Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Prawo
Jak rozliczać benefity?

Procedura zmiany regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Procedura zmiany regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
zmiana regulaminu / Fot. istockphoto.com
Procedura zmiany regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej ZFŚS) następuje według analogicznych zasad, jakie ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakła-dowym funduszu świadczeń socjalnych (uZFŚS) przewiduje dla trybu jego wprowadzenia.

Przepisem regulującym zasady wprowadzenia regulaminu oraz jego zmian jest art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zgodnie z którym zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych (dalej UZZ). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Wobec powyższego brzmienia przytoczonego przepisu wskazać należy, iż istotne dla procedury zmian regulaminu ZFŚS jest to, czy u danego pracodawcy działają organizacje związkowe, a jeżeli tak, to czy jedna czy też kilka.

Gdy u danego pracodawcy działa jedna organizacja związkowa:

W przypadku gdy u danego pracodawcy działa jedna organizacja związkowa, pracodawca ma obowiązek ustalenia treści regulaminu (jego zmian) z działającą zakładową organizacją związkową. Obowiązek niniejszy wynika z art. 27 ust. 1 UZZ, zgodnie z którym ustalanie zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Tym samym procedurę zmiany regulaminu w sytuacji, gdy u danego pracodawcy działa jeden związek zawodowy, można podzielić na następujące etapy: pierwszy polegający na przygotowaniu propozycji zmian regulaminu przez pracodawcę, drugi polegający na uzgodnieniu nowej treści regulaminu z organizacją związkową, co w praktyce polega na negocjacjach pomiędzy pracodawcą a związkiem, które dla osiągnięcia zamierzonego celu muszą być prowadzone tak długo, aż strony dojdą do porozumienia. Wskazać bowiem w tym miejscu należy, iż brak akceptacji nowej treści regulaminu przez organizację związkową skutkuje brakiem możliwości wprowadzenia zmian w regulaminie samodzielnie przez pracodawcę. Gdyby pomimo wszystko do tego doszło, taka zmiana byłaby nieskuteczna. Ostatnim – trzecim etapem w przypadku porozumienia się stron co do finalnej treści regulaminu jest jego akceptacja przez związek, co wyraża się najczęściej w podpisaniu ostatecznej treści regulaminu przez organy związku oraz jego wprowadzeniu w zakładzie.

Gdy u danego pracodawcy działa kilka organizacji związkowych:

W przypadku gdy u danego pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, zastosowanie będzie miała procedura przewidziana przez art. 30 ust. 5 UZZ. Zgodnie z przedmiotowym przepisem, jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu wynagradzania, regulaminów nagród i premiowania, regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, planu urlopów lub regulaminu pracy, okresów rozliczeniowych, o których mowa w art. 129 § 2 i w art. 135 § 2 i 3 Kodeksu pracy (dalej kp), wykazu prac, o którym mowa w art. 1517 § 4 kp, lub indywidualnego rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 8 ust. 2–4 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a kp, nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Tym samym wskazać należy, iż w przedmiotowym przypadku organizacje związkowe (lub organizacje reprezentatywne) mają 30 dni na przedstawienie wspólnie uzgodnionego stanowiska. Jeżeli tego nie zrobią w powyższym terminie, pracodawca będzie uprawniony do samodzielnego wprowadzenia zmian w regulaminie po zapoznaniu się i rozpatrzeniu odrębnych stanowisk związków. Jeżeli natomiast organizacje przedstawią swoje stanowisko, wówczas pracodawca nie będzie upoważniony do samodzielnych działań. Samodzielne wprowadzenie regulaminu przez pracodawcę nie będzie w szczególności możliwe gdy organizacje związkowe przedstawią wspólne, lecz negatywne stanowisko. Zgodnie bowiem z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 12 lutego 2004 r. (sygn. akt. I PK 349/03), jeśli organizacje związkowe przedstawią wspólne, negatywne stanowisko, to regulamin wynagradzania nie może być przez pracodawcę ustalony. Pewne odstępstwa od przedstawionych powyżej zasad istnieją w  przypadku, gdy u pracodawcy działają organizacje reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a kp. Wówczas wystarczające jest, aby wspólne stanowisko przedstawiły wszystkie organizacje reprezentatywne. Jednakże pracodawca zobowiązany jest przedstawić projekt zmian wszystkim działającym u niego związkom. Za organizacje reprezentatywne uznaje się organizacje będące jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną na podstawie art. 24117 § 1 pkt. 1 kp, pod warunkiem że zrzesza ona co najmniej 7 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy lub zrzeszająca co najmniej 10 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Jeżeli żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia wymogów określonych powyżej, reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest organizacja zrzeszająca największą liczbę pracowników.

Podsumowując, można wyróżnić następujące etapy zmiany regulaminu ZFŚS w sytuacji, gdy u danego pracodawcy działa kilka organizacji związkowych: pierwszy etap polegający na stworzeniu przez pracodawcę zmian w regulaminie ZFŚS oraz przedstawienie ich organizacjom, drugi wyrażający się w negocjacjach prowadzonych między sobą przez związki zawodowe, których skutkiem ma być przedstawienie wspólnego stanowiska, trzeci etap polegający na uzgadnianiu treści regulaminu pomiędzy pracodawcą a organizacjami związkowymi oraz ostatni na przyjęciu wynegocjowanych zmian i wprowadzeniu regulaminu w życie.

Gdy powstaje nowa organizacja związkowa:

Na tle powyższych procedur w praktyce wątpliwości wywołuje to, czy regulamin ZFŚS (wprowadzone do niego zmiany zmiany) wymaga uzgodnienia w przypadku powstania nowej lub pierwszej w zakładzie pracy organizacji związkowej. Odpowiedź na powyższe wątpliwości rozstrzygnął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 6 stycznia 2010 r. (sygn. akt. I PK 135/09), zgodnie z którym sam fakt powstania nowej organizacji związkowej nie pozbawia znaczenia prawnego regulaminu prawidłowo uzgodnionego z działającymi zakładowymi organizacjami związkowymi.

Gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa:

W sytuacji gdy u danego pracodawcy nie działa organizacja związkowa, pracodawca zobowiązany jest do uzgodnienia regulaminu z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Wskazać w tym miejscu należy, iż ustawa nie reguluje, w jaki sposób należy wybrać takiego pracownika, powszechnie przyjęte jest, iż powinien on być wybrany przez całą załogę zakładu pracy w sposób praktykowany u danego pracodawcy, co w praktyce oznacza, iż to pracodawca ustala warunki oraz tryb przeprowadzenia takich wyborów. Istotnym natomiast na tle omawianego zagadnienia jest fakt, iż brak porozumienia z takim pracownikiem co do treści i zakresu zmian regulaminu ZFŚS powoduje, iż pracodawca nie może samodzielnie dokonać zmian w regulaminie.

Anna Celińska

2013-06-28 13:58 Opublikował: Benefit
Tematy pokrewne (tagi): celińska,



Reklama:

tel. 22 531 32 75 tel. kom: 508-548-308 lub 516 579 678

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.