Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Rozwój

Shadowing w organizacji

Shadowing w organizacji
fot.istockphoto
Ta sytuacja dotyczy głównie menedżerów i specjalistów, i zwykle nie jest dla nich prosta. Oto w wyznaczonym wcześniej terminie w firmie pojawia się człowiek cień, który z pozycji niemego świadka obserwuje działania tej osoby. Obserwuje i podsumowuje, by potem móc przedstawić firmie rekomendacje, co działa, a co wymaga naprawy lub wielkiej zmiany.

Pracownicy często odbierają takie działania firmy personalnie, uważając, że organizacja szuka dowodów nieprawidłowości i docelowo chce usunąć pracownika z firmy albo przesunąć go na inne stanowisko. „Strach jest” – to oczywiste. Niewielu ludzi czuje się w swojej roli na tyle pewnie, by obserwator z zewnątrz nie robił na nich wrażenia. Kluczowe jest więc, by firma właściwie komunikowała ten proces i prowadziła go zgodnie ze sztuką – tak, by ograniczyć niepokoje związane z tą sytuacją.
Zgodnie ze sztuką, czyli jak? Shadowing powinien być zapowiedziany z wyprzedzeniem – tak, żeby obserwowany pracownik miał szansę przygotować się na tę sytuację psychicznie i z nią oswoić. To nie jest sytuacja mystery employer, gdy działania pracownika obserwuje się czy rejestruje w tajemnicy. Shadowing jest procesem jawnym – pracownik wie, że będzie obserwowany przez jeden lub dwa dni przez jednego lub więcej obserwatorów.
Dlaczego robi się to w ten sposób? Z kilku powodów. Po pierwsze, mamy tutaj założenie, że podczas jawnej obserwacji pracownik będzie z jednej strony prezentował najlepsze praktyki, których się nauczył. Z drugiej strony, pod wpływem stresu związanego z obserwacją ujawnią się jego rzeczywiste odruchy i relacje, które łączą go z podwładnymi czy współpracownikami. W miarę upływu czasu obserwowany przyzwyczaja się do tej sytuacji i do obecności obserwatorów. Nawet jeśli planował wcześniej, że tego dnia pokaże się z najlepszej możliwej strony, ewentualnie zatuszuje pewne niedociągnięcia w komunikacji, to najdalej po kilku godzinach ujawnia się jego rzeczywisty sposób funkcjonowania w firmie. To wcale nie oznacza jednak, jak można by przypuszczać, że cień jest w firmie po to, by „przyłapać” pracownika na niekompetencji. Fundamentalnym działaniem jest tutaj wnikliwa obserwacja i sporządzanie precyzyjnych notatek, a finalnym celem wyciągnięcie właściwych wniosków i zarekomendowanie rozwiązań tam, gdzie są one konieczne: zarówno dla organizacji, jak i samego pracownika.

SHADOWING KROK PO KROKU
Po pierwsze, komunikacja, o której wspomniałem wcześniej, a która wesprze pracownika w tej jednak niecodziennej sytuacji. I musi być to komunikacja z wyprzedzeniem, bo wyobraźmy sobie emocje człowieka, który zostanie przez firmę zaskoczony pojawieniem się obserwatora. Może się okazać, że w tym samym momencie organizacja zaprzepaści zaufanie, którym ją do tego momentu darzył. Poza komunikacją proces shadowingu może jednak przybierać różne formy. Zwykle obserwacja trwa jeden dzień, ale bywa, że badanie trzeba wydłużyć. Obserwować można linearnie: pełny dzień pracowniczy albo wybiórczo – jednego dnia przez kilka godzin, następnego dnia kolejnych kilka – w innych porach, przy innych zadaniach itd. Podczas obserwacji cień prowadzi precyzyjne notatki z opisem, co się dzieje, w jaki sposób prowadzone są kolejne etapy pracy i ile zajmują czasu. Zwykle są to notatki w formie papierowej, ale bywają sytuacje dokumentowania procesu w formie audio, a nawet wideo. Robi się to po to, by z jak największą precyzją odtworzyć wszystko to, co zadziało się podczas obserwacji. Tutaj warto jednak zaznaczyć, że proces rejestrowany w formie audio czy wideo jest dla osoby obserwowanej o wiele bardziej stresujący. Im bardziej naturalna sytuacja, tym lepiej dla efektu procesu. Kluczowe jest to, by shadowing prowadzić z najwyższą starannością. Co to znaczy? Cień nie powinien ulegać stanom zmęczenia czy dekoncentracji. Uważność jest tutaj fundamentem, co ogranicza możliwości długotrwałego obserwowania. Jeśli więc zakładamy, że obserwacja ma się odbyć jednego dnia, to obserwatorów musi być co najmniej dwóch: gdy jeden odpoczywa, drugi przejmuje jego funkcje. Potem konfrontują ze sobą swoje spostrzeżenia i przygotowują raport, w którym znajduje się zarówno opis obserwacji, jak i rekomendacje dotyczące dalszego postępowania wobec pracownika.

FUNKCJE OBSERWACJI
Oprócz wspomnianego już celu, którym jest poprawienie funkcjonowania firmy, celem pośrednim zastosowania shadowingu jest zmobilizowanie menedżera, który jest w pewnym sensie osobą publiczną, do tego, by w atmosferze kontroli zachował właściwą jakość swojej pracy. Często bowiem wraz z upływem czasu na stanowisku zarządczym menedżerowie popadają w rutynę: lekceważą otoczenie i wypracowują nawyki, które są jakąś formą obrony przed ciągłą presją otoczenia. Rolą cienia jest zauważenie tych mechanizmów: ich źródła i użyteczności w pracy. Jeśli nie są użyteczne, a wręcz przeszkadzają w realizacji zadań czy utrzymywaniu dobrych relacji z otoczeniem, to trzeba je przepracować, ograniczyć albo wykluczyć.
Posłużę się przykładem: badany wypracował sobie w toku pracy metodę tzw. spychologii i tam, gdzie jest to możliwe, przekazuje całe paczki zadań innym. Nie mówimy tutaj o standardowym delegowaniu zadań, a o spychaniu ich na podwładnych. Po pewnym czasie takie zachowanie staje się normą. Pracownicy się do niego przyzwyczajają i przestają zwracać na nie uwagę. Shadowing pozwala zauważyć problem i pokazać, że jest to działanie, na które można i trzeba wpływać.
Shadowing pozwala również zmierzyć się z sytuacjami, kiedy w pracy pojawiają się różne zachowania nieświadome. Idealnym przykładem jest wulgaryzacja języka. Zdarza się, że menedżer w sposób naturalny wplata w swoje wypowiedzi niecenzuralne wyrażenia, czym powoduje u pracowników zdumienie, niechęć i cichy sprzeciw. Czują się urażeni, ale nie mają śmiałości uświadomić szefowi, że ich to bulwersuje. Codziennie wracają do tej sytuacji i nic się nie zmienia. Motorem zmian mogą być właśnie rekomendacje uzyskane w drodze shadowingu.

CIEŃ TO NIE WSZYSTKO
Człowiek cień i prowadzony przez niego proces shadowingu mogą sprawić, że organizacja i pracownik uświadomią sobie słabe punkty w organizacji pracy. Warto zdawać sobie jednak sprawę, że profesjonalnie prowadzona ocena pracownika nigdy nie opiera się na jednym narzędziu. Shadowing jest ciekawym i funkcjonalnym sposobem rozpoznawania obszarów do rozwoju, ale przy tym jest także narzędziem obciążonym licznymi błędami, które nie powinno być stosowane w odosobnieniu. Doskonale, gdy stanowi całość z assessment center. Bo dopiero przy użyciu różnorodnych metod oceny można wysnuć właściwe wnioski i rekomendować optymalne rozwiązania.

WALDEMAR DZIWNIEL
trener, executive coach, założyciel Fabryki Motywacji,
w.dziwniel@fabrykamotywacji.pl

2017-12-27 16:07 Opublikował: Benefit

Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.