Czym jest podróż służbowa? Zakres zwolnienia od podatku dochodowego

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof), wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odpowiednich przepisach.

Zgodnie zaś z par. 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku (rozporządzenie ZUS), takie diety i należności nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie (społeczne, zdrowotne). Przepisami, o których mowa powyżej, są w szczególności dwa rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 roku dotyczące wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – na obszarze kraju oraz poza jego granicami.

Dla ustalenia zakresu powyższych zwolnień kluczowa jest wykładnia pojęcia „podróży służbowej”. Organy podatkowe oraz organy ZUS skłaniają się ku zawężającej interpretacji tego pojęcia, co z oczywistych względów prowadzi do ograniczenia zakresu zwolnień dostępnych na podstawie powołanych przepisów. Celem niniejszego artykułu jest polemika ze stanowiskiem organów poprzez przytoczenie niektórych argumentów świadczących o tym, że pojęcie „podróży służbowej” jest w istocie dość pojemne.

Pojęcie „podróży służbowej” w świetleustawy z dnia 26 czerwca 1974 rokuKodeks pracy (KP) Pojęcie podróży służbowej zostało uregulowane w art. 77(5) KP, zgodnie z którym podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Pracownikowi wykonującemu takie zadanie przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Innymi słowy, dla uznania danego zadania realizowanego przez pracownika za podróż służbową wymagane są poniższe warunki: (a) wykonywanie za dania na polecenie pracodawcy, (b) wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Czym jest „polecenie pracodawcy”?

Poprzez wydanie polecenia służbowego pracodawca zleca pracownikowi wykonanie określonego zadania. Przyjmuje się, że takie polecenie każdorazowo powinno precyzować charakter zadania oraz określać miejsce i termin jego wykonania. Polecenie wydawane jest w ramach stosunku pracy istniejącego pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Jest to czynność dotycząca pracy, uszczegóławiająca sposób, miejsce i czas jej wykonywania, i jako taka, co do zasady, nie prowadzi do zmiany treści stosunku pracy.

Należy wyraźnie podkreślić, że obowiązujące przepisy nie przesądzają o formie, w jakiej wydawane jest polecenie pracodawcy o odbyciu przez pracownika podróży służbowej; przede wszystkim przepisy nie wymagają wystawienia polecenia w formie pisemnej. Tym samym, wbrew stanowiskom części organów podatkowych i organów ZUS, należy uznać, że „polecenie pracodawcy” w sprawie odbycia podróży służbowej może mieć formę zarówno pisemną, jak i ustną. Jakkolwiek forma pisemna jest wskazana ze względów dowodowych, to warto przypomnieć, że w myśl art. 473 par. 1 ustawy z 17 listopada 1964 roku Kodeksu postępowania cywilnego w sprawach z zakresu prawa pracy nie stosuje się przepisów ograniczających dopuszczalność dowodu ze świadków i z przesłuchania stron.\

Czym jest „stałe miejsce pracy”?

KP posługuje się w art. 77(5) pojęciem „stałego miejsca pracy”, jednak nie definiuje go w sposób bezpośredni. Natomiast art. 29 par. 1 pkt 2 KP wymaga jedynie, aby w umowie zostało określone „miejsce wykonywania pracy”. Powyższa regulacja ma na celu ochronę interesu pracownika, który powinien znać wymagania stawiane mu przez pracodawcę w odniesieniu do jego „dyspozycyjności”.

Co istotne, „miejsca wykonywania pracy” nie można utożsamiać ze „stałym miejscem pracy” ani z „siedzibą pracodawcy”; każde z tych pojęć zostało wprowadzone na potrzeby konkretnego przepisu i nie należy ich interpretować w sposób rozszerzający, wychodzący poza ich ustawowy cel.

Pojęciom z zakresu miejsca pracy wiele uwagi poświęcił Sąd Najwyższy w wyroku z 19.03.2008 roku, sygn. I PK 230/07, dotyczącym pracy świadczonej przez kierowców drogowych. Sąd stwierdził m.in.: „W myśl art. 29 par, 1 pkt 2 k.p. w umowie o pracę powinno być określone miejsce wykonywania pracy. Przepis ten nie wymaga wszakże, by umowa wskazywała stałe miejsce pracy, co prowadzi do wniosku, iż nie można stawiać – w każdym przypadku – znaku równości między miejscem wykonywania pracy w rozumieniu art. 29 par. 1 pkt 2 k.p. a stałym miejscem pracy, o którym mowa jest w art. 77(5) par. 1 k.p. […] określone w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy nie musi mieć cechy stałości i wtedy punktem odniesienia w przypadku rozstrzygnięcia dotyczącego polecenia podróży służbowej jest miejscowość, w której znajduje  się siedziba pracodawcy. […] nie jest zasadne twierdzenie […], iż samo określenie miejsca wykonywania pracy w umowie o pracę »transport międzynarodowy «, »kraje trzecie« powoduje, że praca powoda w tych właśnie miejscach nie może być identyfikowana z odbywaniem zagranicznych podróży służbowych i takiemu kierowcy nie przysługują diety”.

W świetle powyższych uwag należy podsumować, że wbrew stanowisku części organów podatkowych oraz organów ZUS sam fakt określenia przez pracodawcę w zawartej z pracownikiem umowie o pracę miejsca wykonywania pracy w sposób szeroki (np. jako „siedziba firmy oraz każdorazowe miejsce realizacji przez nią usług” lub „cały kraj”) nie może prowadzić do uznania, że każda z powyższych lokalizacji staje się automatycznie „stałym miejscem pracy”, o którym mowa w art. 77(5) k.p. Takie podejście pozostawałoby w sprzeczności z przepisami k.p., a zwłaszcza interesami pracowników, które przede wszystkim podlegają kodeksowej ochronie.

Przeciwnie – w takich okolicznościach „stałym miejscem pracy” jest siedziba pracodawcy albo inne miejsce (np. oddział pracodawcy), w którym pracownik jest obowiązany zjawiać się w określonych odstępach czasu w celu dopełnienia odpowiednich obowiązków. W świetle tego stanowiska za podróż służbową należałoby uznać każde zadanie, wykonywane przez pracownika na polecenie pracodawcy poza tak wyznaczonym stałym miejscem pracy.

Ile może trwać podróż służbowa?

Trzeba wreszcie wskazać, że decydującym kryterium zakwalifikowania danego zadania jako podróży służbowej nie powinien być czas, w ciągu którego pracownik świadczy pracę poza „stałym miejscem pracy”. Żaden bowiem z obowiązujących przepisów nie wprowadza ram czasowych, poza którymi podróż służbowa traci taki charakter; zgodnie z wykładnią Sądu Najwyższego (tak m.in. wyrok z 22.02.2008 roku, sygn. I PK 208/07), podróż służbowa „ma trwać tyle, ile wymaga tego jej cel (zadanie)”. Dlatego kryterium czasowe może być stosowane jedynie pomocniczo.

W świetle powyższych uwag trzeba podsumować, że jakkolwiek organy podatkowe oraz organy ZUS mają tendencję do zawężania zakresu obowiązujących zwolnień poprzez – jak w tym przypadku – restrykcyjną wykładnię ustawowych pojęć, to tak długo, jak długo wykładnia ta wynika jedynie z praktyki, podatnik (lub płatnik) może z nią polemizować poprzez dokonanie alternatywnej interpretacji przepisów zgodnej z ich rzeczywistą treścią.

Dorota Walerjan

Zawsze mówiłam, że możesz wszystko, tylko przestań się bać.

Agnieszka Rylik

Pobierz wydanie 07-08/2019

Zobacz również

Strajk a wynagrodzenie za pracę i benefity

Wynagrodzenie za pracę jest przeważnie rozpatrywane jako podstawowe uprawnienie pracownika, nierozerwalnie związane ze świadczeniem pracy, stanowiąc jego odpowiedni ekwiwalent i przeciwwagę. Może jednak dojść do sytuacji, w której pracodawca nie będzie miał obowiązku wypłaty wynagrodzenia, pracownik zaś nie będzie mógł skutecznie temu przeciwdziałać.

Dwie instytucje

Badania przeprowadzone we wrześniu 2017 r. roku przez Kantar TNS „Czy pieniądze szczęścia nie dają?” pokazują, że Polacy najwyżej cenią sobie wynagrodzenie i jest ono wskazywane jako czynnik decydujący przy zmianie zatrudnienia. Wśród innych aspektów mogących mieć znaczenie dla takiej decyzji znalazły się świadczenia pozafinansowe.

Sposoby regulowania świadczeń pozapłacowych

Pracownicze świadczenia pozapłacowe, czyli tzw. benefity pracownicze, stanowią istotną część wynagrodzenia pracownika. Instytucja ta nie została usankcjonowana w treści przepisów Kodeksu pracy, stąd ich wprowadzenie do systemu wynagradzania w sposób jasny i przejrzysty nierzadko wymaga wprowadzenia odpowiedniej regulacji.

Ta strona wykorzystuje pliki cookies (niewielkie pliki tekstowe przechowywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu użytkownika) m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.