Jak informować o benefitach?

Pojęcie „komunikacji” lepiej lub gorzej potrafi wyjaśnić każdy z nas. W samym jej procesie uczestniczymy wielokrotnie w ciągu dnia, kupując warzywa w sklepie, negocjując z pracodawcą podwyżkę czy plotkując ze znajomymi przy kawie.

Komunikacja jest zatem niezbędna nie tylko w życiu codziennym, ale i zawodowym. Właściwa komunikacja w przedsiębiorstwie pomaga zwiększyć zaangażowanie pracowników, wzmacnia i stymuluje ich motywację. W większości przedsiębiorstw istnieje silnie rozbudowana strategia informowania pracowników o ich wynagrodzeniach, możliwościach otrzymania premii czy warunkach podwyżki. A czy pracodawcy informują pracowników o przyznawanych świadczeniach dodatkowych?

Efektywna komunikacja kluczem do sukcesu

Świadczenia dodatkowe wpływają na przyciąganie i utrzymanie talentów, poprawiają wizerunek firmy, budują lojalność pracowników oraz zwiększają zaangażowanie w pracę. Pożądane efekty stosowania benefitów pracowniczych mogą w ogóle nie wystąpić, jeśli pakiet świadczeń dodatkowych oferowanych pracownikom nie został we właściwy sposób zakomunikowany. Na nic zdaje się bogata oferta benefitów, jeżeli zatrudniony nie wie, jak i z czego może skorzystać.

Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Society for Human Resource Management (SHRM), tylko jedna piąta przedsiębiorstw (20 proc.) zdecydowanie zgadza się ze stwierdzeniem, że sposób informowania pracowników o świadczeniach dodatkowych jest w ich firmie skuteczny. Za „dość skuteczną” strategię komunikowania o benefitach w swoich firmach uznało 57 proc. przedsiębiorców. Na „dość nieskuteczny” lub „nieskuteczny” sposób informowania zatrudnionych o oferowanych im benefitach wskazało odpowiednio 18 i 5 proc. organizacji.

O czym powinniśmy pamiętać, informując pracowników o benefitach?

Należy pamiętać, że pracownik, mogąc wybrać kilka z oferowanych mu świadczeń dodatkowych, będzie potrzebował czasu na zastanowienie się, które z nich będą dla niego najlepsze. Po otrzymaniu materiałów związanych z ofertą benefitów powinien mieć wystarczająco dużo czasu, aby dogłębnie się z nimi zapoznać i móc wyjaśnić swoje wątpliwości z przedstawicielami działów HR. Ważne jest również, aby pomóc pracownikowi dopasować świadczenia dodatkowe do jego sytuacji życiowej (założenie rodziny, narodziny dziecka itp.).

Jak wynika z badań, których rezultaty opublikowano na stronie SHRM, komunikując pracownikowi informacje związane z przysługującymi mu świadczeniami dodatkowymi, zarząd powinien skorzystać przynajmniej z trzech różnych sposobów przekazywania informacji. Należy przy tym pamiętać, że niektórzy preferują informacje w formie obrazów, inni komunikaty audio, a dla kolejnych najlepsza może okazać się metoda kinestetyczna. Dla pierwszej grupy najskuteczniejszą metodą przekazywania informacji będą więc kolorowe biuletyny informacyjne czy też prezentacje multimedialne. Druga grupa będzie preferować komunikaty w formie nagrań audio lub wideo. Dla trzeciej natomiast najlepsze mogą się okazać aplikacje internetowe, specjalnie przygotowane arkusze wymagające uzupełnienia lub inne narzędzia internetowe. Ważne jest również zróżnicowanie metod komunikowania informacji dla osób w różnym wieku. Jak wynika z badań, młodzi ludzie zwykle nie doceniają oferowanego im pakietu świadczeń dodatkowych, a ważniejsze od rady przedstawiciela działu HR jest zdanie ich przyjaciół i rodziny. Dla młodszej generacji pracowników zdecydowanie najlepszą metodą będzie wykorzystanie mediów społecznych oraz aplikacji internetowych. Z kolei pracownicy należący do starszej generacji bardziej obawiają się o swoje bezpieczeństwo finansowe oraz doceniają oferowane im świadczenia dodatkowe. Preferują oni grupowe spotkania informacyjne.

Metody komunikowania informacji o oferowanych świadczeniach dodatkowych

Najpopularniejszym sposobem informowania pracowników o przysługujących im świadczeniach dodatkowych było udostępnianie im materiałów w formie drukowanej lub elektronicznej. Taką metodę stosowało w 2012 r. aż 84 proc. Amerykańskich organizacji. Informatory wręczano pracownikom przed dokonaniem przez nich wyboru koszyka benefitów. Popularnym rozwiązaniem było również organizowanie grupowych spotkań z przedstawicielami działów HR. Tę taktykę zastosowało 65 proc. przedsiębiorstw. Na aranżowanie indywidualnych spotkań pracownika z przedstawicielem działu HR zdecydowała się ponad połowa pracodawców (51 proc.). Z wewnętrznych sieci internetowych (intranetu) korzystało 48 proc. pracodawców, 41 proc. decydowało się na rozsyłanie komunikatów na prywatne skrzynki pocztowe. Niewielki odsetek organizacji, informując pracowników o przysługujących im świadczeniach dodatkowych, korzystał z jednego z najtańszych rozwiązań, a mianowicie mediów społecznych. Na zastosowanie tej metody wskazało 4 proc. amerykańskich pracodawców. Wśród pozostałych metod znalazły się: biuletyny informacyjne (39 proc.), targi świadczeń dodatkowych (26 proc.), wirtualna edukacja (13 proc.), spotkania z dostawcą benefitów (3 proc.).

Największe wyzwania w komunikowaniu benefitów

Według ekspertów w dziedzinie HR największym wyzwaniem stojącym przed pracownikami działów HR jest utrzymanie zaangażowania pracowników w podejmowaniu decyzji związanych z pakietem świadczeń dodatkowych. Według 78 proc. specjalistów jest to jeden z największych problemów, któremu muszą stawić czoło. Najlepszym sposobem utrzymania zaangażowania zatrudnionych jest nieustanne przekazywanie informacji o benefitach oferowanych pracownikowi i jego rodzinie. Jednakże tylko 29 proc. specjalistów ds. wynagradzania i benefitów przyznało, że prowadzi aktywną politykę informacyjną przez cały rok.

Połowa specjalistów ds. wynagradzania i benefitów uznała, że dużym wyzwaniem jest dla nich dostosowanie materiałów informacyjnych do odbiorcy oraz wpływanie na zwiększenie zainteresowania i wykorzystania dostępnych świadczeń dodatkowych.

Sylwia Rębisz
specjalista ds. wynagradzania,
Sedlak & Sedlak

Warsztat i rzemiosło ponad wszystko.

Adam Sztaba

Pobierz wydanie 07_08/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.