Sposoby regulowania świadczeń pozapłacowych

Pracownicze świadczenia pozapłacowe, czyli tzw. benefity pracownicze, stanowią istotną część wynagrodzenia pracownika. Instytucja ta nie została usankcjonowana w treści przepisów Kodeksu pracy, stąd ich wprowadzenie do systemu wynagradzania w sposób jasny i przejrzysty nierzadko wymaga wprowadzenia odpowiedniej regulacji.

fot. freepik

Postanowienia dotyczące wynagrodzenia pracownika zawarte są najczęściej w indywidualnej umowie o pracę, jednak istnieje również możliwość wprowadzenia benefitów również w inny sposób. Właściwa regulacja jest przy tym niezwykle istotna zarówno z perspektywy pracodawcy, któremu zależy na skonstruowaniu właściwego dla niego systemu wynagradzania, jak i pracownika, który z kolei chce mieć możliwość przejrzystego zapoznania się z zakresem jego uprawnień oraz mieć możliwość wyegzekwowania ich od pracodawcy.

Umowa o pracę

Podstawowym sposobem regulowania wynagrodzenia pracownika jest umowa o pracę. Co do zasady umowa o pracę stanowi indywidualne porozumienie pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, w której określane są podstawowe i najistotniejsze elementy stosunku pracy, na które obie strony wyrażają zgodę. Zgodnie z treścią art. 29 § 1 Kodeksu pracy, umowa o pracę, prócz określenia stron umowy, jej rodzaju i daty zawarcia, określa również warunki pracy i płacy, w szczególności zaś wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia.

Uregulowanie świadczeń pozapłacowych w treści umowy o pracę daje pracodawcy pewność co do zakresu świadczeń przyznanych konkretnemu pracownikowi, jak również umożliwia mu ich właściwy dobór. Takie rozwiązanie może być istotne z perspektywy oceny indywidualnych cech pracownika, jego predyspozycji, jakości i charakteru wykonywanej przez niego pracy czy warunków osobistych i rodzinnych. To z kolei przekłada się na konkretne potrzeby pracownika dotyczące sposobu regeneracji, wypoczynku i relaksu czy jego potrzeb w zakresie zapewnienia możliwie najlepszych warunków pracy. Przykładowo dla pracowników wykonujących pracę przedstawicieli handlowych istotnym będzie otrzymanie pojazdu służbowego, pracowników preferujących aktywny wypoczynek zadowolą karnety na siłownię czy basen, zaś dla pracowników posiadających dzieci interesujące może być np. zapewnienie przedszkola czy organizowanie kolonii w czasie ferii i wakacji.

Zgodnie z treścią § 2 art. 29 Kodeks pracy, umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jest obowiązkiem pracodawcy, aby pracownik przed dopuszczeniem do pracy otrzymał pisemne potwierdzenie warunków umowy o pracę, nawet jeśli zabrakło pisemnej umowy. W związku z dynamiczną sytuacją przedsiębiorstw może dochodzić do zmian warunków płacowych pracowników zarówno dla nich korzystnych, jak i niekorzystnych, polegających na obniżeniu wynagrodzenia lub odebraniu przysługujących świadczeń pozapłacowych. W takim przypadku koniecznym będzie dokonanie zmiany umowy o pracę, zawartej z pracownikiem. O ile jednak przyznanie pracownikowi dodatkowych świadczeń następuje w drodze zwykłego porozumienia bądź też w drodze jednostronnego oświadczenia pracodawcy, o tyle dokonanie zmian niekorzystnych dla pracownika, przy jednoczesnym braku dojścia z nim do porozumienia w tym zakresie, wymaga zachowania przez pracodawcę odpowiedniej procedury ustawowej. W przypadku chęci odjęcia pracownikowi świadczenia pozapłacowego bądź jego zmiany na mniej korzystne dla pracownika pracodawca ma obowiązek dokonać tzw. wypowiedzenia zmieniającego. Stosownie do treści art. 42 i następnych Kodeksu pracy wypowiedzenie takie powinno zostać dokonane na piśmie i powinno zawierać propozycję zmian. W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych zmian umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych zmian, uważa się, że wyraził na nie zgodę. Istotne jest przy tym zawarcie w treści wypowiedzenia stosownego pouczenia w tej sprawie, gdyż w razie jego braku, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków. Pamiętać również należy, że niektórzy pracownicy mogą podlegać szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem warunków pracy i płacy, co pracodawca powinien uwzględnić, aby nie narazić się na naruszenie prawa i związaną z tym odpowiedzialność. Podkreślenia wymaga też fakt, iż zmiany wchodzą w życie dopiero po upływie okresu wypowiedzenia, obowiązującego względem danego pracownika, które określają przepisy Kodeksu pracy dotyczące wypowiadania umów o pracę. Przez cały okres wypowiedzenia pracownik może zatem korzystać z przysługujących mu dotychczas benefitów.

Regulaminy wynagradzania

 Prócz regulowania kwestii benefitów w treści indywidualnych umów z pracownikami pracodawca ma również możliwość kompleksowego uregulowania świadczeń pozapłacowych, które chce przyznać pracownikom. Rozwiązanie to jest dopuszczalne w oparciu o przepis art. 772 § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca może ustalić również inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania w regulaminie wynagradzania. Rozwiązanie takie jest korzystniejsze w przypadku wielości pracowników oraz stanowisk pracy, co znacznie utrudniałoby każdorazowe dokonywanie indywidualnych ustaleń z poszczególnymi pracownikami. Pracodawca ma zatem możliwość przyznawania świadczeń określonym grupom pracowników, uwzględniając przy tym zbiorowe interesy i potrzeby danej kategorii stanowisk, działów czy zespołów pracowników.

Regulamin wynagradzania, a zatem również postanowienia dotyczące dodatkowych świadczeń pozapłacowych, są ustalane przez samego pracodawcę. W przypadku jednak, gdy u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, treść regulaminu musi zostać z nią uzgodniona. Jednocześnie pracodawca ma obowiązek podać pracownikom do wiadomości treść regulaminu wynagradzania w sposób u niego przyjęty. Sam regulamin wchodzi w życie dopiero po upływie dwóch tygodni od wykonania powyższego obowiązku.

Z dniem wejścia regulaminu w życie, zgodnie z treścią art. 24113 Kodeksu pracy, korzystniejsze postanowienia regulaminu zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. Jeśli zaś chodzi o postanowienia mniej korzystne dla pracowników, wprowadza się je w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. Przy wypowiedzeniu dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy nie mają zastosowania przepisy ograniczające dopuszczalność wypowiadania warunków takiej umowy lub aktu.

Procedura odnosząca się do ustalania regulaminu stosowana jest również przy dokonywaniu jego zmian, co może wiązać się ze szczególną uciążliwością w przypadku konieczności uzgadniania jego treści z zakładową organizacją związkową działającą u pracodawcy.

Niewykluczone jest również zawarcie regulacji dotyczących benefitów w treści układów zbiorowych pracy, które stanowią akt wyższego rzędu w stosunku do regulaminów, zastępując ich mniej korzystne dla pracowników postanowienia. Procedura tworzenia układu zbiorowego jest jednak dużo bardziej skomplikowana i długotrwała w porównaniu z tworzeniem regulaminu, przez co został jej poświęcony cały dział 11 Kodeksu pracy.

Podstawa prawna:
− Ustawa z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, tj. Dz.U. z 2018 r. poz. 917, 1000, 1076, 1608, 1629, 2215, 2243, 2244, 2245, 2432).

Michał Dytkowski
radca prawny MGD – Kancelaria Gdańsk/ Sopot
m.dytkowski@op.pl

Zawsze mówiłam, że możesz wszystko, tylko przestań się bać.

Agnieszka Rylik

Pobierz wydanie 07-08/2019

Zobacz również

Strajk a wynagrodzenie za pracę i benefity

Wynagrodzenie za pracę jest przeważnie rozpatrywane jako podstawowe uprawnienie pracownika, nierozerwalnie związane ze świadczeniem pracy, stanowiąc jego odpowiedni ekwiwalent i przeciwwagę. Może jednak dojść do sytuacji, w której pracodawca nie będzie miał obowiązku wypłaty wynagrodzenia, pracownik zaś nie będzie mógł skutecznie temu przeciwdziałać.

Dwie instytucje

Badania przeprowadzone we wrześniu 2017 r. roku przez Kantar TNS „Czy pieniądze szczęścia nie dają?” pokazują, że Polacy najwyżej cenią sobie wynagrodzenie i jest ono wskazywane jako czynnik decydujący przy zmianie zatrudnienia. Wśród innych aspektów mogących mieć znaczenie dla takiej decyzji znalazły się świadczenia pozafinansowe.

PPK − czyli wyzwania dla pracodawcy

W lipcu 2019 r. firmy zatrudniające powyżej 250 osób zostaną objęte obowiązkiem utworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych. Niebawem również powinny zostać oficjalnie opublikowane oferty instytucji finansowych, które zdecydowały się zarządzać PPK.

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.