprowadzeniu, danego benefitu. Pracowników z pewnością zainteresuje informacja o tym, które benefity i kiedy pojawią się w oferowanym pakiecie, oraz dotycząca dodatków, których nie uda się zapewnić lub zostaną wdrożone w terminie późniejszym, wraz z podaniem przyczyny wyjaśniającej podjętą decyzję. Feedback jako podsumowanie przeprowadzonych badań z jednej strony wzbudzi większe zaufanie wśród pracowników, z drugiej – poczują oni, że firma liczy się z ich zdaniem i w przyszłości chętniej wezmą udział w podobnych projektach.

Nieoceniona moc komunikacji

Oprócz przekazania informacji zwrotnej po badaniach ankietowych trzeba pamiętać o tym, aby przed wprowadzeniem każdego benefitu zakomunikować pracownikom zasady, na jakich mogą z niego korzystać. Komunikacja promująca wprowadzone benefity może być przeprowadzona w formie wiadomości e-mail, ale warto też zorganizować spotkania z zespołami, podczas których przedstawione zostaną zasady korzystania z benefitów oraz możliwe będzie udzielenie odpowiedzi na pytania pracowników czy na rozwianie ich wątpliwości. Dodatkowym sposobem promocji benefitów będą plakaty informacyjne, które można umieścić w pomieszczeniach socjalnych, kuchni, pokoju relaksu. Umiejętnie i solidnie przeprowadzona akcja komunikacyjna dotycząca tego, co pracownicy zyskają, korzystając z benefitów, sprawi, że będą one cieszyć się dużo większym zainteresowaniem. Jeżeli benefity oferowane są przez dostawców zewnętrznych, wskazane jest zaproszenie na spotkanie z pracownikami przedstawiciela dostawcy benefitu, by przeprowadził prezentację instruktażową, podczas której wyjaśni zasady korzystania z benefitu.
Samo wdrożenie systemu benefitów pozapłacowych oznacza jednak tylko częściowy sukces, bardzo ważne jest bowiem także cykliczne monitorowanie poziomu korzystania z danego benefitu – badania ankietowe powinny być prowadzone minimum raz w roku. Celem takiego działania jest weryfikacja, czy oferowane benefity cały czas korespondują z oczekiwaniami pracowników, eliminowanie tych, które przestały być popularne, i wprowadzanie nowych, bardziej pożądanych, a co za tym idzie, efektywne wykorzystanie budżetu przeznaczonego na benefity. Poniżej zaprezentowano zestawienie wyników badań ankietowych, obrazujące poziom wykorzystania benefitów w latach 2017 i 2018 (badania własne autora artykułu). Analizując wykres, zauważyć można, że w 2017 roku tylko 70 osób korzystało z dofinansowania do posiłków – stołówka na terenie firmy. Po zmianie dostawcy benefitu na catering zewnętrzny dowożony do firmy z różnych restauracji zaobserwowano stuprocentowy wzrost zainteresowania tym benefitem. Podobnie jest w przypadku opieki medycznej – rozszerzenie pakietów w odpowiedzi na potrzeby pracowników spowodowało zwiększenie liczby osób korzystających z kart medycznych.

Wykres 1 – Liczba pracowników korzystających z benefitów rok do roku (opracowanie własne na podstawie wewnętrznego badania ankietowego autora artykułu)

Współczesne organizacje niejednokrotnie oferują szerokie i bardzo zróżnicowane pakiety benefitów pozapłacowych, ale czy zawsze pamiętają o tym, aby były one dopasowane do potrzeb pracowników? Prześciganie się we wprowadzaniu coraz bardziej nietypowych benefitów bez konsultacji z zatrudnioną kadrą traci sens. Obecnie, już dość często traktowane jako obowiązek pracodawcy, a nie jako benefit, są takie dodatki pozapłacowe, jak dostęp do pakietu medycznego, karta sportowa czy ubezpieczenie grupowe. Niektóre firmy są zdania, że zadowolenie zi motywacja pracowników zwiększają się proporcjonalnie do liczby zapewnionych im dodatków pozapłacowych. Pamiętać jednak należy, że kluczowa jest wartość, jaką daje dane świadczenie pracownikowi.
Jakie są zatem te bardziej oryginalne, rzadziej proponowane benefity? Można by ich wymienić kilkanaście. Poniżej autorzy zwracają uwagę na trzy dodatki pozapłacowe, które stosunkowo niedawno zaczęły pojawiać się w pakietach benefitów oferowanych przez organizacje.

Benefity na wagę… zdrowia

Od całkiem niedawna pracodawcy starają się coraz bardziej dbać o dobrostan swoich pracowników. Przekłada się to na ich zdrowie, a tym samym większe zaangażowanie, efektywność czy mniejszą absencję. Takie stresory, jak duża liczba obowiązków, praca pod presją czasu, sytuacje konfliktowe, prowadzą do wysokiego poziomu stresu. Jego skutkiem jest nie tylko gorsze funkcjonowanie poznawcze, lecz także wiele objawów somatycznych. Próbując temu zapobiec, firmy w ramach pakietu benefitów zapraszają do współpracy fizjoterapeutów, rehabilitantów czy trenerów personalnych. Masaż i ćwiczenia w miejscu pracy są właściwym rozwiązaniem zarówno dla pracowników fizycznych, jak i biurowych. Niektóre organizacje w ramach aktywnych przerw proponują też jogę lub inne techniki wellness, a nawet naukę tańca albo sztuk walki. Aktywność fizyczna w miejscu zatrudnienia znacząco wpływa chociażby na obniżenie poziomu stresu u pracowników, co przynosi pozytywne rezultaty i dla pracownika, i globalnie dla całej organizacji.
Jeszcze kilka lat temu możliwość zabrania do pracy własnego zwierzęcia wydawała się czymś abstrakcyjnym, wręcz nieprawdopodobnym. Współcześnie niektórzy pracodawcy, starając się wyjść naprzeciw oczekiwaniom zatrudnionej kadry, tworzą na terenie biur strefy przyjazne zwierzętom. Obecność zwierząt w biurze wpływa na poprawę atmosfery w zespole, obniżenie poziomu stresu, pomaga współpracownikom integrować się i skutkuje aktywnym spędzaniem przerw w pracy na spacerze z własnym zwierzęciem. Mimo wymienionych zalet powyższy benefit może też wzbudzać kontrowersje, gdyż w firmie mogą być zatrudnione osoby uczulone na sierść zwierząt czy nietolerujące ich obecności w pobliżu. Jeżeli badania ankietowe wykażą wysoki poziom zainteresowania tym benefitem, to mimo wszystko przed jego wprowadzeniem należy porozmawiać z całym zespołem. Trzeba też pamiętać, że zwierzęta powinny być odpowiednio przygotowane do spędzania czasu w przestrzeni biurowej (wskazany jest właściwy trening ze specjalistą).

Dodatkiem pozapłacowym, który w ostatnim czasie staje się coraz bardziej pożądany zarówno przez pracowników, jak i kandydatów poszukujących zatrudnienia, jest dofinansowanie do posiłków. Jako benefit dla pracowników potrzebujących smacznego jedzenia najlepszym rozwiązaniem może okazać się wirtualna stołówka, która łączy restauratorów z pracodawcami, a także oferuje system zamówień i rozliczeń posiłków, organizując tym samym cały proces żywienia zbiorowego w firmach. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy mogą codziennie zamawiać zdrowe posiłki do pracy. Benefit ten, częściowo dofinansowany przez pracodawcę, cieszy się zazwyczaj dużym zainteresowaniem wśród pracowników (patrz Wykres 1).

Trudno dziś wyobrazić sobie rozwój organizacji bez rozwoju jej pracowników. Jednakże aby pracownicy chcieli rozwijać się wraz z organizacją, nie odchodzić od pracodawcy, należy odpowiednio zadbać o ich motywację. Taką rolę pełnią między innymi dodatki pozapłacowe. System benefitów uszyty zgodnie z potrzebami pracowników gwarantuje same korzyści. Kandydaci poszukujący zatrudnienia chętniej rozpoczną współpracę z organizacją, jeśli zapewni im ona zróżnicowane, ale dopasowane do ich oczekiwań benefity. Inne zalety wdrożonego w odpowiedzi na potrzeby zatrudnionej kadry systemu benefitów to: poczucie, że firma liczy się ze zdaniem swoich pracowników, większa liczba osób korzystających z benefitów, wyższy poziom zaangażowania w wykonywane obowiązki, mniejszy wskaźnik rotacji w firmie. Należy podkreślić również, że benefity pozapłacowe mają wpływ na integrację w zespołach, gwarantują oszczędność czasu wolnego pracowników (niektóre benefity mogą być realizowane na terenie firmy) i są kluczowym elementem umożliwiającym budowanie pozytywnego wizerunku organizacji na rynku pracy. Podsumowując, trzeba podkreślić, że w miejscu zatrudnienia pracownicy spędzają co najmniej osiem godzin dziennie, dodatkowo często poświęcają dużo czasu na dojazdy do pracy. Warto zatem wyjść naprzeciw potrzebom pracowników i zapewnić im takie benefity, z których będą chętnie korzystać w trakcie i po pracy.

Dagmara Dolata
specjalistka ds. HR

Artur Dzięgielewski
HR Manager,
artur.dziegielewski74@gmail.com

Porażka zawsze jest świetną lekcją. Wierzę, że ogromne znaczenie ma to, jak sobie z nią poradzimy, od tego w znacznej mierze zależy sukces.

Sylwia Gruchała

Pobierz wydanie 03/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.