Używanie samochodu służbowego – przychód pracownika

Popularnym i lubianym przez pracowników świadczeniem o charakterze pozapłacowym jest udostępnienie pracownikowi przez pracodawcę samochodu osobowego. Sytuacja, w której samochód wykorzystywany jest wyłącznie jako narzędzie niezbędne do wykonywania pracy (np. w celu transportu towarów czy odbywania wyjazdów służbowych), nie rodzi raczej pro-blemów podatkowych. Wątpliwości pojawiają się w sytuacjach, gdy pracownik, za zgodą pracodawcy, korzysta z auta służbowego dla potrzeb prywatnych.

Nie ulega wątpliwości, że prywatne, nieodpłatne korzystanie z samochodu udostępnionego przez pracodawcę stanowi dla pracownika przychód podatkowy: pracownik otrzymuje darmową korzyść, za którą w innych okolicznościach musiałby zapłacić. Wniosek ten potwierdza art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof), zgodnie z którym za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, w tym wartość nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Organy podatkowe potwierdzają, iż „zwrot w szczególności oznacza, że wymienione kategorie przychodówzostały wymienione jedynieprzykładowo. Przychodem ze stosunkupracy i stosunków pokrewnych są więcwszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym” (tak np. interpretacja Dyrektora IS w Warszawie, sygn. IPPB4/415-427/09-5/JK).

Jak zatem określić wysokość przychodu powstającego po stronie pracownika z tytułu prywatnego wykorzystania samochodu udostępnionego przez pracodawcę? Przegląd praktyki rynkowej świadczy o ogromnej pomysłowości pracodawców w tym zakresie. Ustalając przychód dla pracownika, stanowiący podstawę do obliczenia zaliczek na podatek dochodowy, pracodawcy stosują szerokie spektrum rozwiązań, od tych najprostszych (miesięczny ryczałt za korzystanie z auta) po mniej typowe (jak określenie przychodu pracownika na podstawie stawek za 1 kilometr obowiązujących w taksówkach).

Niestety, po lekturze obowiązujących przepisów powyższe metody okazują się nieprawidłowe. Przepisy z zakresu updof zawierają bowiem wyraźne wytyczne co do sposobu obliczenia przychodu z tytułu uzyskania przez pracownika nieodpłatnego świadczenia, choć nie zawsze łatwe jest przełożenie tych wytycznych na praktykę. W większości sytuacji wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b updof. I tak gdy przedmiotem świadczenia jest udostępnienie pracownikowi samochodu: (1) przez pracodawcę, zajmującego się działalnością w zakresie wynajmu lub leasingu samochodów – wartość tego świadczenia ustala się według cen stosowanych wobec innych odbiorców, (2) przez pracodawcę użytkującego pojazd na podstawie umowy najmu lub leasingu – stosuje się ceny tych usług, (3) w innych przypadkach – zastosowanie mają ceny rynkowe.

Jednocześnie organy podatkowe zgodnie odrzucają możliwość posługiwania się przy kalkulacji przychodu pracownika „ryczałtami” lub stawkami za jeden kilometr przebiegu pojazdu wynikającymi z odpowiednich przepisów. Powyższe wskaźniki służą bowiem zupełnie innym celom, takim jak określenie limitów zwolnień podatkowych dla wydatków ponoszonych przez pracowników z tytułu używania aut prywatnych na potrzeby pracodawcy czy limitowaniu kosztów podatkowych przedsiębiorców z tytułu używania w działalności gospodarczej samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji.

Podobnie pracodawca nie ma podstaw do posługiwania się innymi wskaźnikami referencyjnymi, takimi jak ceny biletów komunikacji miejskiej albo stawki za 1 km stosowane przez przedsiębiorstwa taksówkowe i przewoźników indywidualnych. Wreszcie nie jest zgodne z przepisami rozwiązanie, w ramach którego pracownikowi przypisywany jest co miesiąc przychód w jednakowej, ryczałtowej kwocie: taki ryczałt nie odzwierciedla bowiem zróżnicowanej częstotliwości wykorzystania auta ani też nie ma odniesienia do wartości rynkowej otrzymanego przez pracownika świadczenia, czego wymagają przepisy.

Organy podatkowe potwierdzają, że „ustalając przychód z udostępniania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika należy wziąć pod uwagę m.in. markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co Spółka, firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika. […] Spółka jako pracodawca, która w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie świadczy usług najmu samochodów powinna uwzględnić ceny rynkowe stosowane przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów tej samej marki” (interpretacja Dyrektora IS w Warszawie, sygn. IPPB2/415- 361/09-4/MK).

Niestety, proponowany sposób ustalenia przychodu stanowi znaczne uproszczenie, a jego zastosowanie w praktyce napotyka liczne trudności. Przede wszystkim mało prawdopodobne wydaje się znalezienie na rynku firmy zajmującej się odpłatnym udostępnianiem samochodów na podobnych zasadach, jak czyni to pracodawca. Oddanie auta do dyspozycji pracownika ma bowiem charakter usługi bardzo specyficznej: zazwyczaj pracownik wykorzystuje je do „mieszanych” celów – jadąc w sprawach służbowych, „przy okazji” załatwia sprawy prywatne, po wykonaniu zadań służbowych wraca samochodem do domu, podróż służbową za granicę łączy z kilkoma dodatkowymi dniami wypoczynku...

W efekcie dla spełnienia wymogów wynikających z art. 11 ust. 2a pkt 4 updof należałoby dodać poszczególne godziny (a nawet minuty) „prywatnych jazd”, a następnie przypisać wartość każdej takiej jednostce czasu i pomnożyć ich liczbę przez przypisaną im „wartość”. Ta ostatnia zaś powinna zostać wyznaczona z uwzględnieniem tego, czy dotyczy samego używania samochodu, czy też obejmuje świadczenia dodatkowe, takie jak koszt benzyny, myjni lub przeglądów technicznych finansowanych przez pracodawcę.

Trzeba wreszcie powiedzieć, że nie zawsze możliwe jest uzyskanie wyraźnego potwierdzenia przez organ podatkowy prawidłowości metody kalkulacji przyjętej przez podatnika. Zdaniem części organów, „Rolą postępowania w sprawie wydania interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego, nie jest ustalenie czy sposób kalkulacji przychodu z tytułu nieodpłatnego korzystania, dla potrzeb prywatnych z samochodu służbowego jest prawidłowy, bowiem stanowi to domenę ewentualnego postępowania podatkowego.

Zgodnie z zasadą samoopodatkowania, obowiązującą w polskim systemie podatkowym, na podatniku spoczywa obowiązek dokonania oceny własnej sytuacji prawnopodatkowej, a po jej dokonaniu zachowania się zgodnie z przepisami prawa podatkowego, bowiem prawidłowość takiego wyliczenia podlega weryfikacji przez organ podatkowy” (tak m.in.: interpretacja Dyrektora IS w Warszawie, sygn. IPPB4/415-665/10-2/SP, interpretacja Dyrektora IS w Bydgoszczy, sygn. ITPB2/415-965/09/ENB).

Podsumowując, w zakresie opisanego zagadnienia mamy do czynienia z sytuacją, w której co prawda istnieją przepisy określające prawidłowy sposób postępowania pracodawcy jako płatnika obliczającego przychód pracowników, ale ich zastosowanie w praktyce jest bardzo trudne, o ile nie niemożliwe. Najlepszym wyjściem z tej sytuacji jest zastosowanie przez pracodawcę jednolitej, spójnej metody obliczania przychodu pracowników, na podstawie przedstawionych przez nich oświadczeń co do ilości godzin wykorzystania auta do celów prywatnych – lub oparcia się na miesięcznych limitach czasu wykorzystania samochodu, ustalonych z pracownikiem.

Liczba godzin powinna następnie zostać pomnożona przez stawkę godzinową obliczoną z uwzględnieniem stawek leasingu samochodów. Jakkolwiek metoda ta nie jest doskonała, to stanowi „złoty środek” pomiędzy wymogami ustawowymi a racjonalnym podejściem do administrowania dokumentacją podatkową.

Dorota Walerjan
doradca podatkowy

Myślę, że każdy sportowiec, czy mówi o tym, czy nie, jest patriotą.

Czesław Lang

Pobierz wydanie 09/2019

Zobacz również

Strajk a wynagrodzenie za pracę i benefity

Wynagrodzenie za pracę jest przeważnie rozpatrywane jako podstawowe uprawnienie pracownika, nierozerwalnie związane ze świadczeniem pracy, stanowiąc jego odpowiedni ekwiwalent i przeciwwagę. Może jednak dojść do sytuacji, w której pracodawca nie będzie miał obowiązku wypłaty wynagrodzenia, pracownik zaś nie będzie mógł skutecznie temu przeciwdziałać.

Dwie instytucje

Badania przeprowadzone we wrześniu 2017 r. roku przez Kantar TNS „Czy pieniądze szczęścia nie dają?” pokazują, że Polacy najwyżej cenią sobie wynagrodzenie i jest ono wskazywane jako czynnik decydujący przy zmianie zatrudnienia. Wśród innych aspektów mogących mieć znaczenie dla takiej decyzji znalazły się świadczenia pozafinansowe.

Sposoby regulowania świadczeń pozapłacowych

Pracownicze świadczenia pozapłacowe, czyli tzw. benefity pracownicze, stanowią istotną część wynagrodzenia pracownika. Instytucja ta nie została usankcjonowana w treści przepisów Kodeksu pracy, stąd ich wprowadzenie do systemu wynagradzania w sposób jasny i przejrzysty nierzadko wymaga wprowadzenia odpowiedniej regulacji.

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.