Elastyczna forma zakupu benefitów

Zasadniczo procedury zakupowe w jednostkach publicznych mogą być przeprowadzane na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) albo wewnętrznego regulaminu udzielania zamówień. W niniejszym artykule skupię się na tej teoretycznie prostszej procedurze − dotyczącej zakupów poniżej tzw. progu bagatelności, który wynosi 30 tys. euro.

fot. freepik

Do postępowań o zamówienie publiczne od 1 stycznia 2018 r. stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, gdy wartość udzielanego zamówienia przekracza kwotę 30 000 euro, co przy obowiązującym kursie (4,3117 zł) oznacza, że wskazanej ustawy nie stosujemy do zamówień, których wartość nie przekracza 129 351,00 zł netto (art. 4 pkt. 8 ustawy Pzp).

Relatywnie wysoki próg stosowania ustawy Pzp (podniesiony w 2014 r. z kwoty 14 tys. euro) stanowi niejednokrotnie pokusę dla jednostek zamawiających, aby w sposób wręcz dowolny dokonywać wydatkowania środków publicznych, np. na powtarzające się okresowo zamówienia, w tym przeznaczone dla pracowników zamawiającego (np. zakupy biletów do kina, teatru, kursów językowych, szkoleń itp.). Należy jednak pamiętać, że brak obowiązku stosowania ustawy Pzp nie pozostawia całkowitej dowolności w wydatkowaniu środków publicznych.

W tym miejscu warto przytoczyć tezę z uchwały Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu z 11.04.2012 r. (sygn. akt 38/2012), gdzie wskazano, że „zgodnie z treścią art. 4 pkt 8 Pzp, przepisów ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30 tys. euro. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że w każdym przypadku, gdy zachodzi okoliczność kwalifikowania zamówienia jako podlegającego wyłączeniu ze względu na wartość, zamawiający winien mieć na uwadze przepisy o ustalaniu wartości zamówienia zawarte w ustawie, a w szczególności o zakazie dzielenia zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy (art. 32 ust. 2)”.

Stosownie do art. 32 ust. 1 ustawy Pzp, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Jednocześnie, w myśl art. 32 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Dla ustalenia, czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami, konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się takimi kryteriami, jak tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu), tożsamość czasowa zamówienia (przewidzenie przez zamawiającego pełnego zakresu przedmiotowego zamówień sfinansowanych i udzielanych w znanej zamawiającemu perspektywie czasowej, obejmującej zasadniczo okres jednego roku budżetowego, finansowego albo objętego decyzją o udzieleniu wsparcia finansowego na realizację określonego projektu) i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Innymi słowy konieczne jest ustalenie, czy dany rodzaj zamówienia może być wykonany w tym samym czasie, przez tego samego wykonawcę (Kontrola − Urząd Zamówień Publicznych z 09.09.2011 r., sygn. akt. KA/53/11).

Oznacza to, że dokonywanie przykładowo zakupów usług na potrzeby jednostki zamawiającej w sposób powtarzający się w perspektywie np. roku, jeżeli dodatkowo miałyby służyć temu samemu celowi i byłyby zrealizowane przez tego samego wykonawcę, może zostać uznane za nieuprawnione dzielenie zamówienia publicznego na części. Aby nie narazić się na naruszenie przepisu art. 32 ust. 1 ustawy Pzp, należy każdorazowo dokonać: (1) wyczerpującego opisu przedmiotu zamówienia, (2) doboru właściwej metody szacowania oraz (3) rzetelnego jej zastosowania.

Każde zatem szacowanie wartości zamówienia musi zostać ponadto dokonane z zachowaniem należytej staranności, przy czym w ocenie jej dochowania należy wziąć pod uwagę prawidłowość wyboru odpowiedniej metody obliczania wartości zamówienia, jak również doświadczenie oraz powinność i możliwość przewidywania następstw oszacowania wartości zamówienia. Wszystkie te działania zamawiającego powinny zostać należycie udokumentowane celem późniejszego wykazania dochowania przez zamawiającego należytej staranności przy jego dokonywaniu (nie tyle wykazania, że w ogóle miało ono miejsce, ile że zostało przeprowadzone z zachowaniem należytej staranności).

Ważne jest nie tylko prawidłowe oszacowanie wartości planowanego zamówienia, lecz także prawidłowe przeprowadzenie zakupu określonej usługi czy dobra. Zamawiający musi pamiętać o zagwarantowaniu wykonawcom niedyskryminacyjnego dostępu do zamówień publicznych, ograniczeniu ryzyka nieefektywnego wydatkowania środków publicznych oraz zapewnieniu przejrzystości postępowania i wyboru wykonawcy. „Ponadto zgodnie z zasadami wydatkowania środków publicznych zawartymi w ustawie o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów” (tak uchwała KIO z 11.02.2016 r., sygn. akt. KIO/KD 14/16). Istotne jest zatem, aby przed rozpisaniem postępowania przetargowego zrobić właściwe rozeznanie rynkowe, tak aby do złożenia ofert zaprosić reprezentatywnych wykonawców. Procedury zakupowe poniżej kwoty bagatelności nie są nigdzie sformalizowane. Oznacza to, że brak jest wymogu wprowadzania takiego regulaminu w jednostkach zamawiających. Niemniej jego wprowadzenie zdaje się być nie do przecenienia. Może on bowiem stanowić swoistą ścieżkę proceduralną dla pracowników zamawiającego, którzy począwszy od pomysłu, aż po udzielenie zamówienia (podpisanie umowy) będą krok po kroku wiedzieli, jakie czynności należy wykonać. Przy tworzeniu regulaminu warto także kierować się zasadą „mniej znaczy więcej”. W swojej praktyce zawodowej, a także jako biegły sądowy opiniujący prawidłowość przeprowadzania zamówień publicznych, spotykam się z przeregulowanymi wręcz regulaminami, na których podstawie działania zamawiających są mało efektywne.

Zamówienia regulaminowe są elastyczną formą pozwalającą ad hoc w sposób sprawny je przeprowadzić, np. na potrzeby dodatkowych usług dla pracowników w ramach pozapłacowych benefitów. Nie należy jednak zapominać, że zamówienia te są nadal zamówieniami ze środków publicznych, które jedynie ze względu na wartość zostały wyłączone ze stosowania ustawy Pzp. Nie oznacza to jednak całkowitej dowolności w ich wydatkowaniu bez dokonania chociażby rzetelnego oszacowania ich wartości i przeprowadzenia procedury zakupowej z zachowaniem uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców.

dr Robert Siwik
Radca prawny specjalizujący się w prawie zamówień publicznych (www.siwik-law.pl), biegły sądowy z zakresu zamówień publicznych, pracownik naukowy i wykładowca akademicki, instruktor golfa AWF Warszawa.

Zawsze mówiłam, że możesz wszystko, tylko przestań się bać.

Agnieszka Rylik

Pobierz wydanie 07-08/2019

Zobacz również

Nowa era motywacji

„HR występuje u nas coraz częściej w roli policjanta, który musi wręcz zmuszać pracowników do udziału w szkoleniach firmowych”. „Coraz trudniej jest nam organizować wyjazdy firmowe i szkolenia weekendowe. Ludzie po prostu nie chcą już w nich brać udziału”. „Mnożymy liczbę oferowanych świadczeń pozapłacowych (tzw. benefitów), a najbardziej wartościowi pracownicy i tak odchodzą”.

Polacy o zwierzętach w pracy

Pies i kot w firmie? Otwartość pracodawcy na zwierzęta w miejscu pracy potrafi zarówno przyciągać kandydatów, jak i ich odstraszać. Według badań Pracuj.pl, 56% pracowników dopuszcza obecność pupili w firmie, a co trzeci uznałby ją za dodatkową motywację do udziału w rekrutacji. Entuzjazm wykazują szczególnie młodsi pracownicy. W pierwszym materiale serii Pracuj.pl „Zawodowy styl życia” sprawdzamy, czy zwierzęta w pracy to pomysł dla każdego.

Nowy model nauki języka angielskiego dla Twoich pracowników

69 proc. Polaków otrzymuje w swojej pracy przynajmniej jeden benefit pozapłacowy. Do pierwszej piątki najczęściej pożądanych świadczeń wśród pracowników niezmiennie należą szkolenia językowe [1]. Współczesne realia stawiają przed organizacjami nowe wyzwania: jaką formę nauki zaproponować pracownikom, by była ona przyjemnością, a nie koniecznością?

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.