Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Rozwój

Skuteczny dialog z pracownikami: tradycyjnie czy cyfrowo?

Pracownicy chcą zostawać dłużej w firmach, w których panuje kultura oparta na dialogu i otwartej komunikacji.

Według raportu Deloitte „The 2016 Deloitte Millennial Survey. Winning over the next generation of leaders”, co drugi pracownik (47 proc.) deklaruje, że chce na dłużej związać się z firmą, w której dialog i otwarta komunikacja są częścią jej DNA. Warto jednak doprecyzować, co zarówno pracownik, jak i pracodawca rozumieją jako dialog i otwarta komunikacja oraz jakie mają oczekiwania wobec tego procesu.
W ostatnich latach zmieniło się rozumienie pojęcia dialogu pracodawcy z pracownikami oraz podejście do prowadzenia tego typu działań. Jeszcze kilkanaście lat temu dialog oznaczał właściwie wyłącznie oficjalne rozmowy na linii pracodawca – pracownik reprezentowany przez związki zawodowe. Co więcej, przede wszystkim kojarzył się z rozmowami dotyczącymi trudnych tematów, takich jak zwolnienia, restrukturyzacja itp.
Obecnie dialog rozumiany jest przez obie strony jako bieżący kontakt i rozmowa na linii przełożony ‒ pracownik. Nie jest w tym procesie potrzebny pośrednik w postaci związków zawodowych bądź innych podmiotów, ponieważ pracownicy cenią sobie komunikację bezpośrednią. Dodatkowo znacząco zmieniła się rola dialogu – z narzędzia do rozwiązywania problemów stał się narzędziem do zapobiegania im, ale też sposobem na generowanie nowych rozwiązań, pomysłów i usprawnień w organizacji. Zarówno wśród pracodawców i przełożonych, jak i wśród samych pracowników rośnie świadomość korzyści, które niesie ze sobą prowadzenie dialogu w miejscu pracy na i pomiędzy różnymi szczeblami w organizacji.

Dialog ‒ korzyści dla pracodawcy:
– wykorzystanie potencjału pracowników, ich pomysłowości i wiedzy dla rozwoju organizacji,
– zwiększenie motywacji i zaangażowania,
– trwałe, rzeczywiste zmiany oparte na rzetelnej wiedzy i doświadczeniu pracowników „liniowych”,
– trafne rozpoznanie i zaspokojenie potrzeb cenionych pracowników umożliwia zatrzymanie w firmie osób postrzeganych jako „talenty”,
– bieżące konsultacje pozwalają wykryć negatywne trendy i tworzyć na czas plany naprawcze.

Dialog ‒ korzyści dla pracownika:
– możliwość dokonywania widocznych usprawnień w obrębie własnego działu lub na szerszą skalę,
– możliwość nabycia umiejętności udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej oraz koncentrowania się na rozwiązaniu problemu, a nie na problemie samym w sobie, oraz o tym, że dla skuteczności i efektywności procesu niezbędne są:
Równość – podstawą dialogu jest zarówno możliwość zadawania pytań, jak i udzielania odpowiedzi przez obie strony według ustalonych zasad.
Odpowiadanie ‒ równie ważne jak umożliwienie pracownikom włączenia się do dialogu poprzez zadawanie pytań czy zgłaszanie potrzeb i oczekiwań jest odpowiadanie na nie w określonym czasie i formie.
Szacunek i poważne traktowanie – przeanalizowanie każdej zgłoszonej kwestii, nawet jeśli wydaje się ona nieistotna.
Międzynarodowy standard AA1000SES jako główne zasady dialogu wskazuje:
Istotność – prowadzenie dialogu w kwestiach istotnych dla organizacji i/lub interesariuszy
Włączenie ‒ włączenie do dialogu interesariuszy kluczowych z perspektywy poruszanych zagadnień
Odpowiadanie – odpowiadanie na zgłoszone kwestie, pytania, problemy.

Dialog cyfrowy czy tradycyjny?
Biorąc pod uwagę to, że dzisiaj coraz częściej pracownicy są „on-line” przez cały czas i nie rozstają się z telefonem czy tabletem, stwarza to nowe możliwości, jeśli chodzi o prowadzenie dialogu. Równocześnie tradycyjne formy dialogu, przede wszystkim takie jak bezpośrednie spotkania i rozmowy, mają pewne atuty, o których nie należy zapominać:

Cyfrowo-korzyści:
– włączenie się pracownika w dialog w dowolnym, dogodnym dla niego momencie,
– dotarcie w prosty sposób, przy wykorzystaniu jednego narzędzia, do bardzo szerokiej grupy pracowników,
– wykorzystanie nowych technologii i rozwiązań, co wpływa na atrakcyjność formy dialogu.

Tradycyjnie/ bezpośrednio-korzyści:
– bieżące reagowanie w trakcie prowadzonej rozmowy na wypowiedzi i zachowanie rozmówcy,
– wyjaśnianie na bieżąco ewentualnych nieścisłości czy nieporozumień wynikających z niezrozumienia pytania.

Mimo iż prowadzenie cyfrowego dialogu z pracownikami stwarza wiele szans, należy pamiętać, że nie zawsze będzie to odpowiednia forma. Mogą zaistnieć sytuacje, w których wykorzystanie narzędzi cyfrowych zamiast bezpośrednich może odnieść efekt przeciwny do zamierzonego, a dialog w formie bezpośredniej rozmowy będzie najlepszym rozwiązaniem.
Kiedy wykorzystanie nowych technologii w dialogu jest
korzystne, a kiedy lepsza będzie bezpośrednia rozmowa?

Cyfrowo:
– gdy kluczowe jest szerokie dotarcie do pracowników, np. badanie opinii, inicjatywy dotyczące generowania pomysłów/ innowacji/ usprawnień,
– gdy nie jest dla nas istotna identyfikacja uczestników dialogu i mogą to robić anonimowo bądź pod pseudonimem.

Tradycyjnie:
– gdy rozmowa dotyczy tematów ważnych i/lub trudnych, np. awanse, zwolnienia, podwyżki, problemy,
– gdy zależy nam na indywidualnym podejściu i zrozumieniu punktu widzenia konkretnej osoby, a nie szerszego grona pracowników.

Warto też podkreślić, że wybór narzędzi dialogu zależny będzie między innymi od:
– profilu, w tym wieku pracownika – pracownicy młodsi przyzwyczajeni są do dialogu on-line, który prowadzą w ten sposób także w życiu prywatnym, więc taka forma może być dla nich przystępna i zrozumiała,
– warunków/ miejsca pracy np. dostęp pracowników do komputerów i internetu; proponowanie dialogu w formie cyfrowej pracownikom, którzy nie pracują na stanowiskach biurowych, wyklucza ich z udziału w procesie.
Niezależnie od wyboru formy i narzędzi dialogu, aby w ogóle można było o nim mówić i aby był faktycznym narzędziem nie tylko rozwiązywania problemów, lecz także generowania pomysłów i rozwoju organizacji, konieczne jest zbudowanie kultury organizacyjnej opartej na dialogu. Pracownicy powinni czuć się bezpiecznie, wypowiadając swoje opinie, i mieć poczucie, że podejmowane w tym obszarze działania służą pozytywnym zmianom i rozwojowi ich oraz organizacji. Dla skuteczności całego procesu niezbędne jest zaangażowanie kadry zarządzającej zarówno poprzez zachęcanie innych, jak i aktywne uczestnictwo w dialogu poprzez bezpośrednie spotkania i rozmowy, jak też przy wykorzystaniu narzędzi cyfrowych.
Bibliografia:
1 Firma=pracownicy, Forum Odpowiedzialnego Biznesu

Aleksandra Stanek-kowalczyk
senior manager Deloitte Sustainability Consulting Central Europe
AStanekKowalczyk@deloittece.com

2017-04-20 11:52 Opublikował: Benefit

Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.