Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Praca » Prawo

Zwrot kosztów noclegu

Zwrot kosztów noclegu
fot.istockphoto
Sprawa dotyczyła podróży pracowników pełniących funkcję przedstawicieli handlowych spółki na terenie kraju. Ich obszar pracy był rozległy, a zakres zadań zleconych przez pracodawcę wymagał tego, że pracownicy nie zawsze mieli możliwość powrotu do miejsca zamieszkania na nocleg w danym dniu. Wówczas zmuszeni byli do pozostawania na nocleg w związku z koniecznością wykonywania obowiązków służbowych poza siedzibą pracodawcy, a jednocześnie poza miejscem zamieszkania pracownika.

Zdaniem pracodawcy opłaty ponoszone na noclegi pracowników oraz inne wydatki były niezbędne do wykonywania ich zadań, oraz nie stanowiły przychodu ze stosunku pracy. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi zajął jednak w tej kwestii odmienne stanowisko niż pracodawca.
Według pracodawcy wydatki pracowników nie były przychodem ze stosunku pracy.
Reprezentując pracodawcę, pracownicy ponosili wydatki na:
– noclegi w trasie,
– paliwo do samochodów służbowych,
– przejazdy płatnymi drogami,
– opłaty parkingowe.
Były to wydatki zazwyczaj ponoszone w podobnego rodzaju firmach zatrudniających przedstawicieli handlowych. Przedstawiciele handlowi dostarczali na potwierdzenie powyższych wydatków faktury lub rachunki, a jeśli nie było możliwe ich uzyskanie, również paragony. Na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów, opisanych przez przedstawicieli handlowych, zaakceptowanych merytorycznie przez bezpośrednich przełożonych oraz pod względem formalnym i rachunkowym, pracodawca zwracał równowartość poniesionych wydatków. Dokumenty, o których mowa wyżej, wystawiane były na pracodawcę – spółkę akcyjną jako nabywcę. Według pracodawcy opisane wyjazdy przedstawicieli handlowych na terenach przypisanych w umowach o pracę województw nie mogły być uznane za podróż służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Były one jednak nieodłącznym i stałym elementem wykonywania pracy przez tych pracowników,mając jednocześnie charakter osobisty. Pracodawca uznał, że zwrot kosztów: noclegów pracowników w trasie, paliwa do samochodów służbowych, opłat za przejazd płatnymi drogami, parkingów, wynikających z wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników w miejscach określonych w umowach o pracę jako miejsce pracy, stanowią racjonalne wydatki pracodawcy związane z realizacją określonych celów gospodarczych. Ten tok myślenia zapewne podzieliłoby wielu innych pracodawców.
„Wydatki pracowników na noclegi ponoszone w związku z wykonywaniem zadań służbowych miały charakter osobisty”.

PRZEPISY PRAWA PRACY A OBOWIĄZEK PONOSZENIA KOSZTÓW PRZEZ PRACODAWCĘ
Według prawa pracy wydatki ponoszone w interesie pracodawcy, stanowiące koszty działalności gospodarczej poniesione w celu osiągnięcia przychodów firmy, nie mogą być uznane za element przychodu pracownika. Potrzeba ich ponoszenia jest bezpośrednio związana z czynnościami służbowymi wykonywanymi przez pracowników. Przepisy prawa pracy nie nakładają na pracowników obowiązku ponoszenia za pracodawcę wydatków związanych ze świadczeniem pracy. Wszelkie koszty wynikające ze świadczenia pracy przez pracownika są pokrywane przez pracodawcę.
Pracodawca mylnie uważał, że powyższe wydatki mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków służbowych i są niezbędne do realizacji tych zadań, a zwrot tych wydatków nie stanowi u nich przysporzenia majątkowego i nie może być traktowany jako przychód ze stosunku pracy w myśl art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. nr 80, poz. 350 z późn. zm.).

ZAPEWNIENIE NOCLEGU A USTAWOWE OBOWIĄZKI PRACODAWCY
Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, odnosząc się do kwestii zwrotu pracownikom wydatków na noclegi w trasie, w swojej interpretacji podkreślił, że na gruncie przepisów prawa pracy nie ma przeszkód, aby katalog świadczeń związanych z pracą obowiązujący u danego pracodawcy przewidywał zapewnienie pracownikowi noclegu bądź zwrot kosztów noclegu związanego z wykonywaniem zadań służbowych poza miejscowością zamieszkania pracownika.
Nie oznacza to jednak, że zapewnienie tego rodzaju świadczeń należy do obowiązków pracodawcy. Stąd zwrot pracownikowi zwiększonych kosztów wykonywania pracy niemający charakteru wynagrodzenia za pracę stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy. Jednocześnie świadczenia w postaci zapewnienia pracownikowi noclegu nie można utożsamiać z ustawowymi obowiązkami pracodawcy związanymi z porządkiem w zakładzie pracy, w tym z organizacją pracy lub wyposażeniem pracowników w narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy.
„Zdaniem organów podatkowych nie ma przeszkód, aby katalog świadczeń związanych z pracą obowiązujący u danego pracodawcy przewidywał zapewnienie pracownikowi noclegu jako związanego z wykonywaniem zadań służbowych poza miejscowością zamieszkania pracownika”.

NA NOCLEGI ZWOLNIENIE DO WYSOKOŚCI LIMITU Przedstawiciel organów podatkowych, wydając interpretację indywidualną w sprawie, uznał ponadto, że skoro pracodawca ponosi wydatki za noclegi przedstawicieli handlowych w związku z ich wyjazdami niebędącymi podróżami służbowymi w ramach obowiązków pracowniczych na rzecz pracodawcy, to wartość tego świadczenia wbrew jego twierdzeniu stanowi dla tych pracowników nieodpłatne świadczenie jako przychód ze stosunku pracy. Przychód ten jednakże korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego, określonego w art. 21 ust. 1 pkt 19 ww. ustawy, tj. do wysokości nieprzekraczającej kwoty 500 zł. Natomiast wartość świadczenia – przekraczająca kwotę 500 zł – ponoszona przez pracodawcę z tytułu zapewnienia noclegu ww. pracownikom pracodawca ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego temu pracownikowi w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 ww. ustawy.
„Wydatki na noclegi do 500 zł korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego, zaś przewyższające 500 zł podlegają doliczeniu do wynagrodzenia pracownika”.

INNE WYDATKI
W przypadku wydatków na paliwo oraz opłaty za przejazdy płatnymi drogami i opłaty parkingowe nie miały one charakteru osobistego. Dotyczyły wyłącznie pojazdu firmowego, stanowiącego element wyposażenia stanowiska służbowego. Tym samym po stronie pracodawcy nie powstał obowiązek ustalenia przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych z tytułu zwrotu kosztów za paliwo oraz kosztów za przejazdy płatnymi drogami i opłat parkingowych.

WSKAZÓWKI Z INTERPRETACJI
Pracodawco, jeśli zatrudniasz przedstawicieli handlowych, pamiętaj, że zwrot pracownikom wydatków na nocleg w trasie stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wartość ww. świadczenia otrzymanego przez pracownika niebędącego w podróży służbowej ponad kwotę określoną w art. 21 ust. 1 pkt 19 ww. ustawy jako pracodawca masz obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 ww. ustawy.

ANNA SŁOWIŃSKA
prawnik, Vox Poland Pomoc Prawna

Podstawa opracowania:
Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi IPTPB1/415-739/13-4/DS. z 16 lutego 2015 r. https:// www.epodatnik.pl/interpretacje-podatkowe/wykaz. php?id=298482-2014-03-07-dyrektor-izby-skarbowej-wlodzi- iptpb1-415-739-13-4-ds [dostęp z dnia 21-06-2017].

2017-12-01 10:58 Opublikował: Benefit

Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.