Bezpieczeństwo na pierwszym miejscu

Praca zdalna to był pożądany benefit w naszej firmie, dlatego jednym z wyzwań na bieżący rok było wdrożenie niezbędnych procesów i danie pracownikom tej możliwości. Gdy rozpoczynaliśmy pierwsze prace w styczniu, nikt nie mógł się spodziewać, że w marcu home office nie będzie już kwestią wyboru, a koniecznością. Udało się dzięki otwartości i współpracy całego zespołu.

fot. istockphoto

Zmiany organizacji pracy związane z ogłoszeniem stanu zagrożenia epidemicznego, tak jak dla większości organizacji, były prawdziwym wyzwaniem. Do pracy zdalnej w szybkim tempie musieliśmy przygotować 60 osobowe biuro. Największym problemem okazał się stały dostęp do programów i dysków sieciowych. Sprawy nie ułatwiał fakt, że nasz dział IT mieści się w centrali na Węgrzech. Musiał równocześnie wspierać wszystkie zagraniczne oddziały i koordynować home office setek pracowników w Budapeszcie. To był trudny czas, pełen frustracji i niepewności. Nikt z nas nie wiedział co przyniesie kolejny dzień.

Nieoceniona rola komunikacji

Zważywszy na to, że zatrudniamy dużo młodych osób, które wcześniej nie miały okazji pracować w domu, zależało nam bardzo na utrzymaniu z nimi stałego kontaktu. Takiego problemy nie mieliśmy przed epidemią, gdyż firma mieści się w jednej lokalizacji.

Otwarta i transparentna komunikacja jest jedną z niepisanych wartości naszej firmy, dlatego od pierwszego tygodnia lockdownu organizowaliśmy cotygodniowe, ogólnofirmowe call`e.

Zależało nam, aby wszyscy pracownicy, począwszy od asystentów, skończywszy na menedżerach najwyższego szczebla na bieżąco otrzymywali informacje o sytuacji firmy. Takie spotkania były pomocne w budowaniu świadomości biznesowej. Mamy też nadzieję, że pomagały utwierdzić pracowników w poczuciu, iż sytuacja w naszej firmie jest stabilna, a żadne redukcje zatrudnienia nie są przewidywane. To między innymi dzięki tym spotkaniom oraz ugruntowanej już w firmie kulturze zaufania i zdrowych relacji, wiedzieliśmy kto boryka się z jakimi trudnościami. A tych nie brakowało, problemy techniczne, praca z innym członkami rodziny – często na niewielkim metrażu, niekończące się remonty u sąsiada, czy pogodzenie pracy ze zdalną nauką gromadki dzieci.

Wspierające benefity

Wyszliśmy naprzeciw potrzebom naszych pracowników. Zatrudnieni u nas rodzice nie korzystali z dodatkowego zasiłku w związku z zamknięciem przedszkoli i szkół, gdyż dostali od nas zielone światło na pracę w bardzo elastycznym zakresie. Nikt nie oczekiwał od nich, że będą dostępni przez osiem godzin z pełną wydajnością.

Część z pracowników, mimo pewnych ograniczeń, pracowała w biurze. Zadbaliśmy o ich bezpieczeństwo. Prócz niezbędnych płynów dezynfekujących, czy maseczek wsparliśmy ich w bezpiecznym dotarciu do biura. Z obawy o ich bezpieczeństwo nie chcieliśmy, by korzystali z transportu publicznego, dlatego daliśmy im możliwość korzystania z parkingu usytuowanego w biurowcu, z którego dotychczas korzystali nasi klienci. Z czasem tych miejsc było za mało, zatem zaproponowaliśmy naszym pracownikom, by do pracy dojeżdżali prywatnymi autami, a my pokryjemy koszty parkingu. To rozwiązanie spotkało się z dużym zainteresowaniem.

Mieliśmy także propozycję dla niezmotoryzowanych – dopłaty do zakupy roweru lub hulajnogi, jeśli ktoś będzie z tych sprzętów korzystał w drodze do pracy.
Jesteśmy firmą świadczącą usługi księgowe oraz kadrowo-płacowe, więc oprócz standardowych narzędzi pracy jak laptop czy telefon niezbędne w naszej pracy było stabilne łącze internetowe. Monitorowaliśmy wszelkie problemy techniczne, próbowaliśmy rozwiązywać je na bieżąco, aby nie zakłócały codziennej pracy. Każdy z pracowników dostał przyzwolenie na zakup lepszego łącza internetowego, jeśli domowe było niewystarczające.

Nowa rzeczywistość

Od czerwca powoli wracamy do pracy w biurze. Utrzymaliśmy jednak możliwość pracy zdalnej dla pracowników posiadających dzieci, a także tych którzy są w grupie podwyższonego ryzyka.

Pozostali przez najbliższe tygodnie będą pracowali w podziale na grupy, aby zminimalizować ryzyko potencjalnego zakażenia. To, że ludzie zaczynają za sobą tęsknić, widać na tablicy sucho ścieralnej w naszej kuchni. Jedni pozdrawiają drugich, zostawiają dla siebie wiadomości.

Niecodzienna rzeczywistość zastała także nowozatrudnionych pracowników, którzy dołączyli do naszej organizacji z początkiem kwietnia, gdy już całe biuro pracowało zdalnie. I choć może wydawać się dziwne, że w dobie kryzysu zatrudniliśmy te osoby, ale to była kwestia naszej odpowiedzialności, gdyż proces rekrutacyjny rozpoczął się przed pandemią.

Sytuacja wynikająca z pandemii jest bardzo dynamiczna i wymaga dużej elastyczności od organizacji. Dla nas od zawsze najważniejsi byli ludzie, więc robimy wszystko, by nie redukować miejsc pracy, a pracownikom zapewnić bezpieczne warunku pracy w nowej rzeczywistości.

Marta Telatyńska
HR Specialist Process Solutions Sp. z o.o.
marta.telatynska@ps-bpo.com

Muzyka jest dla mnie bardzo ważna.

Michał Bajor

Pobierz wydanie 10/2020

Zobacz również

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.