Miesięcznik Benefit – miesięcznik kadrowych, kierowników i dyrektorów HR

Strona główna » Praca

Komunikacja

Komunikacja
Komunikacja daje szansę na wymianę myśli i współdziałanie / Fot. istockphoto.com
Nawiązywanie pozytywnych relacji zawodowych jest bardzo ważne, gdyż osoba pracująca spędza ponad połowę swojego czasu w pracy.

Funkcjonowanie w życiu rodzinnym, społecznym oraz w pracy  nie jest możliwe bez komunikowania  się z innymi ludźmi. Komunikacja daje szansę na wymianę myśli i współdziałanie. Dzięki niej dowiadujemy się, co  czują i myślą inni, a także możemy wyrazić  siebie, swoje potrzeby i pragnienia. 

Relacje w pracy mają ogromny  wpływ na jakość wykonywanej pracy,  ale również na relacje rodzinne i przyjacielskie.  W procesie komunikacji bardzo  często występują bariery, które trzeba  pokonywać. Podczas rozmowy zamiast  słuchać, myślimy, co za chwilę odpowiedzieć.  Mamy obawy, żeby zadać pytanie,  i usiłujemy często domyślać się, co rozmówca  miał na myśli, zamiast poprosić  o sprecyzowanie informacji. 

Zmorą komunikacji jest podnoszenie  głosu, atakowanie, wygłaszanie sarkastycznych  uwag. Takim zachowaniem  przejawia się nasza niezdolność do przyjmowania  innego punktu widzenia oraz  obawa przed krytyką. Na początek należy  zdać sobie sprawę z tego, że to, jak będą  się nam układały relacje w pracy,  zależy w dużej mierze  od nas samych.  Wiadomo, że nie  jest możliwe  utrzymywanie przyjaznych kontaktów ze wszystkimi  współpracownikami. Zawsze jest ktoś,  kogo lubi się mniej lub w ogóle się za  nim nie przepada. Jednak ważne jest, by  w pracy utrzymywać poprawne kontakty  ze wszystkimi pracownikami. Jeśli nasze  kontakty będziemy opierać na zasadach  komunikacji interpersonalnej, będzie to  z pewnością proces łatwiejszy. 

Komunikacja między osobami poprzez  komunikację werbalną (co chcemy  powiedzieć) oraz komunikację niewerbalną  (jak to mówimy – ton głosu, mowa  ciała) musi być ze sobą spójna i zrozumiała  dla nadawcy. Skuteczność przekazu  w 65 proc. zależy od mowy ciała, 25 proc.  od tonu głosu, a w 10 proc. od słów, które  wypowiadamy. O skutecznej komunikacji  można mówić wówczas, kiedy informacja  jest odebrana zgodnie z intencjami nadawcy.  Pierwszym krokiem na drodze do skutecznej  komunikacji jest umiejętność  aktywnego słuchania. Pomocnymi narzędziami  w słuchaniu są parafraza  i precyzowanie.  Parafraza to powtórzenie  własnymi  słowami  tego, co  usłyszeliśmy. Dzięki temu łatwiej  jest nam zapamiętać treść rozmowy,  możemy też wyeliminować  wszelkie nieporozumienia, a jeśli  okaże się, że coś zrozumieliśmy niewłaściwie,  rozmówca ma szansę to skorygować.  Precyzowanie odnosi się do tej wypowiedzi,  która nie jest wystarczająco jasna i aby  ją doprecyzować, warto zadawać pytania,  np. Co masz na myśli? 

Kluczową rolę w komunikacji odgrywa informacja zwrotna. Warto zaznaczyć,  że jest ona procesem przekazywania informacji  na temat zachowania, pracy, zaangażowania  czy oczekiwanego rezultatu. Wyróżniamy  dwa rodzaje informacji zwrotnej:  w stylu coachingowym i menedżerskim.  Przekazywanie informacji zwrotnej w stylu  coachingowym jest szczególnie pożądane,  gdy chcemy podnieść motywację pracownika  lub przeżywa on silne negatywne  emocje w związku z jakimś zdarzeniem.  Taka informacja buduje relacje, zaufanie  i pozwala zwiększyć samodzielność pracownika.  Informacja menedżerska polega  na podnoszeniu efektywności pracownika,  wsparciu go w osiąganiu wyników.  Menedżer przekazuje w niej, co i dlaczego  trzeba zrobić, określa, co będzie sukcesem,  i monitoruje wyniki. Monitorowanie  wyników pokazuje, jak ważne jest to, żeby  informacja zwrotna była procesem, a nie  pojedynczym wydarzeniem. Podczas rozmowy  z pracownikiem warto zadawać  mu pytania  otwarte, które pomogą mu się otworzyć, a także dojść do tego, nad  czym musi jeszcze popracować, np.: Co podobało ci się  w tym zadaniu? Jeśli miałbyś zrobić to jeszcze raz, co byś  zrobił inaczej? Nie ma znaczenia, czy informacja zwrotna  będzie utrzymana w stylu coachingowym, czy okaże się  „zwykłą” informacją menedżerską, ważne jest to, jak zostanie  odebrana przez pracownika. Musimy mieć świadomość  tego, że informację zwrotną pozytywną czy negatywną adresat  może odebrać pozytywnie lub negatywnie.

To, jak ją  przekazujemy innym, ma wpływ na to, jak jesteśmy odbierani  i czy nasze kontakty z ludźmi są poprawne. Podczas  przekazywania informacji zwrotnej pamiętajmy, że powinna  być przekazywana konkretnie, a w trakcie jej przekazywania  powinniśmy podkreślić nasze pozytywne intencje.  Mówimy o tym, co naszym zdaniem jest dobrze zrobione,  a co warto poprawić. Pomocne w tym są zdania zaczynające  się np. tak: „Wydaje mi się…” , „Moim zdaniem…”. Pozytywna,  efektywna informacja zwrotna powinna być konstruowana  tak, aby w odbiorcy nie wywoływała reakcji  obronnej. Dlatego też motywy nadawcy muszą być czyste,  wypowiadane bez gniewu i złości. Informacja ta ma pomagać  w budowaniu relacji międzyludzkich, a nie je niszczyć.  Musi być zorientowana na problem, zagadnienie, zadanie,  a nie na człowieka. Należy unikać generalizowania. Informacja  powinna dotyczyć wyłącznie określonych sytuacji.  Powinna być przedstawiona opisowo, sformułowana prosto  i zawierać uzasadnienie bez oceniania. Musimy przedstawić  ją spójnie pod względem werbalnym i niewerbalnym. 

Nawet jeśli informacja zwrotna jest negatywna, bardzo  ważne jest to, aby zawierała też element pozytywny. W każdej  sytuacji jesteśmy w stanie znaleźć coś pozytywnego i powinniśmy  o tym wspomnieć. Im szybciej informacja pojawi się  po zdarzeniu, którego dotyczy, tym będzie efektywniejsza.  Powinna być przekazana w sposób przemyślany, dokładny,  ale nie może przekształcić się w udzielanie rad. Istotne jest,  aby krytyczna informacja zwrotna była udzielana na osobności.  Informacja zwrotna ma być pomocą w całym procesie  komunikacji, nadawca i odbiorca zatem powinni być otwarci  na przyjmowanie każdej informacji. 

Każdy menedżer powinien komunikować się z pracownikami,  wykorzystując wiedzę z zakresu komunikacji interpersonalnej,  być dobrym słuchaczem i udzielać konstruktywnej  informacji zwrotnej. Da to pracownikom dużą  satysfakcję z wykonywanej pracy i zwiększy ich motywację,  a to wpływa bardzo korzystnie na jakość  wykonywanej pracy. 

Małgorzata Dudek
trener, HR business partner,
Akademia  Rozwoju Osobistego Kompas

Zobacz również: Komunikacja wewnętrzna – rolą działów PR czy HR?

2014-06-16 13:16 Opublikował: Benefit
Tematy pokrewne (tagi): dudek, komunikacja w firmie,

Reklama:

tel. kom: 508-548-308

Redakcja:

Newsletter


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowo-promocyjnych oraz na otrzymywanie od Spółki oraz podmiotów wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. za pomocą środków komunikacji elektronicznej
... Rozwiń
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółkę, zgodnie z ustawą z dn. 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) w celach marketingowo-promocyjnych oraz wyrażam zgodę na otrzymywanie od Spółki i informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych przez Spółkę podmiotom z Grupy Kapitałowej Benefit Systems S.A. w celach marketingowo promocyjnych związanych z promocją lub reklamą produktów i usług oferowanych przez te podmioty jak również wyrażdam zgodę na otrzymywanie od tych podmiotów informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z ustawą z dn. 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) Zgody mogą być odwołane w każdym czasie. Administratorem danych osobowych jest Benefit IP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych i nie będą udostępniane innym odbiorcom. Ich podanie jest dobrowolne, a każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych, ich poprawiania oraz wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.