Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Praca » Prawo
Jak rozliczać benefity?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych a ochrona danych osobowych

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej ustawa o ZFŚS) wprowadza zasady przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z funduszu świadczeń socjalnych (dalej ZFŚS).

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Tym samym w powyższym przepisie została zawarta zasada przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z ZFŚS według kryteriów o charakterze wyłącznie socjalnym. Ustawodawca, posługując się pojęciami sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, nie określił jednak, jakie konkretnie informacje oraz dokumenty mają być podstawą przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat, pozostawiając tę kwestię regulaminom, o których mowa w art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS. Zgodnie bowiem z przytoczonym przepisem zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym stosownie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych. Tym samym uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji oraz przedłożenia odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie świadczenia z ZFŚS powinno znajdować uzasadnienie w regulaminie. Bez wątpienia część z niezbędnych do powyższych ustaleń informacji pracodawcy posiadają w związku z przebiegiem kariery zawodowej osoby uprawnionej. W pozostałym jednak zakresie podmioty administrujące funduszem muszą uzyskać je bezpośrednio od osób zainteresowanych uzyskaniem świadczenia z ZFŚS. Zdarza  się jednak, że pracownicy uznają żądanie pracodawcy przedstawienia określonych dokumentów lub złożenia odpowiednich oświadczeń jako naruszające ich dobra osobiste oraz niezgodne z przepisami prawa, w szczególności zapisami Ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Wobec powyższego nasuwa się pytanie, czy zbieranie przez pracodawcę danych dotyczących sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników nie narusza ich dóbr osobistych oraz zapisów ustawy o ochronie danych osobowych. Analiza przedmiotowej kwestii została dokonana m.in. przez biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (dalej biuro GIODO), które odpowiadało na zapytanie dotyczące dopuszczalności żądania od pracownika przedłożenia rocznego zeznania podatkowego (PIT) w celu wykazania wysokości dochodu, na potrzeby ZFŚS. Odnosząc się do udzielonej przez biuro GIODO odpowiedzi, jak również orzecznictwa sądów powszechnych, należy po pierwsze przytoczyć tezę wyroku Sądu Najwyższego z 8 maja 2002 r. (sygn. akt. I PKN 267/2001), zgodnie z którą pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika, zobowiązując go zgodnie z postanowieniami regulaminu przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy. Tym samym pracodawca ma prawo zgodnie z ustawą o ZFŚS oraz wydanym na jej podstawie regulaminie występować o udzielenie informacji o sytuacji życiowej i materialnej uprawnionego do świadczenia oraz te informacje zbierać. Po drugie wskazać należy na treść art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Tym samym dopuszczalności żądania przez pracodawcę określonych informacji należy upatrywać w ustawie o ZFŚS oraz regulaminie zasad wykorzystywania ZFŚS, który zgodnie z art. 9 § 1 Kodeksu pracy stanowi źródło prawa pracy. Wobec powyższego, gdy obowiązujący u pracodawcy regulamin wymaga przedstawienia określonych dokumentów lub informacji, takie dane stają się niezbędne do zrealizowania uprawnienia w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Zbierając dane osobowe osób uprawnionych, należy jednak pamiętać, iż mają one być zbierane i gromadzone jedynie w celu realizacji postanowień ustawy o ZFŚS oraz regulaminu. Udostępnianie danych jest dobrowolne, co oznacza, że pracownik może odmówić udzielenia wskazanych informacji. Ponieważ jednak pracodawca jest zobligowany do kierowania się kryterium socjalnym, nieudostępnienie danych przez uprawnionego może skutkować nieprzyznaniem im świadczeń. Brak informacji o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej w praktyce prowadzi do sytuacji, w której pracodawca nie może udzielić świadczenia. Odmowa udostępnienia określonych informacji może więc skutkować odmową udzielenia świadczeń, o których mowa w ustawie o ZFŚS.

Anna Celińska

2013-02-06 10:53 Opublikował: Benefit
Tematy pokrewne (tagi): celińska, fśs,

Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.