PPK − czyli wyzwania dla pracodawcy

W lipcu 2019 r. firmy zatrudniające powyżej 250 osób zostaną objęte obowiązkiem utworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych. Niebawem również powinny zostać oficjalnie opublikowane oferty instytucji finansowych, które zdecydowały się zarządzać PPK.

fot. freepik

Tymczasem z ankiety przeprowadzonej podczas webcastu Deloitte’a wynika, że aż 25 proc. firm zobowiązanych do wdrożenia PPK w pierwszej kolejności nie podjęło jeszcze żadnych kroków, a 47 proc. dopiero zaczęło przygotowania operacyjne w tym kierunku (ankieta została przeprowadzona 6 marca na próbie 64 spółek zatrudniających powyżej 250 osób).

Mechanizm oszczędzania na emeryturę wprowadzony przez ustawę o PPK na taką skalę jest nowością w naszym systemie emerytalnym. Nie wszystkie doświadczenia związane z tworzeniem i administrowaniem całkowicie dobrowolnych pracowniczych programów emerytalnych (PPE) będzie można przenieść wprost na grunt PPK. Dodatkowo przepisy ustawy o PPK budzą niekiedy wątpliwości natury praktycznej.

Co zrobić, by wdrożenie przebiegło płynnie?

Mniejsze podmioty mogą jeszcze rozważyć wdrożenie PPE, co może zwolnić je z obowiązku tworzenia PPK. W takim przypadku należy mieć jednak na uwadze wyższe koszty, jakie wiązać się będą z wprowadzeniem tego modelu oszczędzania. W PPE bowiem składka podstawowa opłacana jest wyłącznie przez pracodawcę. Wpłaty pracowników są dobrowolne. Aby zwolnić się z obowiązku tworzenia PPK w ramach PPE, pracodawca musi opłacać składkę co najmniej w wysokości 3,5 proc. (w porównaniu do 1,5 proc. w przypadku PPK), a do programu przed objęciem firmy obowiązkiem wprowadzenia PPK musi przystąpić co najmniej 25 proc. załogi. W praktyce poziom partycypacji pracowników w PPE jest zwykle wysoki z uwagi na brak obowiązkowych składek po ich stronie. Z tego samego powodu PPE postrzegane jest także jako benefit dla pracowników, a nie obowiązek pracodawcy. Może mieć to znaczenie w ocenie atrakcyjności firmy jako pracodawcy na rynku pracy.

Pracodawcy, którzy zdecydują się wprowadzić PPK, powinni zidentyfikować wszystkie czynności, jakie będą się wiązać z administrowaniem PPK, i zmapować je z poszczególnymi działami w firmie. Może się okazać, że w działach tych nie ma zasobów kadrowych do przyjęcia dodatkowych obowiązków. Konieczne będzie wtedy zatrudnienie nowych pracowników, co mogło nie być przewidziane w budżecie wynagrodzeń. Istotne znaczenie może mieć to w szczególności dla dużych organizacji o wysokim poziomie rotacji zatrudnienia czy zatrudniających dużą liczbę osób na krótkoterminowych umowach- zleceniach.

W większych organizacjach powstanie nowych obowiązków może również wymagać uwzględnienia w dokumentacji wewnętrznej np. regulaminów organizacyjnych, o czym również warto zawczasu pamiętać.

Uaktualnienia wymagać będzie także stosowany w firmie system informatyczny do obsługi kadrowo-płacowej. Z kolei tam, gdzie obsługa kadrowo-płacowa została zlecona na zewnątrz, warto zweryfikować, jakie czynności można będzie przekazać do wykonania przez dostawcę usług kadrowo- płacowych i czy jest to uwzględnione w zawartej z tym podmiotem umowie. Z tym również mogą wiązać się dodatkowe koszty.

Wprowadzenie PPK nie będzie dla pracowników neutralne kosztowo. Dlatego warto przygotować pracowników na to zawczasu i przeprowadzić wśród załogi kampanię informacyjną dotyczącą nowych praw i obowiązków związanych z objęciem ich PPK. Jest to o tyle ważne w przypadku firm objętych obowiązkiem wprowadzenia PPK w pierwszej kolejności, że potrącanie pierwszych składek zbiegnie się w czasie z okresem świątecznym. Należy jednak pamiętać, że kampania informacyjna nie może przybrać formy nakłaniania pracowników do rezygnacji z oszczędzania w ramach PPK. Stanowi to wykroczenie, za które grozi grzywna nawet do 1,5 proc. rocznego funduszu wynagrodzeń w firmie.

Na co zwrócić uwagę, wybierając instytucję finansową zarządzającą PPK

Indywidualni pracownicy nie będą mogli samodzielnie wybrać podmiotu zarządzającego ich środkami zgromadzonymi w ramach PPK. Obowiązek ten spocznie w zasadzie w całości na pracodawcy, przy wsparciu reprezentantów załogi. Należy zatem przeprowadzić dokładną analizę ekonomiczno-prawną instytucji finansowych i ich ofert. Wybór zarządzającego PPK powinien być dokonany w oparciu o transparentne i obiektywne kryteria.

Biorąc pod uwagę szczegółowość regulacji ustawy o PPK (np. dot. rozkładu portfela dla poszczególnych grup wiekowych czy limitu wynagrodzenia za zarządzanie PPK), należy się liczyć z tym, że oferowane na rynku produkty mogą być w dużej mierze wystandaryzowane. Nie oznacza to jednak, że będą one osiągały identyczne wyniki.

To zależeć będzie przede wszystkim od konkretnych działań i inwestycji podmiotów zarządzających. Dlatego przed dokonaniem wyboru instytucji zasadnym będzie uzyskanie wyczerpujących informacji na temat polityki inwestycyjnej danego podmiotu i jego historycznych wyników w oparciu o dostępne dane. Ewentualne straty ponoszone przez wybraną instytucję finansową mogą przełożyć się negatywnie na nastroje wśród pracowników.

Dokonując wyboru instytucji finansowej, nie można również zapomnieć o warunkach prawnych współpracy. Wiele z nich nie wynika wprost z ustawy o PPK. Należy wziąć również pod uwagę ofertę dotyczącą obsługi klienta, zarówno dla firmy, jak i pracowników. Z perspektywy pracowników istotna może być np. możliwość zarządzania swoim kontem PPK online czy dostępność konsultantów. Aby poznać potrzeby pracowników w tym zakresie, można rozważyć przeprowadzenie wśród załogi ankiety oczekiwań. Pamiętać należy, że „interes załogi” jest jednym z ustawowych kryteriów, jakie powinny być brane pod uwagę przy ocenie ofert instytucji finansowych.

Pierwszy test na przygotowanie organizacji do wdrożenia PPK już za dwa miesiące. Warto być do niego zawczasu przygotowanym. Sankcją za niezawarcie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK w terminie może być, oprócz wysokiej grzywny, także utrata możliwości wyboru instytucji finansowej.

Anna Skuza
radca prawny, Senior Managing Associate, Lider Zespołu Prawa Pracy, Deloitte Legal
askuza@deloittece.com

Zawsze mówiłam, że możesz wszystko, tylko przestań się bać.

Agnieszka Rylik

Pobierz wydanie 07-08/2019

Zobacz również

Strajk a wynagrodzenie za pracę i benefity

Wynagrodzenie za pracę jest przeważnie rozpatrywane jako podstawowe uprawnienie pracownika, nierozerwalnie związane ze świadczeniem pracy, stanowiąc jego odpowiedni ekwiwalent i przeciwwagę. Może jednak dojść do sytuacji, w której pracodawca nie będzie miał obowiązku wypłaty wynagrodzenia, pracownik zaś nie będzie mógł skutecznie temu przeciwdziałać.

Dwie instytucje

Badania przeprowadzone we wrześniu 2017 r. roku przez Kantar TNS „Czy pieniądze szczęścia nie dają?” pokazują, że Polacy najwyżej cenią sobie wynagrodzenie i jest ono wskazywane jako czynnik decydujący przy zmianie zatrudnienia. Wśród innych aspektów mogących mieć znaczenie dla takiej decyzji znalazły się świadczenia pozafinansowe.

Sposoby regulowania świadczeń pozapłacowych

Pracownicze świadczenia pozapłacowe, czyli tzw. benefity pracownicze, stanowią istotną część wynagrodzenia pracownika. Instytucja ta nie została usankcjonowana w treści przepisów Kodeksu pracy, stąd ich wprowadzenie do systemu wynagradzania w sposób jasny i przejrzysty nierzadko wymaga wprowadzenia odpowiedniej regulacji.

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.